Vinkkejä ja malleja työaikataulun luomiseen Excelissä

Mainos

Työaikataulun luominen on ei helppo. On vaikea löytää riippumatta siitä, onko työntekijöidesi ryhmä niin suuri kuin muutama tusina tai pieni kuin kourallinen. Tavan löytäminen kaikkien tunteihin sopivaksi, minimien saavuttaminen ja tiimin onnellinen pitäminen on vaikeaa. Onneksi Excel voi auttaa tekemään siitä erä helpompaa.

Excel-mallit Excel-malli joka tilanteeseenOhita jyrkkä oppimiskäyrä ja lajittele elämäsi Excel-mallien avulla. Olemme koonneet valikoiman automaattisen päivityksen malleja budjettien seuraamiseksi, projektien hallitsemiseksi ja muuksi. Lue lisää pysyvät yhtenä hyödyllisimmistä työkaluista tietojenkäsittelyn historiassa. Ne ovat hienoja tehtävien ja projektien hallinta 10 tehokasta Excel-projektinhallintamallia seurantaanIlmaiset projektinhallintamallit ovat parhaat. Hanki nämä tärkeät Microsoft Excel -taulukkomallimallit minkä tahansa projektin seuraamiseksi. Lue lisää , talouden pitäminen kunnossa 15 Excel-taulukkolaskentapohjaa rahojen hallintaanSeuraa aina taloudellista terveyttäsi. Nämä ilmaiset Excel-taulukkolaskentapohjat ovat työkaluja, joita tarvitset rahasi hallitsemiseksi.

Lue lisää , kunto etenemisen seuraaminen 10 Excel-mallia terveyden ja kuntosi seuraamiseksi Lue lisää , ja vain pysyvät järjestäytyneinä yleensä 10 uskomattoman hyödyllistä laskentataulukkomallia elämäsi järjestämiseenOnko elämässään sekoittamatta jätettyjä määräaikoja, unohdettuja ostoksia ja rikkoutuneita sitoumuksia? Kuulostaa siltä, ​​että sinun täytyy organisoitua. Lue lisää - mutta ajoitus on yksi alue, jossa Excel Todella paistaa.

5 tärkeitä vinkkejä aikataulua tehtäessä

Ennen kuin sukellat varsinaiseen aikatauluun, pidä seuraavat seikat mielessä. Ne helpottavat koko prosessia ja vähentävät sinulle aiheuttamaa stressiä. Aikataulu ei ole koskaan helppoa, mutta sen ei tarvitse olla painajainen.

Tiedä työntekijän mieltymykset. Minkälaiset asetukset, jotka voit ottaa huomioon ajoittamisessa, eroavat kentältä toiseen (esim. Vähittäiskauppa vs. varasto), mutta on tärkeää ainakin yrittää mukauttaa työntekijäsi.

Onko joillakin työntekijöillä vino aamuisin? Tai ehkä iltaisin? Kuinka monta tuntia jokainen työntekijä haluaa viikossa? Onko ajoittaisia ​​rajoituksia, kuten haluttomuus työskennellä sunnuntaisin? Onko tietyillä työntekijöillä synergiaa ja yhteensopivuutta?

Et voi majoittua jokainen, mutta se on hyvä tavoite ampua, koska se voi parantaa tuottavuutta ja ilmapiiriä - mutta mikä tärkeintä, se luo luottamusta ja luottamus kulkee käsi kädessä kunnioituksella.

Seuraa työntekijöiden poissaolopyyntöjä. Ikään kuin ei olisi tarpeeksi vaikeaa taistella työntekijän kaikissa mieltymyksissä, on aikaherkkiä asioita, jotka ilmestyvät silloin tällöin. Joku tarvitsee esimerkiksi muutaman päivän lomalta tai surra kadonneen perheenjäsenen.

Onneksi tämä voidaan pitää yksinkertaisena käyttämällä monipuolinen työkalu, kuten Google-kalenteri 10 mahtavaa Google-kalenterin ominaisuutta, jotka sinun tulisi kokeilla Lue lisää tai a kalenterin laajennus Thunderbirdille 5 laajennusta kalenterien ja tehtävähallinnan lisäämiseen Thunderbird 3: een Lue lisää . Laadukas tehtäväluettelo-sovellus, kuten Todoist (syitä päivittää Todoist Proon Kuinka paljon tuottavampi on ToDoist Premium? Tässä on 6 hyvää syytä päivitykseenKäytin ToDoistia ilmaiseksi jonkin aikaa. Mutta vastustin jatkuvasti asioita, jotka halusin tehdä, en pystynyt. Muistutukset sähköpostitse. Muistiinpanojen lisääminen tehtävään. Asioita, jotka todella lisäävät paljon ... Lue lisää ), WorkFlowy (meidän WorkFlowy-arvostelu Zen-tyylilistaus ja projektinhallinta WorkFlowyn avulla Lue lisää ) tai Wunderlist (meidän Wunderlist-arvostelu Wunderlist: Helppokäyttöinen, monipuolinen ja monen alustan tehtäväluettelohallinta Lue lisää ) voi toimia myös hyvin.

