GTD: n ensimmäinen vaihe on saada kaikki "tavarat" pois päästäsi. Yksi tapa tehdä tämä on kirjoittamalla kaikki muistiin 3x5-korteille, ja paras 3x5-korttien digitaalinen vastine on Kanban-tekniikka.
Käydään läpi GTD: n vaiheet ja katsotaan, kuinka hyvin ne tarttuvat Kanbaniin.
Kerää ajatuksesi
Jos olet kuin useimmat ihmiset, sinulla todennäköisesti on 100 erilaista tehtävää, projektia, ideota ja muuta (kuten GTD kutsuu) kolisevaa päähäsi. Aloitetaan luomalla postilaatikko kaiken lataamiseksi.
Aiomme käyttää Trello koska se on suosituin Kanban-työkalu ja tarjoaa runsaan ilmaisen tason. Tämän lisäksi Trellolla on upeat pikanäppäimet ja hyvin järjestetty käyttöliittymä. Se tekee siitä yhden nopeimmista ja helpoimmista ohjelmista, joita voidaan käyttää työssä.
Mahdollisuus saada ajatuksesi esiin ilman paljon lisäaskeleita on elintärkeää aivoriihiä käytettäessä. Mutta olet silti tervetullut kokeilemaan vaihtoehto Trellolle jos pidät.
Pidätkö Trellon ideasta, mutta et itse Trello? Nämä vaihtoehtoiset Kanban-sovellukset integroituvat kalentereihin, sähköpostiin, Slackiin ja muuhun.
Aloita luomalla uusi lauta ja kutsumalla sitä nimellä "GTD".
Seuraavaksi aiomme lisätä Saapuneet luettelo ladata kaikki tavaramme.
Käytä nyt muutama minuutti ja luo kortti jokaiselle ajatuksellesi ja ajatuksellesi, joka sinulla on mielessäsi. Aloita napsauttamalla Lisää kortti -painiketta. Kirjoita sitten ensimmäinen tehtäväsi tai ideasi siitä riippumatta ja osuma Tulla sisään.
Toista tämä prosessi, kunnes et voi ajatella mitään muuta.
Määritä luettelot vastaamaan GTD-järjestelmää
Seuraava vaihe on selvittää, ovatko kaikki postilaatikkomme kohteet toimintakykyisiä. Eli voitko tehdä asialle jotain vai ei?
Luodaan ensin kaksi luetteloa toimintokelpoisille kohteille. Jos jokin on toimintakelpoinen, sinun on päätettävä, kestääkö se alle kaksi minuuttia vai ei. Jos näin on, sinun tulisi työskennellä sen suhteen mahdollisimman pian.
Jos ei, sinun on jaoteltava se edelleen toisessa vaiheessa. Kaksi tähän tarvittavaa luetteloa ovat "Projektit" ja "Tehtävät tänään".
Klikkaus Lisää toinen luettelo, luo sitten kaksi luetteloa aivan kuten teit lisäämällä kortteja postilaatikkoon.
Jos kohdetta ei voida käyttää, se voi mennä muutamaan eri paikkaan. Kysy ensin "Onko tämä tärkeää?" Jos et ole intohimoinen asia, voit poistaa sen ja unohtaa sen.
Kysy seuraavaksi, haluatko kiertää jonain päivänä, mutta ei vielä. Ehkä se on kaukana oleva unelma. Tai se voi olla jotain, joka on mahdollista vain jossain vaiheessa tulevaisuudessa. Luo tällaisissa tilanteissa luettelo "jonain päivänä".
Jos kohde on tärkeä, mutta se on informatiivinen eikä toimintakelpoinen, sen pitäisi olla "Viite" -luettelossa. Kanban soveltuu paremmin toimintatavoille. Joten viiteluettelon tulisi olla väliaikainen tietojen pysäytys, kunnes se siirretään parempaan paikkaan, kuten a kevyt muistiinpanoja käyttävä verkkosovellus.
Lisättävät luettelot, jos työskentelet tiimin kanssa
Kun olet todennut, että kortti on toimintakelpoinen, et voi silti pystyä toimimaan sen kanssa. Se voi johtua siitä, että odotat jonkun suorittavan jotain muuta ennen kuin voit aloittaa. Tai ehkä jonkun toisen pitäisi työskennellä tämän projektin parissa.
Luo ensimmäiselle skenaarialle "Lykätty" -luettelo. Voit asettaa eräpäivän saadaksesi muistutuksen siitä, milloin estoprojekti on tehtävä. Avaa kortti napsauttamalla sitä ja valitse Eräpäivä päästäksesi kalenteriin.
