Syönyt tehottomia kokouksia? Lähetä nämä 8 sääntöä pomollesi

Mainos

Suurin osa meistä tietää, kuinka suuri osa tyhjentävistä kokouksista voi olla sekä aikamme että tuottavuuden kannalta. Mutta jos kokous on hyvin järjestetty (ja hyvin järjestetty), ei ole mitään syytä, että se ei voi parantaa tuottavuutta, tarkoitusta ja moraalia jokaiselle osallistujalle.

Siellä on runsaasti sisältöä miksi vihaamme kokouksia. Facebook-sarjat on kirjoitettu täydellisen turhautumisen hetkellä menetettyjen mahdollisuuksien takia täysin huonosti järjestetyn, näennäisesti turhien tapaamisten ansiosta, jotka veivät huomattavasti varattua aikaa pidemmälle.

Tässä on joitain sääntöjä, joita on noudatettava parempien kokousten aikaansaamiseksi ja varmistamiseksi, että et tuhlaa kaikkien aikaa. Luota minuun.

Onko sinulla tarkoitus ja varmista, että ihmiset tietävät siitä

Jos soitat vain kaikille yhdessä antaa päivityksen tai valittaa, se on luento. Luento ei ole kokous. Jos joudut päivittämään kaikkia, lähetä sähköpostia tai lähetä viesti kaikille tiimityökalulla, kuten löysä joka

tekee ryhmäviestinnästä helpompaa Hieno tekee ryhmäviestinnästä nopeamman ja helpommanRyhmäviestit voivat todella tappaa tuottavuuden. On aika laittaa sähköpostiohjelmat lepoon ja käyttämään yhteistyöpalveluita, kuten äskettäin lanseerattu Slack. Lue lisää . Tämä hyödyntää kaikkien aika paljon paremmin.

Jos olet tilanteessa, jossa kokousta todella tarvitaan (ts. Kun sinun täytyy laittaa jotain ryhmälle, puhua asioista, poistua ideoista jne.), Varmista, että sillä on selkeä tarkoitus. Miksi tarkalleen ottaen saat kaikki yhteen?

Huono tarkoitus:"Saadaksesi kaikki saamaan aikaan nousun tapahtumiin".

Parempi tarkoitus:"Voit kerätä ideoita, asettaa aikataulun ja määrittää seuraavat toimet jokaiselle joukkueen jäsenelle, jotta voimme käynnistää tuotteen X360 onnistuneen markkinoille saattamisen maaliskuun loppuun mennessä".

Ja varmista, että kaikki osallistujat tietävät kokouksen tarkoituksen ennen kuin se tapahtuu. Jos ihmiset tietävät, mitkä ovat kokouksen lopputulokset, he tulevat paljon todennäköisemmin valmistautumaan, ja toivottavasti on pohtinut joitain aiheita keskustelulle sen sijaan, että ajattelisi lentää.

Luo selkeä, jäsennelty esityslista

Tarkoituksesi on määränpääsi. Esityslista on etenemissuunnitelma siitä, miten aiot päästä sinne. Ilman tätä etenemissuunnitelmaa kokoukset ovat usein spiraalimaisesti hallitsemattomia, menevät aiheen ulkopuolelle ja läheltäkään niin paljon päätöksiä tehdään kuin toivoit. Jos huomaat, että kokoukset menevät aiheen ulkopuolelle, pysäytä keskittyminen siihen suuntaan ja vie se takaisin raiteilleen mahdollisimman pian.

Rakenna kokouksen esityslistat Luo kokousohjelmia helposti kokousodotuksia käyttämällä [iPad]Vaikka kukaan meistä ei odota osallistumistaan ​​kokouksiin, onneksi on olemassa joukko hyödyllisiä verkko- ja mobiilisovelluksia, kuten AgreeDo, jotka helpottavat kokousten suunnittelutehtävää. Kaikki onnistuneet kokoukset alkavat ... Lue lisää käyttämällä huolellisesti sellaista tuotetta kuin Kokousodotukset (iPad) tai verkkotyökaluja, kuten MyCommittee ja Minutes.io. Aseta tiukka määräaika jokaiselle esityslistan kohdalle antaen samalla yksittäisille ihmisille tietoa siitä, mitä heiltä odotetaan. Jos haluat jonkun osallistuvan tiettyyn keskusteluun kokouksessa, kerro siitä heille! Esimerkiksi:

esityslista

1. Kokouksen tarkoitus ja valmistelu (5 min)
2. Post mortem viime viikkojen käynnistämisessä - mitkä olivat KPI-arvot (Kim raportoi tästä). Mikä meni hyvin? mitä ei? (15 minuuttia)
3. Ideoita siitä, miten voimme luoda tietoisuutta seuraavalle käynnistykselle (kaikki - ajattele ideoita ennen kokousta) - (15 min)
4. Päätä 3 näistä ideoista muotoillaksesi enemmän ennen seuraavaa kokousta - (10 min)
5. Seuraavien toimintojen osoittaminen jokaiselle joukkueen jäsenelle - (5 min)

