Mainos
Jokin aika sitten etsin luotettavaa kustannusten seurantaa ja budjetin suunnittelijaa. Luultavasti vastaus olisi mobiilisovellus, koska päivittäisten kulutusten tallentaminen on helpompaa liikkeellä heti oston jälkeen. Tämän oletuksen ohella mobiilisovelluksessa tulisi olla myös vienti- tai työpöytäkumppani. Joten haku aloitettiin, ja iTunes Store -kaupassa oli yli 500 000 iOS-sovellusta, ja oli yllättävää huomata, että yksikään kiinteä sovellus ei sopisi kriteereihin.
Kun olen kokeillut useita sovelluksia, päätin Expensify. Mainitsinko, että se oli vuonna 2011? Olen käyttänyt sitä siitä lähtien.
Expensify ei ole uusi palvelu, se on ollut olemassa jo vuodesta 2008 ja aloitti verkkopalveluna. Nykyään heidän web-asiakasohjelmansa ei ole vain parantunut harppauksin; Expensify tarjoaa nyt joukon mobiilisovellukset iOS, Android, BlackBerry, Windows Phone ja Palm. Tili on vaadittava mobiilisovelluksen käyttämiseen yhdessä verkkoasiakkaan kanssa.
Olen käyttänyt Expensifyn iOS-sovellusta, joka on ilmaiseksi saatavana
iTunes App Store. Suunnittelu ei ole sovellusten kannalta hienoin, mutta työ saa sen aikaan. Kulut-välilehti on sovelluksen selkäranka. Siinä luetellaan periaatteessa kaikki kulut, näytetään käytetty summa ja jos kyseiseen kustannukseen on liitetty kuitti (merkitty sinisellä kuvakkeella).
Uusien kulujen lisääminen on odotetusti - melko yksinkertaista. Kuten huomaat, jokaiselle tärkeälle yksityiskohnalle on kentät, joita tarvitaan menojen seuraamiseen. Luokat ja tunnisteet voidaan myös osoittaa kustannuksiin; ja vaikka on olemassa valmiita luokkia, joita voidaan käyttää heti, voit myös muokata niitä tai lisätä uusia kirjautumalla sisään web-asiakas.
Web-asiakkaasta puhutaan, että kaikki mobiilisovelluksella kirjautuneet kulut synkronoidaan välittömästi Expensifyn suojattuihin palvelimiin. Sinulla on aina online-tuki kulusi, mikä on aina hyvä tietää, jos puhelimesi puuttuu tai varastetaan.
Sovellus voi myös tallentaa rajoittamattoman määrän kuitteja puhelimen kameralla. Toki, siinä ei ole mitään jännittävää. Expensify äskettäin kuitenkin lanseerasi erittäin vaikuttavan palvelun nimeltään Älyskannaus. Se toimii skannaamalla kiinnittämättömiä kuitteja ja luomalla sinulle automaattisesti kustannuksia (joten se on pohjimmiltaan OCR). SmartScan-toiminto on Kuitit-välilehdessä.
Napauta suurta painiketta lisätäksesi uuden kuitin, napsauta sitten puhelimesi kameraa kuva siitä. Niin kauan kuin kuitti on selkeä ja luettavissa, SmartScan toimii melko hyvin. Aloita napauttamalla ”SmartScan now”.
SmartScan tarvitsee vähän aikaa kuvan analysointiin; ja minulle kesti 10 minuuttia yhden kuitin skannaamiseen. On kuitenkin erittäin hyödyllistä, jos sinulla on joukko kuitteja etkä halua kirjoittaa niitä erikseen. Ilmaisia tilejä jaetaan korkeintaan 10 ilmaista SmartScan-pyyntöä kuukaudessa. Muita SmartScan-kansseja voidaan ostaa 0,20 dollarilla jokaisella päivittämällä Professional Expensify -tili. Vaihtoehtoisesti voit saada myös ylimääräisiä SmartScan-tietoja kutsumalla ystäväsi Expensifyn jäseneksi. Saat 10 bonus SmartScania jokaisesta henkilöstä, joka luo uuden tilin.
Vaikka mobiilisovellus pystyy tuottamaan raportteja liikkeellä ollessaan, se ei ole läheskään yhtä toimiva kuin web-versio. Sen avulla voit valita raporttiin sisällytettävät kulut, mutta vähän muuta. Matkatoimistossa työskenteleville työntekijöille, joiden on esitettävä kustannuksensa korvauksen saamiseksi, mobiiliraporttien vientiominaisuus voi olla korvaamaton.
Kustannusten jäljittäjänä, Expensifyn iOS-sovellus on fantastinen. Yhdessä web-asiakasohjelman kanssa ei kuitenkaan yksinkertaisesti ole kilpailua. Oletko samaa mieltä tai oletko onnistunut löytämään paremman ratkaisun?
Jackson Chung, M.D., on MakeUseOfin toimitusjohtaja. Lääketieteellisestä tutkinnosta huolimatta hän on aina ollut intohimoinen tekniikkaan, ja siitä hänestä tuli MakeUseOfin ensimmäinen Mac-kirjoittaja. Hänellä on lähes 20 vuoden kokemus työskentelystä Apple-tietokoneiden kanssa.