Kuinka käyttää Coveyn 4 kvadranttimatriisia tehokkaaseen ajanhallintaan

Kaikkien omistamiesi arvokkaiden omaisuuksien joukossa aika on kaikista arvokkain. Nykypäivän nopeatempoisessa maailmassa ajanhallinnan puute on ihmisten merkittävin ongelma. Kun työskentelyyn kuluu niin paljon aikaa, ei ole aikaa henkilökohtaisiin harrastuksiin.

On yleistä tuntea olevansa täynnä vastuita ja toimintaa. Mitä enemmän työskentelet, sitä kauempana sinusta tuntuu. Sen sijaan, että päätät, mitä haluat tehdä, reagoit siihen, mitä ympärilläsi tapahtuu.

Artikkelissa selitetään, kuinka voit käyttää Coveyn Four Quadrants -strategiaa keskittyä tärkeimpiin tehtäviin ja olla tuottavampi.

Coveyn neljä kvadranttia

Neljän kvadrantin ajanhallintastrategian loi Steven Covey. Hän on kuuluisan kirjan "Tehokkaiden ihmisten seitsemän tapaa" kirjoittaja. Coveyn matriisi auttaa priorisoimaan tehtävät optimaalisen tehokkuuden saavuttamiseksi käytettävissä olevan ajan perusteella.

Tämän strategian perusajatuksena on jakaa toimintasi neljään neljännekseen niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. Keskustellaan molemmista termeistä, ennen kuin siirrymme itse strategiaan.

1. Tärkeä: Nämä ovat tehtäviä tai tavoitteita, jotka todennäköisimmin vaikuttavat pitkäaikaiseen menestykseen.

2. Kiireellinen: Kiireelliset tehtävät edellyttävät välitöntä toimintaa. Et voi viivyttää niitä.

Neljä kvadranttiaikahallintamatriisia

Nämä ovat ajanhallintamatriisin neljä kvadranttia:

1. Q1: Kiireellinen ja tärkeä.

2. Q2: Ei kiireellinen, mutta tärkeä.

3. Q3: Kiireellinen, mutta ei tärkeä.

4. Q4: Ei kiireellinen eikä tärkeä.

Kun priorisoit tehtävät neljään neljännekseen, voit erottaa tehtävät, joilla on todellinen ero loppujen lopuksi. Seuraava on lyhyt kuvaus siitä, mitä kukin kvadrantti sisältää.

Q1: Kiireellinen ja tärkeä:

Coveyn ajanhallintamatriisissa tämä kvadrandi sijaitsee vasemmassa yläkulmassa. Välitöntä huomiota vaativat ongelmat ja kriisit kuuluvat ensimmäiseen neljännekseen. Niiden laiminlyönti voi pitkällä aikavälillä olla sinulle ongelmallista.

Lyhyen ajan kuluttua alkavan tärkeän kokouksen esityksen valmistelu on eräänlainen tehtävä, joka kuuluu toiseen neljännekseen. Se on kiireellistä, koska sinulla ei ole paljon aikaa siihen, ja se on tärkeää, koska se on saatava valmiiksi ennen kokouksen alkua.

Määräajat, koulun tehtävät, päivittäisten sähköpostiviestien lähettäminen ja vastaavat toiminnat, joilla on suoraa vaikutusta, ovat kiireellisiä ja tärkeitä.

Q2: Ei kiireellinen, mutta tärkeä:

Coveyn ajanhallintamatriisissa tämä kvadrantti on oikeassa yläkulmassa. Tästä kvadrantista löydät tehtäviä, jotka liittyvät suoraan pitkän aikavälin tavoitteisiisi. Se vaatii perusteellista huomiota; se ei kuitenkaan ole kiireellinen, koska tämän tehtävän suorittamiseen ei ole rajoitettua aikaa.

Jos sinulla on pitkän aikavälin tavoite vahvistaa maineesi toimistossa tai luokassa, se ei välttämättä ole niin kiireellistä; se on kuitenkin edelleen tärkeää. Suhteiden kehittäminen, pitkäaikainen suunnittelu, henkilökohtainen kehitys, terveyden parantaminen ja siihen liittyvät toimet kuuluvat tähän neljännekseen.

Kysymys 3: Kiireellinen, mutta ei tärkeä:

Tämä kvadrantti sijaitsee Coveyn ajanhallintamatriisin vasemmassa alakulmassa. Kaikki nuo toiminnot saattavat tuntua sinulle kiireellisiltä, ​​mutta voit poistaa ne työnkulusta, koska niillä on vähäinen merkitys sinulle.

