Ajan esto - salainen ase parempaan keskittymiseen

Mainos

Etsitkö tehokkaampaa tapaa organisoida työpäivät? Yrittää Ajan esto.

Muutama kuukausi sitten tapasin Cal Newportin valaiseva viesti ajankäytöstä - tuottavuus ”hakkerointi”, joka auttaa sinua hyödyntämään työpäiväsi tehokkaimmin osoittamalla hyvin erityisiä tehtäviä hyvin erityisille ajanjaksoille. Tämä perustuu löyhästi Parkinsonin lakiin, jonka idea on se työ yksinkertaisesti laajenee, jotta sen suorittamiseen käytettävissä oleva aika täyttyy.

Joillekin ajatus tehtävien ajoittamisesta niin jäykällä tavalla voi olla intuitiivista. Mutta jos sinulla on jäljellä suoritettavia tehtäviä tai määräaika noudattaa määräaikoja, ajan estäminen voi auttaa pitämään sinut tiellä pitämällä häiriötekijöitä, viivyttelyä ja tuottamatonta monitehtävää loitolla.

Newport viettää yleensä noin 15-20 minuuttia jokaisen päivän lopussa suunnitellessaan seuraavan päivän "aikajaksoja", yleisenä tavoitteena on "varmistaa, että edistyminen tapahtuu oikeissa asioissa oikeaan tahtiin asianomaisten suhteen määräajat”. Hänen teoriansa mukaan "40 tunnin aikarajoitettu työviikko tuottaa mielestäni saman määrän tuottoa kuin yli 60 tunnin työviikko, jota harjoitetaan ilman rakennetta".

Mahdollinen lupaus a Tuottavuuden kasvu 50% (liittyy erityisesti syvään, kovaan työhön) houkutusta antaa tämä hakkeri koeajo on vaikea vastustaa.

Anna aikaa suunnittelulle

Jos sinulla on houkutus kokeilla tätä, sinun on ensin tehtävä viettää vähän aikaa määritelläksesi, mitä sinun on suoritettava ennen viikon päättymistä. Päätä, mikä tekee viikosta hyvin vietetyn.

Kirjoita 3–5 tärkeimmistä suoritettavista tehtävistä (nämä päätöksenteko-sovellukset Päättämätön? Tee oikeat valinnat näiden sovellusten avullaOletko kuullut valitusta paradoksista? Jos olet kuin minä ja kärsit analyysihalvauksesta, nämä sovellukset muuttavat elämääsi. Lue lisää voi auttaa), ja mikä tahansa muu välttämätön (vaikkakaan ei aina tärkeitä) tehtävät, jotka sinun on vain suoritettava. Sitten, jos työskentelet tyypillisessä 8 tunnin työpäivänä, jaa nämä 8 tuntia erikokoisiksi palasiksi, jolloin jokainen palat on omistettu tietylle tehtävälle (tai tehtäväjoukolle) - tärkeää ja tarpeen - että sinun on työskenneltävä. Google-kalenteri on täydellinen työkalu tähän, mutta pala paperia voi toimia yhtä hyvin.

Voit nähdä perustason esimerkin (vain yhden päivän), jota käytin muutama päivä sitten, vaikka voit tietenkin tehdä sen mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Yritä jakaa tehtävät koko viikolle tavalla, joka auttaa saavuttamaan kaikki tavoitteistasi ajamatta itseäsi liian kovaa.

Ennen sukellusta on kuitenkin joitain huomioitavia asioita.

Ole rehellinen itsellesi

Älä yritä puristaa liikaa yhteen päivään. On liian helppoa aliarvioida kuinka kauan tehtävä vie - erityisesti jos olet olettaa olevani 50% tehokkaampi kuin tavallisesti. Jos olet joku, joka ei ole koskaan seurasi heidän aikansa 4 erinomaista vapaa-ajan seurantatyökalua [Android]Ei väliä kuka olet, aika on uskomattoman tärkeä hyödyke. Meille kaikille on varattu sama määrä aikaa - 86 400 sekuntia päivittäin - ja meidän on itse riippuvainen siitä, kuinka vietämme tuon ajan ... Lue lisää ennen tätä tahtoa kestää vähän aikaa oppia.

Sinun on selvitettävä postilaatikossasi viettämäsi keskimääräinen tuottava aika. Sinun on tiedettävä tarkalleen kuinka kauan voit keskittyä syvään, vaikea työ. Jos jätät neljä tuntia syvälle työlle, mutta pystyt keskittymään vain syvään vain kahteen tuntiin (esimerkiksi), se on kaksi tuntia hukkaan, joka olisi voinut käyttää vähemmän vaativiin tehtäviin.

Kun opit lisää siitä, kuinka työskentelet ja kuinka kauan kukin tehtävä todella kestää, aikaeste-arviosi muuttuvat entistä tarkemmiksi, mikä auttaa sinua entistä tuottavammalla.