Varmista, että jokaisella on mitä he tarvitsevat

Pelkään ajatella, kuinka paljon aikaa tuhlataan vuosittain ympäri maailmaa, koska ihmiset tulevat kokouksiin valmistautumattomina (mukaan lukien tietämättä kuinka ottaa asianmukaiset kokousmuistiinpanot Tee pöytäkirja toimivaksi: Kuinka tehdä tehokkaita muistiinpanoja kokouksen aikanaSe on taito, jonka harvat ihmiset ovat kehittäneet; täydellinen kokouspöytäkirja. Tapahtumarekisteri säästää päänsärkyä pidemmälle. Näin käytät tehokkaita minuutteja kokouksessa. Lue lisää ). Jaa esityslista kaikille osallistujille vähintään pari päivää ennen kokousta, jotta he voivat koota kaiken, mitä heiltä vaaditaan.

Jos tarvitset tietyn ryhmän jäsenen tuomaan jotain mukana, varmista, että he ymmärtävät sen merkityksen on, ja että se on painettu (tarvittaessa) etukäteen, jotta voidaan varmistaa, etteivät ne takertu jonoon tulostin. Viimeinen asia, jonka tarvitset, on osallistujat, jotka antavat itsensä anteeksi - “Voi anteeksi, minulla ei ole ollut mahdollisuutta valmistella sitä - minulla on se valmiina ensi viikolla“. Tämä ei auta ketään.

Jos pidät tapaamista ihmisten kanssa, jotka työskentelevät etäyhteyden kautta, tutustu ensin yksityiskohtaiseen ”Online-kokousopas Online-kokousopas: Ohjelmisto ja strategiaNykyaikaiset videoneuvottelupalvelut ovat helppokäyttöisiä ja saatavana melkein kaikille, joilla on tietokone tai älypuhelin. Mahdollisuus yhdistää ja tavata ihmisiä verkossa tarkoittaa, että meitä ei enää rajoita maantieteellinen sijainti. Lue lisää ”Ja varmista, että kaikki tietävät, mitä neuvottelutyökalua päätät käyttää. Pyydä ihmisiä ennen kokousta tarkistamaan mikrofoni, web-kamera ja varmistamaan, että heille on asennettu kaikki laajennukset, joita voidaan tarvita esimerkiksi Google+ Hangouts Vinkkejä tehokkaiden tapaamisten suunnitteluun ja pitämiseen Google Hangouts -palvelun avullaNykypäivän Internet-tekniikan avulla online-kokousten pitäminen voi olla sekä tehokasta että kustannustehokasta, varsinkin jos suunnittelet ne etukäteen ja käytät aikaa säästäviä työkaluja. Olen parin viime kuukauden ajan osallistunut verkkokokouksiin ... Lue lisää .

Kutsu vain ihmisiä, joita tarvitaan

Älä kutsu koko joukkuetta vain tuntemaan itsesi isoksi pomoksi. Kutsu vain tarvitsemasi ihmiset. Toisin sanoen ihmiset, jotka voivat auttaa sinua saavuttamaan kokouksen tavoitteen. Jokainen muu voidaan päivittää myöhemmin lukemalla kokouksen pöytäkirjat tai keskustelemalla kollegoiden kanssa sopivana ajankohtana.

Pidä yksityiskohtaiset minuutit

Käytä tuotetta, kuten Agreedo (ilmainen) - pitää yksityiskohtaisia ​​minuutteja Sovittu: Kirjoita ja hallinnoi yrityskokouspöytäkirjaasi ilmaiseksi verkossaOlen jo useita viikkoja etsinyt helppokäyttöistä verkkosivustoa tai sovellusta, jonka avulla voisin pitää ja tallentaa kokouspöytäkirjoja. Perinteinen tekstiasiakirjamalli ei ole enää tuottava ... Lue lisää johon voit luotettavasti palata takaisin itse asiassa ymmärtää. Tämän työkalun avulla voit ottaa yksityiskohtaisia ​​minuutteja pikanäppäimillä, seurata kokousten tuloksia (kuten suoritettuja tehtäviä) ja jakaa nämä minuutit nopeasti ja helposti joukkueesi kanssa. Jos käytät iPadia, voit myös kokeilla MinuteTaker (7,99 dollaria) ammatillisten kokousten raportit MinuteTaker ja kokoukset auttavat sinua tuottamaan Professional iPad -raporttejaIlmaisessa online-kokousoppaassani MakeUseOf, jossa annoin vinkkejä kokousten suunnitteluun ja pitämiseen Webissä, viittasin muutaman minuutin ottamiseen myös sovelluksiin. Vaikka hyvin harvat meistä ... Lue lisää .