Oletetaan, että työskentelet tärkeän projektin parissa ja saat puhelun kollegaltasi, joka pyytää sinua liittymään kokoukseen. Jos kokousta ei suunnitella ilman esityslistaa, voit ohittaa sen. Koska kaiken kaikkiaan sillä ei ole mitään positiivista vaikutusta elämääsi.

Toisin sanoen kaikki aikaa tuhlaavat toimet kuuluvat tähän neljännekseen. Ei ole väliä onko kyse merkityksettömistä puheluista tai sellaisten sähköpostien lähettämisestä, jotka eivät tuota arvoa.

Kysymys 4: Ei kiireellinen eikä tärkeä:

Coveyn ajanhallintamatriisissa tämä kvadrandi on oikeassa alakulmassa. Kaikki toimet, jotka vievät aikaa tuottamatta arvoa, kuuluvat tähän neljännekseen. Voit säästää arvokasta aikaa välttämällä näitä töitä ja viettämällä sen arvokkaampaan toimintaan.

Pelkästään viihdettä varten tekemäsi tehtävät, kuten television katseleminen, tuntikausien surffailu, ihmisten juoruaminen, eivät ole sinulle kiireellisiä eivätkä tärkeitä.

Liittyvät: Tapoja seurata ajanhallintatavoitteitasi

Coveyn ajanhallintamatriisin seuraamisen edut:

1. Tuottavuuden lisäys: Ajanhallintamatriisin seuraaminen muuttaa tehtävien käsittelyä, mikä auttaa sinua priorisoimaan ne paremmin. Jos pienennät tehtäviin käyttämääsi aikaa, voit lisätä tuottavuuttasi merkittävästi.

2. Työ- ja yksityiselämän tasapaino: Suunnittelemalla hyvin voit päästä eroon kiireisestä rutiinistasi tehokkaasti. Näin voit viettää enemmän aikaa ystävien ja perheen kanssa.

3. Tavoitteiden jahtaaminen: Ohjaamalla huomiosi tärkeisiin tehtäviin voit nopeuttaa tavoitteiden saavuttamista.

4. Välttää hämmennystä: Tunnistamalla kiireelliset tehtävät voit erottaa ne vähemmän kiireellisistä, jotta voit paremmin noudattaa määräaikoja. Näin voit välttää hämmennystä ja säästää mainettasi.

Tehtävien sijoittamisen merkitys oikeassa kvadrantissa:

Vaikka ymmärtäisit tämän strategian, on edelleen välttämätöntä määrittää tehtävät oikeille kvadranteille. Olisi parasta, jos määrität tehtävän tärkeyden ja kiireellisyyden ennen kuin sovitat sen mihin tahansa kvadranttiin. Varmista, että vietät hyvissä ajoin tehtäviesi järjestämisen eri kvadrantteihin helpottaaksesi niiden sujuvaa suorittamista.

Liittyvät: Tuottavuusvinkit, jotka tuottavat massiivisia tuloksia

Ajanhallintamatriisin hyvä tuntemus on edellytys sen asianmukaiselle toteuttamiselle. Laita tämä strategia työskentelemään jokapäiväisessä tehtävässäsi nähdäksesi, onko sillä mitään merkitystä. Hallitsemalla aikaa ja asettamalla itsesi oikeaan paikkaan voit parantaa tuottavuuttasi merkittävästi.

Ole järjestäytyneempi Coveyn ajanhallintastrategian avulla

Coveyn nelikulmioinen matriisi on yksi tärkeimmistä ja tunnetuimmista malleista ajanhallinnan maailmassa. Tämän strategian oikea noudattaminen auttaa sinua olemaan tuottavampi ja pysymään aktiivisempana.

Täydellisen organisaation ja tehtävien priorisoinnin avulla voit saavuttaa enemmän lyhyessä ajassa. Voit myös määrittää, mitkä tehtävät vaativat enemmän huomiota, ja jakaa ne vastaavasti.

Voit kuitenkin kohdistaa ajan uudelleen pieniarvoisemmista aktiviteeteista arvokkaampiin, vaikka aika olisi korvaamaton. Jos kamppailet edelleen päivän järjestämisessä, voit etsiä muita ajanhallintastrategioita, kuten 80/20 -sääntö, tehdäksesi itsestäsi järjestäytyneemmän henkilön.

Käytä 80/20 ajanhallintasääntöä priorisoidaksesi tehtävät

Kuinka maksimoida aikasi? Jos asetat jo tärkeysjärjestykseen, siirrät tehtäviä ja yrität silti saada kaiken aikaan, kokeile 80/20 -sääntöä, joka tunnetaan myös nimellä Pareto Principle.

Lue seuraava

Kirjailijasta