Tiimityöskentely: 10 vinkkiä tehokkaaseen reaaliaikaiseen verkkoyhteistyöhön

Mainos

Digitaaliset alkuperäiskansalliset kirjoittajat, opinnäytetyöt ja kirjat ovat kirjallisia verkossa ja reaaliajassa. Jos lähetät edelleen edestakaisin sähköpostiviestejä liitetiedostoineen yhteistyötä varten asiakirjan kanssa, teet sen väärin. Ellet jaa samaa toimistoa, verkkoyhteistyöllinen kirjoittaminen Kuinka yhteisölliset kirjoitustyökalut helpottavat elämääsiInternetin ansiosta yhteistyö kirjoitusprojektissa tulisi olla helppoa. Jos olet joskus tuottanut sellaisen, tiedät, että tämä voi olla vaikeaa. Sen ei pitäisi olla oikealla työkalulla. Lue lisää on yleensä turvallisempi, luotettavampi ja tehokkaampi kuin sähköpostit. Lisäksi se on hauskaa ja helppoa. Anna minun auttaa sinua aloittamisessa.

Joukkue

Etätyö on vaikeaa. Siksi on entistä tärkeämpää saada kaikki samaan sivulle ja rakentaa tiimi. Olemme käsitellyt miten joukkuehenki lyö tekniikkaa Team Spirit Trumps Technology: Kuinka hallita etäyhteistyötä online-joukkueilleYhteistyö ei ole helpompaa, jos joudut työskentelemään yhdessä etäyhteyden kautta ja jakamaan Internet vain yhteisenä yhteytenä. Teknologia voi auttaa liikkumaan kaaoksessa. Mutta se on vain jäistä.

Lue lisää ennen. Tiimin jäsenten on opittava toistensa vahvuuksista ja heikkouksista. Joukkue tarvitsee yhteisen tavoitteen ja etenemissuunnitelman, jossa on henkilökohtaiset tavoitteet ja vastuut. Jokaisen täytyy tuntea olonsa mukavaksi käyttämiinsä työkalujen kanssa ja ainakin yhden ihmisen on pidettävä tiimi organisoituneena.

Vinkki 1: Älä koskaan unohda osallistavan joukkueen merkitystä, joka sitouttaa kaikki jäsenet.

Työkalut

Reaaliaikainen yhteistyöhakuinen kirjoittaminen tai muokkaaminen voidaan tehdä useilla tavoilla. Selainpohjaisiin työkaluihin kuuluu Google asema tai onedrive (aiemmin SkyDrive). Ohjelmistopuolella Microsoft Office tukee editointia yhteistyössä SharePoint tai OneDrive. Jos käytät vanhaa Word-versiota (2007 tai 2010), voit asentaa CodoxWord-lisäosan, jotta yhteistoiminnalliset kirjoitukset voidaan ottaa käyttöön. Ilmainen, monialustainen ja avoimen lähdekoodin tekstinkäsittelyohjelma Abiword on paras ilmainen kevyt tekstinkäsittelyohjelmaHanki kevyt, mutta ei alitehty tekstinkäsittelyohjelma. Jos tarvitset ohjelman, joka on yhteensopiva monenlaisten tiedostomuotojen kanssa, Abiword saattaa olla oikea valinta sinulle. Se ei ole niin tehokas kuin Microsoft ... Lue lisää AbiWord sisältää myös yhteistyölaajennuksen, joka mahdollistaa asiakirjojen samanaikaisen muokkaamisen AbiCollab.net. Jos yksityisyys on ongelma, voit perustaa itse isännöidyn avoimen lähdekoodin ja ilmaisen online-tekstieditorin Etherpad.

Vinkki 2: Valitse työkalu projektisi tarpeiden ja tiimisi valmiuksien tai mieltymysten perusteella.

Työkalujen on tarkoitus helpottaa työnkulkua. Jos yksittäiset ryhmän jäsenet eivät pysty käyttämään tiettyä ohjelmistoa tai alustaa, projektisi eteneminen kärsii. Tässä muutama huomioitava seikka:

• Missä käyttöjärjestelmissä ryhmäsi jäsenet ovat?