Varmista, että kun ihmiset lukevat tätä pöytäkirjaa, he tietävät tärkeimmät kohdat / yhteenvedot keskustelusta ja mistä päätettiin, samoin kuin pystytään nopeasti palaamaan takaisin tähän asiakirjaan tietääkseen, mitä heidän on itse tehtävä Seuraava.

Poissulkeminen ei ole aina parempi kuin osallisuus

Tiedän, että mainitsin (vain), että vain niiden ihmisten, joita todella tarvitaan, tulisi käydä kokouksessa, mutta jokaisen niin usein ota kaikki mukaan epävirallisempaan jam-istuntoon, jossa voit pomppia ideoita, puhua siitä, mikä voisi parantaa organisaatio.

Käytä tätä tilaisuutena rakentaa vahvempi joukkue. Tee tämä aterian tai oluen yli. Pyydä toimistolle maukasta ruokaa ja pyydä kaikkia ottamaan tunti tai kaksi päivästään saadakseen tuntemaan kollegansa paremmin, työskennellessään yhdessä tehdäkseen joitain parannuksia yritykseen koko. Sinulla on taas tarkoitus ja esityslista, mutta yritä tehdä tällaisesta kokoontumisesta epävirallisempaa, vähemmän jäsenneltyä, mutta silti yleisellä teemalla, kuten ”Organisaation tehostaminen” tai “Ideat kuinka voimme monipuolistaa".

Määritä selkeät ”Seuraava toiminto -kohteet”

Varmista ennen kokouksen lopettamista, että kaikki huoneessa olevat henkilöt tietävät tarkan toimenpiteen, joka heidän on seuraavaksi tehtävä, ja sen aikataulun. Tämä on temppu, jonka David Allen todella ajaa fantastisessa kirjassaanSaada asiat tehtyä‘. Missä tahansa projektissa kuka tahansa työskentelee, varmista, että on olemassa selkeä seuraava toimenpide, joka on toteutettava tämän projektin jatkamiseksi.

Toistettavaksi, että tämän on oltava tietty toimenpide (tai toimintasarja), jolla on tiukat määräajat, eikä vain laaja ajatus, joka on tehtävä 'ASAP'. Esimerkiksi

Huono seuraava toiminta:"Yhteenveto viime kuun julkaisusta".

Parempi seuraava toiminta:”Laadi yhteen laskentataulukko (muutamalla hyödyllisellä kaaviolla), joka näyttää KPI-arvot koko aloitusjaksosta. Jaa tämä käynnistysryhmän kanssa ja lähetä lyhyt sähköpostiviesti, joka selittää kuinka luulet käynnistyvän. Ole hyvä ja tee tämä viimeistään torstaina ”.

Kysy palautetta

Monet ihmiset ovat varovaisia ​​kritisoidessaan esimiehiään tai kollegoitaan, joten pyydä jokaisen kokouksen jälkeen ihmisiä jättämään nimettömän palautteen online-lomakkeen kautta (siellä on luettelo ilmaiset online-kyselytyökalut Sitä kaikki sanovat: 5 ilmaista työkalua tehokkaalle online-kyselylleSinulla ei olisi ollut jonkin aikaa paljon valintaa käytettävästä tutkimuspalvelusta, mutta nykyään valittavana on paljon. Kumpi sopii sinulle parhaiten? Lue lisää tässä). Ota selvää, mitä ihmiset ajattelivat kokouksesta - oliko se liian pitkä? Tuntuiko siitä hyötyä heille? Kuunteltiinko heidän näkemyksiään? Kuinka kokousta voitaisiin parantaa seuraavalla kerralla?

Mitä tahansa palautetta saatkin, varmista, että et sivuuta sitä. Kehitä kokouksiasi varmistaaksesi, että ne toimivat hyvin kaikille osallistujille.

Kaiken kaikkiaan pystyt noudattamaan näitä yksinkertaisia ​​sääntöjä varmistaaksesi, että kokouksesi ovat hyvin valmistautuneita ja hyvin hoidettuja lyhentämään kokousten pituutta ja tehostamaan kokouksiasi pitäen samalla kaikkien turhautumisen a minimi!

Entä sinä? Jos kokouksesi toimisivat enemmän tällä tavalla, luuletko niiden olevan tehokkaampia?

Kuvahyvitys: Woodleywonderworks, joukkuekokous, Flickrin kautta