Tee aikataulu etukäteen. Ilmeisesti et voi tehdä sitä liian kaukana eteenpäin, jos tilanteet muuttuvat, mutta vältä ehdottomasti odottamasta edelliseen päivään. Hyvä nyrkkisääntö on noin viikko etukäteen.

Jos vain viivyttely oli niin helppo lyödä, eikö? Jokainen kamppailee saada asiat valmiiksi jonkin verran, mistä syystä olemme kirjoittaneet paljon viivyttelyn vastaiset strategiat 5 viivytysstrategiat tuottavammaksi Lue lisää , Internetin häiriötekijöiden välttäminen 6 vinkkiä estää Internetin lykkääminenOlen viivyttelyn mestari. Ehkä sinäkin olet. Miljoonat ihmiset kärsivät viivyttävästä viivyttelystä, ja se heikentää tuottavuutta ja tehokkuutta. Outo asia on, että monet ... Lue lisää ja todella lykkäämisen viivästyminen Kuinka lopettaa viivyttely: ainoa uuden vuoden päätöslauselma, jonka sinun pitäisi asettaaAloita viivyttely ja aloita toiminta odottamatta oikeaa aikaa. Viivästymisen lopettaminen on ainoa tarvitsemasi uuden vuoden päätöslauselma. Tässä miksi. Lue lisää .

Tekemällä aikataulusi etukäteen annat itsellesi jonkin verran hengitystilaa, jos tarvitaan äkillisiä muutoksia.

Määritä ensin tärkeimmät muutokset. "Tärkeimmällä" tarkoitamme "ei-neuvoteltavaa". Jos joku tarvitsee ehdottomasti työskennellä tietyssä vuorossa, täytä se ensin ja aseta se kiviin. Kun kaikki tarvittavat vuorot on täytetty, on helpompaa sekoittaa ja sovittaa jäljellä olevat vuorot käytettävissä olevien työntekijöiden kanssa.

Ja pidä ainakin yksi tilanne mielessä. Ihannetapauksessa voit luoda useita aikatauluja (esim. Suunnitelma A, suunnitelma B jne.), Mutta se voi viedä paljon aikaa, joten Ainakin sinun tulisi tunnistaa työntekijät, jotka todennäköisimmin läpikäyvät, ja sinulla on oltava varmuuskopiosuunnitelma, jos heillä on tehdä.

Tee aikataulusta helposti saatavilla. Työntekijöiden antaminen näkemään aikataulun etukäteen on hyvä kahdesta syystä: he voivat huomauttaa mahdolliset virheet ja arvostavat päinvastoin, jotta he voivat suunnitella omat viikkonsa aikataulun mukaan.

Koska aiomme luoda Excel-malleja työaikataulujemme luomiseen, suositeltavampi vaihtoehto on lataa ne suoraan Google Driveen Google Drive -kirjautuminen ja tiedostojen jakaminen on helppoaGoogle Drive on pilvitallennus- ja online-toimistopalvelu, johon sisältyy 15 Gt ilmaista tallennustilaa ja nerokkaita yhteistyövaihtoehtoja. Näytämme sinulle, kuinka sitä voi käyttää ja jakaa asiakirjoja muiden kanssa. Lue lisää . Se muuntaa Googlen laskentataulukkovaihtoehto Excel vs. Google-taulukot: kumpi on sinulle parempi?Tarvitsetko todella Excel? Sekä työpöytäratkaisuilla että online-ratkaisuilla on etunsa. Jos sinulla on vaikeuksia valita Excel- ja Google Sheets -sovellusten välillä laskentataulukoiden hallintaan, auta meitä sinua päättämään. Lue lisää ja anna sinun jakaa se, jotta muut voivat nähdä. Ota nämä huomioon vinkkejä yhteistyöhakuiseen Google-taulukkoihin 5 Google Sheets -asetukset ovat välttämättömiä ryhmätyölleGoogle Sheetsissä on enemmän ominaisuuksia yhteisen tiedon syöttämisen ja käsittelyn tukemiseen kuin luuletkaan. Esittelemme sinulle Google Sheets -toiminnot ja -ominaisuudet, jotka ovat välttämättömiä ryhmäprojekteille. Lue lisää jos olet uusi siinä.

Ja älä murehdi turvallisuudesta. Ellet käsittele valtion salaisuuksia, Google Sheets on riittävän turvallinen Kuinka turvallisia asiakirjat ovat Google Drivessa? Lue lisää jokapäiväisille käyttäjille kuten sinä ja minä.

Ilmaiset Excel-mallin lataukset

Kun nämä vinkit ovat poissa käytöstä, tässä on kourallinen mahtavia Excel-malleja, jotka on erityisesti suunniteltu auttamaan työnantajia suunnittelemaan työntekijöiden aikataulut viikolle. Se on edelleen vaikeaa työtä, mutta paljon helpompi jos käytät yhtä näistä malleista.