• Mitä työkaluja he käyttävät nyt?

• Mistä työkaluista heillä on kokemusta?

Samoin, jos työkalulla ei ole tarvittavia ominaisuuksia, halutun tuloksen saavuttaminen on vaikeaa. Laaditaan yhdessä luettelo pakollisista ja mukavista ominaisuuksista. Harkitse seuraavaa:

• reaaliaikainen yhteistyöhakuinen kirjoittaminen

• kommentit

• sivupalkkikeskustelu

• ilmoitukset

• Tiedostonhallinta

• versiohistoria

• versionhallinta

• markdown-tuki

• tuonti ja vienti

• mobiilituki

Tämä luettelo ja tietoisuus ryhmäsi edellytyksistä auttavat sinua valitsemaan yhden tai useamman sopivan työkalun.

Vinkki 3: Auta jokaista jäsentä asettamaan päättämäsi työkalut / välineet ja anna tarvittaessa heille johdanto tarvittavista ominaisuuksista.

Prosessi

Kerää kirjoitusprojektin alkaessa yhteenveto eri tehtävistä ja aiheista kattamaan ja jakamaan vastuut. Ryhmän täytyy laatia ääriviivat, löytää asiantuntijoita eri osioille, valita kopioeditori oikeinkirjoituksen, kieliopin ja kirjoitustyylin korjaamiseksi. Laita päätoimittaja päällikölle, joka vastaa sisällöstä, ja nimeä joku tietojen hallintaan tai kuvioiden ja taulukoiden suunnitteluun.

Vinkki 4: Jokaisella joukkueesi jäsenellä on erilaiset taidot. Tehokas prosessi perustuu ihmisten vahvuuksiin. Määritä vastuut vastaavasti.

Vinkki 5: Suorita toteuttaminen, ota joukkue mukaan. Ihmisten tulisi ajoittain vaihtaa rooleja ja lukea toistensa työ oikolukujen kattamiseksi.

Kirjoittaminen on luova prosessi ja monien ihmisten intohimo.

Vinkki 6: Jos joukkueessasi on ihmisiä, jotka vihaavat sitä, että joku muu muuttaa kirjoitustaan, toimittajat voivat sen sijaan työskennellä kommenttien ja ehdotusten kanssa.

Vinkki 7: Sovi kommentointitavoista, nimikkeistöstä ja siitä, miten kommentit käsitellään.

Loppujen lopuksi asiakirjan menestys riippuu sisällöstä.

Vinkki 8: Anna ihmisten kirjoittaa siitä, mistä he ovat innostuneita, vaikka heidän kirjoituksensa onkin hankalaa. Heidän ideansa saattavat olla loistavia, ja voit aina korjata kirjoitustyyliä.

Vinkki 9: Kunnioita ideaa! Kun muokkaat jonkun toisen kirjoitusta, varmista, että ajatus, jonka hän ilmaisee, säilyy.

Koko ajan yhden ihmisen on organisoitava joukkue, hallittava odotukset ja pidettävä aikataulu mielessä.

Vinkki 10: kommunikoi usein joukkuetovereidesi kanssa. Päivitä heille yleinen edistysaskel, korosta puutteet ja muistuta vastuista ja määräajoista. Ylistä yksilöllisiä ponnisteluja ja rohkaise niitä jakamaan omaa edistymistään, näkemyksiään ja haasteitaan.

Valmis projekti

Joukkue, joka lähestyy kirjoitusta tai mitä tahansa muuta projektia innostuneena ja yhteistyöhengellä - halukas antaa parhaansa, tukee joukkuetovereitaan ja tekee kompromisseja - tuottaa aina parempia tuloksia kuin yksilöitä. Kokonaisuus on suurempi kuin sen osien summa. Anna se ja lupaan, että se on elämäsi palkitsevin kokemus. Se on ehdottomasti ollut minun.

Mitä opetuksia olet oppinut työskenteleessäsi virtuaalitiimien kanssa?

Kuvahyvitys: Ed Yourdon Flickrin kautta, Virtuaaliyhteistyö Shutterstockin kautta