Voit estää Reaktiivinen työ Liian

Jos suuri osa työstäsi on reaktiivista, saatat ajatella, että tämä menetelmä ei toimi sinulle. Mutta onneksi sinä voida määritä ajanjaksot myös reaktiiviseen työhön, jotta vältetään 8 tunnin Ping-Pong-peli, kun olet töissä.

Esimerkiksi…

Jos suuri osa työstäsi kuluu postilaatikkoosi, ajoita 30 minuutin välein kahden tunnin välein postilaatikkoosi (iso juttu? Lisää allekirjoitukseen joitain tietoja, jotta ihmiset tietävät, että tarkistat sähköpostia vain muutaman kerran päivässä tuottavuuden ylläpitämiseksi).

Jos joudut soittamaan puheluita koko päivän ajan, sen sijaan, että vastaat puhelimeen aina, kun se soi, käännä puhelinvastaaja päällä, ja ajoita pari ajanjaksoa päivän aikana, jolloin vastaat viestiin viestejä. Tämän ansiosta muut ajanjaot voidaan keskeyttää paljon vähemmän, jolloin saat parhaan työn.

Poista häiriötekijät

Ajan estäminen on teoriassa hyvä ja hyvä, mutta jos et noudata periaatteita käytännössä, olet varmasti epäonnistunut. Jos olet asettumassa muutaman tunnin syvään työhön auki olevan Facebook-välilehden avulla, puhelimesi on valmis ja halukas ota puheluita vastaan, ja kun kollegasi tuntevat, että he voivat keskeyttää sinut milloin tahansa, olet määrittämässä itseäsi vajaatoiminta.

Varmista, että ihmiset tietävät, etteivät ne saa häiritä sinua (kuulokkeiden käyttäminen voi vähentää häiriöitä dramaattisesti). Sammuta puhelin. Kirjaudu ulos sosiaalisesta mediasta. Sulje kaikki tarpeettomat välilehdet ja keskity käsillä olevaan tehtävään sille osoitetun ajanjakson ajan. Saatat usein olla yllättynyt siitä, kuinka paljon olet saanut aikaan.

Älä ole liian tarkka

Tämä liittyy väljästi ihmisen kykyyn ennustaa, kuinka kauan asiat todella vievät. Tai vaikka meillä olisi motivaatio suorittaa tehtävä. Jos olemme liian täsmällisiä ajankäytön suhteen (ts. ”30 minuuttia varata tapahtuman paikka”), niin kun emme löydä tapahtumapaikkaa 30 minuutin sisällä, olemme jo epäonnistuneet. Pidä sen sijaan ajanjaksojen suhteellisen epämääräinen, mutta työskentele silti kohti erityistä tavoitetta.

Esimerkiksi ”30 minuutin juhlin järjestäminen” toimii hyvin. Sen sijaan, että pidät tapahtumapaikkaa, 30 minuutin lohko saattaa johtaa valintapaikkojen valintaan - niin ainakin olet edistynyt!

Nämä nopeat voitot pitävät sinut motivoituneena pysymään tällaisissa tuottavuusjärjestelmissä.

Ajan esto ei tarkoita valinnan puutetta

Jotkut ihmiset inhota sillä ei ole valintoja koko päivän ajan, ja pelkäämme, että ajan estäminen johtaa täydelliseen valinnan puutteeseen. Näin ei kuitenkaan ole. Ota oma henkilökohtainen Google-kalenterin esimerkki yllä.

"Artikkelien kirjoittaminen" on tarkoituksellisesti epämääräistä. Minulla on valikoima artikkeleita, joilla voin työskennellä yhdellä kertaa, joten tänä ajanjaksona voin valita yhden artikkelin, joka minua innostaa tuolloin eniten. Asia on varmistaa, että vietän tosiasiallisesti tietyn ajan kirjoittamalla joka päivä riippumatta siitä, mitä itse kirjoitan.

Pidä yksityiskohtaiset huomautukset

Kun päiväsi sisältää säännöllisesti vaihtamisen tehtävästä toiseen, voi usein viedä liian paljon aikaa päästä takaisin seuraavan tehtävän vauhtiin. Kun lopetan puhelut klo 12.30 ja siirryn syvään työhöni, minun on tiedettävä, että pääsen helposti oikeaan mielenkehykseen kuluttaakseni mahdollisimman vähän aikaa.

Jotta voin tehdä tämän, jatkan yksityiskohtainen muistiinpanot joko paperilla tai Google-kalenterissani siitä, missä olen, missä sain viimeisen kerran työskennellä tämän kanssa projekti, edessäni ongelmat, tekemäni läpimurtot ja mitä seuraavaksi on jatkaa etenemistä eteenpäin. Vietä viimeiset minuutit jokaisesta aikayksiköstä kirjoittamalla näitä muistiinpanoja, jotta voit kirjoittaa seuraavan aikajakson selkeästi.

