5 Sähköpostin puhdistustapaa postilaatikon organisoimiseksi ja hallinnoimiseksi

Viekö sähköposti enemmän aikaa kuin pitäisi? On parempia tapoja järjestää ja kesyttää postilaatikkosi niin, että sinulla on enemmän energiaa ja tilaa muihin asioihin.

Gmail on nykyään maailman suurin sähköpostipalvelu, ja siksi suurin osa tämän artikkelin menetelmistä ja sovelluksista keskittyy Gmailin käyttäjiin. Täällä olevia temppuja voidaan kuitenkin helposti soveltaa muihin sähköpostisovelluksiin, ja useimmilla työkaluilla on ohjeet siihen verkkosivustollaan.

1. Sinä vs. Saapuneet-kansiosi (Web): 4 strategiaa Saapuneet-kansion hallintaan

Jokaisella on oma hieno temppu hallitakseen postilaatikoitaan. Forge -lehti aloitti oivallisen sarjan nimeltä Sinä vs. Saapuneet-kansio korostaa joitain parhaista strategioista. Tällä hetkellä on neljä artikkelia, joilla on erilaisia ​​ideoita postilaatikon ylikuormituksen torjumiseksi. Lue ne kaikki, ne tarjoavat erilaisia ​​näkökulmia sähköpostien käsittelyyn.

Yksi artikkeli kertoo kuinka salaisuus lähettää parempia sähköposteja. Jos kirjoitat sähköposteja, jotka tekevät selväksi, minkä vastauksen pitäisi olla, hämmennystä on vähemmän ja edestakaisin lähetetään vähemmän epäselviä viestejä. Toinen puhuu siitä, kuinka sinun tulisi tarkistaa sähköposti istunnoissa ja miten jokaiselle istunnolle on määritetty tarkoitus.

Kolmas sähköpostinhallintajärjestelmä on kyse kokeilemalla postilaatikkosi tarroilla Löydä uudelleen Gmail-tarrat ja viimeinkin kesyttää Saapuneet-kansiosiSähköpostin ylikuormitukseen on paljon temppuja, mutta nenän alla on yksi oikea, jota et ehkä käytä: vanhat hyvät Gmail-tunnisteet. Lue lisää , jolloin viestien lajittelu ja suodattaminen on helpompaa. Ja lopuksi, yksi strategia puhuu siitä, kuinka tärkeää ei ole postilaatikon nolla, jolla on yksi parhaista neuvoista: "On tärkeätä muistaa, että sähköposti itsessään ei toimi."

2. Instaclean (Android, iOS): Löydä lähettäjät ja tilaukset, joita et avaa

Instaclean on yksi parhaista ilmaisista sovelluksista postilaatikon hallintaan. Sen avulla voit poistaa ja estää ei-toivottuja uutiskirjeitä. Ja se näyttää lähettäjille, jotka tukkivat postilaatikkosi, kun et edes lue heidän viestejään.

Bulk Delete lajittelee sähköpostit lähettäjän mukaan. Näyttää kuinka moni heidän viesteistään on postilaatikossasi ja kuinka monta viestiä olet koskaan avannut. Jos joku lähettää sinulle useita sähköposteja ja avaat 0–1% niistä, saatat haluta estää lähettäjän ja poistaa kaikki hänen viestit, jotka ovat edelleen postilaatikossa. Sähköpostit voidaan lajitella lähettäjän tai koon mukaan.

Sovellus löytää myös kaikki tilaukset, joista saat sähköposteja, joita ei lähetetä roskapostiksi. Muutamalla napautuksella voit estää kaikki sellaiset sähköpostit, joita et enää halua vastaanottaa. Se ei poista kaikkia tilauksia, ja sinun on tehtävä useita kulkuja. Tavallaan se on hyvä, koska et halua vahingossa poistaa jotain pidät.

Jokainen toimenpide (poista tai estä) palkitsee sinut kolikoilla. Kun olet kerännyt 1000 kolikkoa, voit käyttää niitä hyvään tarkoitukseen pyytämällä Instacleania istuttamaan puun puolestasi. Voit ansaita myös kolikoita ohjaamalla sovelluksen ystäville.

Ladata: Instaclean varten Android | iOS (Vapaa)

3. Tahti sähköposti (Web): Hanki usein sähköposteja erinä ja yhteenvetoina

Jokainen uutiskirje ei ole toivottava, mutta se saattaa tulla sinulle liian usein. Samoin, vaikka kollegasi onkin tyytyväinen lähettämään massapostituksia toimistoketjussa, et voi sivuuttaa niitä. Tavanomaisen sähköpostin avulla voit muuttaa usein viestit eristä, joten ne laskeutuvat postilaatikkoosi milloin haluat.