Luo toista tapausta varten luettelo nimeltä "Delegated". Kun olet siirtänyt kortin kyseiseen luetteloon, voit lisätä korttiin muita jäseniä. Joku on kuitenkin kutsunut jäsenet pääsemään hallitukseen.
Avaa kortti ja valitse Jäsenet. Etsi sitten jäsen, jonka kanssa haluat jakaa vastuut.
Lajittele ensin ja ajattele sitten projektejasi
Nyt on aika käydä postilaatikkosi läpi ja vetää kohteet sopiviin luetteloihin. Aloita luettelon yläosasta ja jatka matkaa. Harkitse kunkin kohteen luoma luokka ja mihin se kuuluu.
Kun olet lajitellut kaikki kohteesi, sinun kannattaa analysoida projektisi. Katsokaa kutakin ja ajattele monimutkaisuutta. Jos kyseessä on yksinkertainen projekti, voit lisätä tarkistuslistan korttiin. Avaa kortti napsauttamalla sitä. Napsauta sitten Tarkistuslista ja aloita tuotteiden lisääminen, aivan kuten lisäsit kortit.
Suuremmille projekteille voit luoda uuden hallituksen hallitsemaan kyseistä projektia. Voit sitten siirtää kortin uudelle levylle. Voit tehdä tämän viemällä hiiren siirrettävän kortin päälle ja napsauttamalla kynäkuvaketta. Napsauta sitten Liikkuaja valitse avattavasta valikosta taulu, johon haluat siirtää sen.
Toinen vaihtoehto suurille projekteille sisältää tarkistuslistan luomisen. Se on hyvä tapa edetä, jos sinulla on käsitys siitä, mitä haluat tehdä projektillasi, mutta et ole valmis tekemään paljon työtä siihen.
Voit luoda karkean luettelon tarkistusluettelon kohteista paikkamerkkinä. Ajattele sitä kuin aivoriihi-ideoita postilaatikkoosi, vain nämä ovat potentiaalisia aliprojekteja. Kun olet valmis, voit siirtää korttisi toiselle pöydälle. Ja voit muuttaa jokaisen tarkistuslistasi kohteen uudeksi kortiksi.
Pidä järjestelmä käynnissä
GTD: n käytön aloittaminen on helppoa; voit tehdä sen tunnissa tai kahdessa. Mutta sinun on ylläpidettävä järjestelmää, tai se vie sinut epäonnistumaan. Kirjaudu sisään GTD Trello -pöydälläsi kerran tai kahdesti viikossa. Tyhjennä uudet ajatuksesi postilaatikkoon ja arvioi uudelleen luetteloiden kohteet. Selvitä, ovatko he edelleen oikeassa paikassa vai eivät.
Kun olet valmis, sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Voit poistaa kortin, jos sinun ei tarvitse tietää siitä enää. Tai jos haluat tietueen aiemmista projekteistasi, voit luoda "Valmis" -luettelon ja siirtää valmiit projektit sinne.
Tämä järjestelmä voi myös auttaa sinua suunnittelemaan viikkoa. Voit lisätä toisen luettelon, jonka nimi on Tehtävät seuraavaksi. Tämä luettelo on tarkoitettu projekteille, joiden kanssa aiot työskennellä lähipäivien aikana tai tulevan viikon aikana. Jos tarkistat Trello-lautasi sunnuntai-iltana tai maanantaiaamuna, voit suunnitella työsi viikolle sitten.
Tee tästä järjestelmästä sinun. Sinun ei tarvitse noudattaa GTD-kirjainta, jos se ei toimi sinulle. Sekoita se vapaasti ja kokeile erilaisia menetelmiä. Tärkeintä on, että pidät siitä kiinni! Aseta kalenterimuistutus tarvittaessa, koska järjestelmä jatkaa toimintaansa vain, jos jatkat järjestelmän käyttöä.
Näin voit käyttää Kanbanin japanilaista projektinhallintatekniikkaa optimoidaksesi työnkulun ryhmässä tai yksin.
- Tuottavuus
- Yhteistyökalut
- GTD
- Tehtävien hallinta
- Trello
- Tuottavuusvinkit
Lee on kokopäiväinen paimentolainen ja moniarvoinen, jolla on monia intohimoja ja kiinnostuksen kohteita. Jotkut noista intohimoista kiertävät tuottavuuden, henkilökohtaisen kehityksen ja kirjoittamisen ympärillä.
Tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme, jossa on teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja erikoistarjouksia!
Vielä yksi askel !!!
Vahvista sähköpostiosoitteesi juuri lähettämässäsi sähköpostiviestissä.