Mallit ovat saatavana XLSX-tiedostoina Excel 2007: lle ja uudemmille versioille.

Kattava työvuoroaikataulu

Tämä työvuoroaikataulu mennessä Spreadsheet123 on yksi kattavaimmista malleista siellä. Se on tarpeeksi hyvä kilpailemaan jonkin verkon ladattavissa olevien ohjelmointiohjelmistojen kanssa, mutta jotenkin tämä malli on saatavana täysin ilmaiseksi.

Kun avaat sen, löydät erilaisia ​​arkkeja seuraaville: työntekijärekisteri, työvuoroaikataulu, aikakortti, palkkabudjetti, läsnäolo, käyttöaste, asetukset ja ohje. Ohjearkki on pieni opetusohjelma, joka näyttää sinulle, kuinka pääset alkuun aikataulun kanssa.

Rehellisesti, suosittelemme tätä. Meillä on pari muuta ehdotusta tämän alapuolella, mutta yksikään niistä ei ole yhtä hyvä ja sinun tulisi vain tarkistaa heidät pois, jos tämä on liian monimutkainen mitä haluat tehdä (mikä on varmasti pätevä valitus).

Ladata:Työvuoroaikataulu

Viikoittainen vaihtoaikataulu

Tämä viikoittainen vuoroaikataulu mennessä Liiketoiminnan johtamisjärjestelmät ei ehkä ole yhtä kattava kuin yllä oleva, mutta se on hieno pienemmille joukkueille. Se on yksinkertaisempaa, mikä tarkoittaa sen helpompaa oppia ja helpompaa käyttää. Erittäin suositeltava niille, jotka haluavat tien keskeltä -aikataulun.

Siinä on kolme arkkia: aikataulu, vuorot ja työntekijät. Ainoa mitä sinun on tehtävä, on luetella työntekijät ja heidän tuntihintansa Työntekijät-välilehdellä. Määritä sitten jokaiselle käytettävissä olevalle vuorolle aloitus- ja lopetusaika Vaihto-välilehdellä. Myöhemmin automatisoidusta aikatauluarkista tulee itsestään selvä.

Ainoa haittapuoli on, että se voi mennä vain 20 työntekijään ja 9 määriteltyyn vuoroon, mikä tekee siitä loistavan pienille ja keskisuurille toiminnoille, mutta epätodennäköistä suuremmille yrityksille.

Ladata:Työntekijän työaikataulu

Päivittäinen vaihtoaikataulu

Ehkä et tarvitse kaikkia automatisoituja kelloja ja pilliä, jotka tulevat kahden edellä mainitun mallin mukana. Ehkä haluat tehdä asiat niin käsin kuin mahdollista ja kaikki mitä tarvitset, on todella perusaikataulu, jonka kanssa voi huolehtia. Jos näin on, käytä sen tarjoamaa Vertex42.

Tätä mallia ei tehdä minkä tahansa työskentele lainkaan. Sen ainoa tarkoitus on antaa sinulle ennalta suunniteltu aikataulu, jonka voit täyttää käsin. Kun olet valmis, voit tulostaa sen (tai ladata sen verkossa) kaikkien nähtäväksi. Se on tarpeeksi helppo aloittaa uudelleen joka viikko.

Ladata:Vaihtoaikataulun malli

Excel tekee elämästäsi entistä helpompaa

Voit muokata näitä malleja tarpeisiisi, jos ne eivät ole ehdottoman täydellisiä sinulle (kunhan et jaa niitä uudelleen). Suosittelemme, jos haluat mukauttaa, mutta et tiedä mistä aloittaa Excel-kaavojen oppiminen Tarvitsetko apua Excel-kaavoissa? 7 Resursseja konsultoitavaksiExcel on laskentataulukon kultastandardi. Jos joudut käyttämään Exceliä, mutta sinun on vielä perehdyttävä siihen, nämä resurssit esittelevät sinut nopeasti perusteet ja paljon muuta. Lue lisää ensimmäinen.

Ennen kuin tulostat valmiita aikatauluja, tutustu niihin vinkkejä Excel-arkkien tulostamiseen 7 Excel-tulostusvinkkejä: Laskentataulukon tulostaminen vaihe vaiheeltaOnko sinulla ongelmia tulostamisessa Microsoft Excelistä? Tämä opas näyttää sinulle, kuinka Excel-taulukko tulostetaan täydellisesti. Lue lisää varmistaaksesi, että kaikki tulee oikein.

Mikä malli on suosikkisi? Kaipaimmeko hyviä? Onko sinulla vinkkejä tai temppuja työntekijöiden ajoittamiseen? Jaa kanssamme alla olevissa kommenteissa!

Kuvapisteet: Viikoittainen aikalehti kirjoittanut Andrey_Popov Shutterstockin kautta, Aikataulutehtävät lähettänyt faithie Shutterstockin kautta, Työaseman kuva lähettänyt faithie Shutterstockin kautta, Tyhjä aikataulu lähettäjä xtock Shutterstockin kautta