Suorita säännölliset arvostelut

Suorita jokaisen viikon, kuukauden tai vuosineljänneksen lopussa (kumpi sopii sinulle parhaiten) katsaus eri projekteihin, joissa olet ollut työskennellä sen selvittämiseksi, toimiiko ajankäytön lähestymistavasi sinulle, ja tietää, mitkä projektit sinun täytyy antaa enemmän aikaa estää. Tämä on ainoa oikea tapa, jolla tiedät kuinka tehokkaasti jakaa aikasi. Kysy itseltäsi tarkistuksen aikana seuraavat kysymykset jokaiselle projektille:

1. Mitä tein viimeisimmästä arvostelusta lähtien?
2. Mitkä tehtävät on suoritettava ennen seuraavaa katsausta?
3. Missä vaiheessa olen kunkin projektini kanssa?

Tämän yleiskatsauksen avulla sinulla on paljon paremmat mahdollisuudet tehdä päätöksiä tulevaisuutta varten. Käytä tekniikkaa... kuten nämä aikaseurantasovellukset Androidilla 4 erinomaista vapaa-ajan seurantatyökalua [Android]Ei väliä kuka olet, aika on uskomattoman tärkeä hyödyke. Meille kaikille on varattu sama määrä aikaa - 86 400 sekuntia päivittäin - ja meidän on itse riippuvainen siitä, kuinka vietämme tuon ajan ... Lue lisää .

Ymmärrä kehosi kello

Lue tämä artikkeli Circadian ja Ultradian rytmit, ja opi kuinka kertoa, mitkä tunnit päivässä ovat tuottoisimpia, ja ajoittaa aikajaksot vastaavasti. Monien kirjoittajien mielestä he ovat luovimpia varhain. Jos tiedät pystyväsi keskittymään paremmin varhain iltapäivällä, järjestä aikajaksot hyödyntääksesi tätä aikaa ja viikon tärkeimmät prioriteetit.

Älä ole liian ammattitaitoinen

Kaikki työ ja leikki tekevät Jackista tylsän pojan. Varmista, että ajoitat päiväsi pelaamiseen. Sijoita aikaa viettää rakkaasi kanssa. Aika viettää yksin. Aika käyttää. Aika mennä jouluostoksiin. Aika tehdä mitään. Muuta, nämä kaikki voivat katua tietä pitkin ja huomaat, että olet kaikki ajan tasalla työskennellessäsi, mutta täysin henkilökohtaisen elämäsi jälkeen.

Käytä toimivia muistutuksia

Onko se kalenterin ponnahdusikkuna, sähköpostimuistutus Lisää ajoitus, seuranta ja muistutukset Gmailiin tällä fantastisella lisäosallaTarkastellaanpa, Gmail on melko täydellinen. Ei ole sattumaa, että se on nyt yksi suosituimmista sähköpostin tarjoajista, ainakin niille, jotka pitävät parempana verkkoliitäntää. On kuitenkin useita ... Lue lisää , puhelimen ajastin tai vanhan koulun sekuntikello, sinun on varmistettava, että asetat muistutuksia, joista olet varma, että noudatat. Jos olet valmis työskentelemään ylimääräisiä 10 minuuttia jokaisessa tehtävässä, olet pian jäljessä muista projekteista. Onko se todella sen arvoista? Varmista, että tiedät milloin aikajaksosi on loppumassa, joten siirry oikeaan mielentilaan siirtyäksesi seuraavaan lohkoon.

Pohjimmiltaan ajan estäminen on yksinkertainen harjoitus, joka jakaa päiväsi erilaisiksi ajanjaksoiksi, mikä auttaa meitä saavuttamaan kaiken tarvittavan, mikäli se pysyy kiinni, ja siten vähentää stressiä 4 tapaa vähentää stressiä tuottavuudestaMuutamalla hyvin kohdennetulla muutoksella voit parantaa tuottavuuttasi harppauksin. Käytä näitä yksinkertaisia ​​menetelmiä elämääsi ja tulos on mitä odotat - parempi työ vähemmällä vaivalla. Lue lisää . Toki, motivoinnissa, kyvyssä ennustaa, kuinka kauan asiat vievät, on joitain ongelmia ja odottamattomia häiriöitä. Mutta tämän menetelmän käyttäminen voi auttaa meitä vähentämään viivytystä ja jätteitä, tekemään tehokkaampia työpäiviä ja antamaan meille myös henkilökohtaista aikaa.

Katso aikavideot toiminnassa katsomalla tätä videota:

Oletko koskaan käyttänyt tätä tuottavuuden 'hakkerointia'? Kuinka se on toiminut sinulle? Mitkä ovat työkalut, joita käytät antamaan määräaikaa?