Mainos
Minun on myönnettävä, että sähköpostin järjestämisessä olen vähän laiska. Kun saan sähköpostiviestin joltakin, otan yleensä pikavastauksen käyttöön ja jätän sähköpostin postilaatikkooni. Kun käytin paljon Yahoo Mailia, tämä johti siihen, että postilaatikkoni kasvoi noin 3000 - 4000 viestiin. Kuinka tarkalleen ottaen korjaat tällaisen painajaisen skenaarion?
Tilanne muuttuu vielä kriittisemmäksi, kun aloitat etätyön. Kaikki työtehtäväsi ja ryhmäkeskustelut käydään sähköpostitse. Tämä tekee sähköpostien järjestämisestä ja virtaviivaistamisesta entistä tärkeämmän, koska se voi vaikuttaa työn laatuun ja siihen, onko törmännyt hyvin organisoituneeksi ja erittäin toimivaksi henkilöksi vai ei.
Ensinnäkin MakeUseOf on selvästi paikka kääntyä, kun tarvitset apua Gmail-tilisi kanssa. Kaksi suosikki MUO-artikkeliani, jotka keskittyvät Gmailin virtaviivaistamiseen, ovat Angelinan mahtava luettelo käyttötavoista Gmail monitoimityökaluna Kuinka muuttaa Gmail Gmail monitoimikoneeksi (osa 1) Lue lisää
Saapuneet-kannen puhdistaminen evoluutioprosessina
Gmail-postilaatikkoni järjestäminen ja siivoaminen on minulle suunnilleen yhtä houkutteleva kuin pyykinpesu tai astioiden pesu. Sen sijaan, että järjestäisit koko postilaatikkosi ja koko siellä kerääntyneen viestipino, voit kuitenkin saada tapan tehdä vain muutama asia eteenpäin siirtymiseen. Nämä "harvat asiat" saavat lopulta Postilaatikko siivoamaan itsensä. Kuulostaa mahdotonta? Se ei ole - kyse on vain Gmail-postilaatikon kouluttamisesta toimimaan älykkäämmin ja selvittämään viestisi puolestasi.
Ensimmäinen askel lupaus itsellesi käsitellä saapuvia sähköposteja kertomalla Gmailille, kuinka ne lajitellaan tai järjestetään. Suuntaamalla yleiset saapuvat sähköpostit huomaat, että Saapuneet-kansiosi puhdistuu erittäin nopeasti.
Asetin hiljattain esimerkiksi Google-kalenterin lähettämään minulle muistutusviestejä tehtävistä, jotka aion tehdä päiväksi. Vaikka tämä on hieno tapa saada asiat hoidetuksi, se on myös hieno tapa sumuttaa postilaatikko hyvin lyhyessä järjestyksessä. Annan näiden viestien kasaantua, mutta nyt käsittelen juuri lähettämiäni sähköpostiosoitteita vastaanottanut tänään ja käyttää sitä takautuvasti palata takaisin ja järjestää uudelleen kaikki nykyisin sotkuiset postilaatikoni. Kun viesti on auki, sinun on tehtävä vain napsauttamalla ”Lisää toimintoja” ja valitsemalla sitten ”Suodata nämä viestit”.
Tällä tavalla sinun ei tarvitse selvittää, mitä suodatusehtoja sinun tulisi käyttää soveltaaksesi tätä kuvaryhmää, sähköpostiosoitetta järjestelmä tietää jo sähköpostiosoitteen, josta sähköposti tuli, ja se täyttää automaattisesti Lähettäjä-kentän sinä.
Muista, että kun käsittelet sellaisia sähköpostiviestejä, jotka tulevat postilaatikkoosi tänään, opetat sähköpostitilillesi kuinka järjestää postilaatikkosi sinulle. Tämä voi viedä ylimääräistä aikaa tänään tai huomenna, mutta hetken kuluttua huomaat, että Gmail-tilisi pitää itseään puhtaana ja järjestäytyneenä! Todellinen salaisuus Gmail-tilisi "opettamiselle" viestin tekemiselle tulee seuraavassa vaiheessa suodattimen määrittämiseen.
Jos olet vasta aloittanut tämän tekemisen, sinulla ei todennäköisesti ole valmiita merkintöjä viesteille, joita toivot organisoivan. Älä pelkää - valitse vain Käytä etiketti -kohdan vieressä olevaa avattavaa ruutua valitaksesi ”Uusi tunniste…”. Tämän avulla voit määrittää tarran, joka kuvaa hyvin tällaista sähköpostia. Esimerkiksi tässä tapauksessa soitin sähköpostityypiksi “Calendar_Notifications” ja kehotin sitten Gmailia soveltamaan tätä uutta sääntöä aiempiin viesteihin.
Tämä virtaviivaistaa pyrkimyksiäsi. Sen sijaan, että palaat takaisin ja järjestelet uudelleen tuhansia vanhoja sähköpostiviestejä, voit antaa yrityksesi Uusi Tuloksena olevat sähköpostiviestit siivotaan olemassa oleva valikoima postilaatikoita, jotka turhauttavat postilaatikkosi.