Rekisteröidy verkkosivustolla saadaksesi henkilökohtaisen sähköpostiosoitteesi, esimerkiksi [email protected]. Siirry sitten uutiskirjeeseen, ketjuun tai palveluun, joka postittaa liian usein, ja vaihda sähköpostiosoitteesi tähän aliakseen. Paced erää sitten kaikki sähköpostit siitä ja lähettää päivittäisenä tiivistelmänä. Jos haluat sähköpostin nopeammin, kirjaudu sisään verkkosivustolle ja käynnistä välitön tiivistelmä.

Voit myös määrittää, kuinka usein haluat vastaanottaa sähköpostia tästä palvelusta. Oletuksena se on päivittäin, kuten sähköpostialias osoittaa, mutta voit muuttaa sen viikoksi tai kuukausittain. Paced lähettää sitten erät mieltymystesi mukaan.

4. Slimbox (Web): Lisää kaikki uutiskirjeet Gmailiin

Sähköpostin uutiskirjeet tukkevat todennäköisesti postilaatikkosi enemmän kuin mikään muu. Slimbox on helppo tapa muuttaa ne yhdeksi eräksi viestiksi ilman, että sinun täytyy peruuttaa tilauksia tai poistaa niitä.

On muutamia syitä, jotka tekevät Slimboxista parempia kuin keskimääräinen sovellus eräajoille. Ensinnäkin Google on vahvistanut sen, joten voit kirjautua sisään Gmailiin tai Google Appsiin Saapuneet-kansioon vakuuttamalla, että tietosi ovat turvallisia. Toiseksi, Slimbox ei tee sinua muuttamaan sähköpostiosoitettasi muissa palveluissa, kuten Paced vaatii.

Kun olet kirjautunut sisään, sovellus skannaa kaikki viestit ja laatii luettelon säännöllisistä uutiskirjeistä. Voit jatkaa niiden lähettämistä postilaatikkoosi tai laittaa ne päivittäiseen Slimbox-räjähdykseen. Slimbox lähettää kyseisen sähköpostin kerran päivässä (voit asettaa aikavyöhykkeen), joka ylläpitää kaikkia muita unohtuneita sähköposteja. Se ei vaikuta nykyisiin Gmail-suodattimiin.

Voit tarkistaa Slimboxisi milloin tahansa kirjautumalla sisään sivustoon, muuttaa lähettäjiä, jotka menevät postilaatikkoon tai Slimboxiin, ja niin edelleen. Palvelu on kuukauden ajan ilmainen testaamiseksi, jonka jälkeen se maksaa 1 dollaria kuukaudessa.

5. gfeed (Android, iOS): Vieritä syötettä nopeampaan postilaatikkoon

Kokeile gfeedä ja ihmettelet, miksi Gmailissa ei ole tätä vaihtoehtoa jo. Sovellus muuttaa postilaatikkosi jatkuvaksi vierittäväksi viestisyöttöksi, kuten mikä tahansa sosiaalinen verkosto. Kuvat näkyvät esikatselussa, ja viestin ensimmäiset rivit sen alapuolella.

Voit laajentaa viestiä napauttamalla kuva-, aihe- tai ”lisää” -linkkiä. Siellä voit vastata (tai vastata kaikkiin) ja lähettää viestin edelleen gfeedin kautta. Tämä on hyvä perustekstiviesteille, mutta sinun on yleensä parempi vastata virallisen Gmail-sovelluksen kautta.

Aina kun vierität viestin ohi, gfeed merkitsee sen automaattisesti lukemaksi tai arkistoi sen asetuksista riippuen. Voit myös merkitä viestin tähdellä tai merkitä sen tunnisteella lisätäksesi suodattimen. Kun avaat Gmailin, näet nämä viestit suodattimen alla.

Jos vietät liian paljon aikaa postilaatikon läpi, gfeed on yksi parhaista sovelluksista nopeuttaaksesi sähköpostin järjestämistä.

Ladata: gfeed varten Android | iOS (Vapaa)

Arkistoi Vanhat sähköpostit postilaatikkoon nolla

Yhden näiden sovellusten tai useiden menetelmien yhdistelmän avulla sotkeutuneiden sähköpostien sotkujen pitäisi lopulta tulla paljon helpommin hallittavissa. Suunnitteletpa sitten postilaatikon nollaa tai järjestäytyneempää postilaatikkoa, älä unohda tarkistaa jo käytettävissä olevia työkaluja.

Esimerkiksi eniten huomioimaton ominaisuus on “Arkisto” -painike sähköpostisovelluksissa. Se on erinomainen tapa vapauttaa postilaatikkosi samalla, kun sähköpostit ovat edelleen käytettävissä hakua varten myöhemmin. Näin voit tehdä arkistoi vanhat viestit ja saavuta postilaatikon nolla Kuinka arkistoida kaikki vanhat sähköpostit Gmailissa ja saavuttaa Saapuneet-kansion nollaTämä yksinkertainen sähköpostitapa auttaa sinua saavuttamaan Inbox Zero -palvelun ilman kaikkia vaivaa. Katsotaanpa muutamia vinkkejä sähköpostien arkistointiin Gmailissa. Lue lisää .