Käytä supertähtiä sähköpostien nopeaan merkitsemiseen
Jos olet jotain kuin minä, saatat saada sähköpostiviestejä, jotka tulevat kaikkialta paikasta - tietosähköposteja pankistasi tai muulta organisaatiot, joiden kanssa työskentelet, työtovereiden tai hallinnoimiesi ihmisten sähköpostit tai tärkeät viestit ryhmäsi jäseniltä, jotka olet työskennellä. Jos kyseessä on suuri sähköpostivirta, on erittäin älykäs idea aloittaa ”merkitseminen” sähköpostiviestisi tähdellä.
Yleensä viestin tähdellä merkitseminen tarkoittaa, että viesti on erittäin tärkeä, mutta se on myös hieno tapa hajottaa nämä "tärkeät" sähköpostit alaluokkiin nopeaa ja helppoa hakua varten myöhemmin. Voit tehdä tämän ottamalla käyttöön Superstars Gmail Labs -ominaisuuden.
Tämän ominaisuuden avulla voit käyttää jopa 12 ainutlaatuista tähtikuvaketta, jotta et voi vain erottaa tärkeät viestejä muista postilaatikoista, mutta voit lajitella nämä tärkeät viestit omiksi erityinen tyyppi. Sinun on tiedettävä kuvakkeen nimi etsimistä varten, joten siirrä hiiri Gmail-asetussivulla kuvakkeen nimen kuvaketta kohti. Kun luet uutta sähköpostia ja haluat merkitä sen tärkeäksi ja lajitella sen, voit napsauttaa “tähti” -vaihtoehtoa ja sitten napsauttaa useita kertoja muuttaaksesi tähtityyppiä. Napsautin tässä tapauksessa viisi kertaa merkitäkseni viestin tärkeäksi informaation sähköpostiksi Orbitz-matkasuunnitelmistani.
Myöhemmin, kun haluat palauttaa mieliin nämä tärkeät viestit postilaatikossasi, vain etsi tyyppiä kirjoittamalla ”has: blue-info” tai mikä tahansa kuvaketta tyypin nimi on - ja vain ne viestit, jotka olet ilmoittanut, saavat palasi. Esimerkiksi, tässä ovat kaikki viestit, jotka merkitsin tärkeiksi tiedoksi.
Tämän ansiosta on erittäin helppo löytää nopeasti viestit, jotka joutit metsästämään postilaatikkosi kautta - säästät aikaa ja välttää suurta päänsärkyä.
Merkitse kriittiset sähköpostit pikalinkkien avulla
Toinen tärkeä tapa järjestää ja seurata niitä kriittisiä sähköpostiviestejä, jotka tiedät joutuvasi käsittelemään ensimmäisellä kerralla, on aktivoimalla Pikalinkit -ominaisuus Gmail Labsissa. Tämä asettaa yksinkertaisen pikalinkkitoiminnon Gmail-tilisi vasempaan valikkoikkunaan.
Kun saat sähköpostiviestin, jonka tiedät joutuvan palata ja löytää myöhemmin, napsauta vain ”Lisää pikalinkki” ja Gmail tallentaa kuvan kuvan URL-osoitteen automaattisesti ja lisää sen vasempaan valikkoon listalle. Voit antaa linkkitekstiin minkä tahansa otsikon.
Tämä luettelee vasemmassa valikkopalkissa olevat linkit valitsemiesi otsikoiden kanssa. Tämä on erittäin hyödyllinen tapa välttää tarvetta kaivaa niitä sähköposteja, joissa on tärkeitä tietoja, kuten jonkun puhelinnumero, jonka he ovat lähettäneet sinulle sähköpostitse. Kun on aika soittaa heille, sinun tarvitsee vain napsauttaa linkkiä - sinun ei tarvitse selata kaikkia muita sähköpostiviestejä löytääksesi nämä tärkeät tiedot.
Huomaa, että jokaisen pikalinkin vieressä on “x” -vaihtoehdot. Tämä johtuu siitä, että tämä ominaisuus on tarkoitettu tallentamaan nopeasti tarvitsemasi tiedot lyhyessä järjestyksessä. Kun olet käyttänyt tiedot, on erittäin hyvä idea poistaa pikalinkki, jotta voit pitää pikalinkkiluettelosi mahdollisimman lyhyenä. Periaatteessa se on nopea raaputusalusta, jonka avulla voit seurata niitä kriittisiä sähköpostiviestejä, joihin tiedät, että sinun on palattava pian uudelleen.
Tiedätkö muita hyödyllisiä vinkkejä postilaatikon järjestämiseen ja virtaviivaistamiseen? Jaa omat ideasi ja vinkkisi alla olevaan kommenttiosaan.
Ryanilla on BSc-tutkinto sähkötekniikasta. Hän on työskennellyt 13 vuotta automaatiotekniikassa, 5 vuotta IT: ssä ja on nyt sovellusinsinööri. MakeUseOfin entinen toimitusjohtaja, hänet puhutaan kansallisissa konferensseissa datan visualisoinnista ja hänet on esitelty kansallisessa televisiossa ja radiossa.
