Tuottavuus 101: Kuinka tehdä asioita (GTD) -menetelmää

Tuntuuko sinusta, että käsittelet useita tehtäviä ja projekteja päähäsi, mutta et tosiasiallisesti suorita niitä? Kun ajattelet paljon tehtävistä, projekteista ja tavoitteista, mielesi on haastavaa keskittyä tuottavuuteen.

Järjestelmällisen tehtävähallinnan avulla Getting Things Done (GTD) auttaa vähentämään henkistä stressiä. Lisätietoja GTD-menetelmästä, prosesseista ja organisoinnista tehtävien suorittamiseksi tehokkaasti.

Mikä on asioiden tekeminen (GTD) -menetelmä?

Viisi vaihetta, nimittäin sieppaaminen, selkeyttäminen, organisoiminen, arviointi ja sitouttaminen, rakentavat GTD-järjestelmän, joka tekee ammattilaisista tai freelancereista tuottavampia töissä tai kotona.

Sinun on investoitava tuottavia tunteja GTD-menetelmän ja sen työkalujen määrittämiseen. Tällainen pieni energia- ja aikainvestointi maksaa kuitenkin loppuelämäsi, jos harjoittelet sitä jatkuvasti.

Kun otat GTD-järjestelmän käyttöön jokaisessa ammatillisessa tai henkilökohtaisessa tehtävässä, näet seuraavat edut:

1. Säästät enemmän aikaa ja pystyt saavuttamaan oikean tasapainon henkilökohtaisen ja työelämän välillä.
2. Tehokkaammaksi ja tuottavammaksi tulet tehtävien hallinnan avulla. Siksi olet lopulta vapaa henkisestä stressistä.
3. Voit välttää vahingoittamasta projektia keskittymällä merkittävämpiin tehtäviin.
4. Sinusta tulee luovempi, koska mielesi ei tarvitse käsitellä tarpeetonta tietoa.

Milloin sinun pitäisi ottaa käyttöön GTD-menetelmä

Voit käytännössä soveltaa GTD-järjestelmää ammatillisten tai henkilökohtaisten tehtävien suorittamiseen. Freelancereiden ja ammattilaisten, jotka hoitavat monia tehtäviä, tulisi harjoittaa GTD: tä pysyäkseen tuotteliaana. GTD-järjestelmään parhaiten soveltuvat tosielämän skenaariot ovat:

1. Pelkäät, että saatat unohtaa minkä tahansa projektin pienet mutta tärkeät tehtävät.
2. Et ole varma siitä, että seuraat kaikkia asioita.
3. Teet useita rooleja ammatillisessa ja henkilökohtaisessa elämässäsi.
4. Löydät itsesi usein aloittaessasi erilaisia ​​projekteja, mutta et pysty toteuttamaan niitä ajoissa.
5. Et ole koskaan kokeillut tehtävien hallintaa.

Kuinka GTD-menetelmä toimii

Vaihe yksi: Sieppaa

GTD-menetelmän kehittäjä David Allen korostaa tehtävien ja ideoiden sieppaamista kirjoittamalla tai tallentamalla digitaalisesti mielen pitämiseksi stressittömänä.

Siksi sinun on heti tallennettava tapahtumia, ideoita, tapaamisia, tehtäviä, tehtäviä, alitehtäviä, projektiviitteitä jne. Postilaatikkoosi. Tämä postilaatikko voi olla paperipohjainen arkistointijärjestelmä tai sovellukset, kuten Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote jne.

Saapuneet-kansio on visuaalinen esitys elementeistä, joista on huolehdittava säännöllisesti töissä tai kotona. Se on ensimmäinen askel kohti GTD-pohjaista henkilökohtaista ajanhallinnan työnkulkua. Tämä vaihe vaatii paljon energiaa ja aikaa, koska sinun täytyy käydä läpi laajoja ajatusprosesseja, jotta kaikki tehtävät ja ideat voidaan kerätä yhteen paikkaan.

Voit siepata tehokkaasti kaikki tehtävät GTD-postilaatikossa käyttämällä GTD-pohjaiset ajanhallintasovellukset, kuten Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp jne.

Toinen vaihe: Selvitä

Kun olet täyttänyt ideoita ja tehtäviä GTD-postilaatikossa, sinun on muutettava nämä sekavat elementit toimintakelpoisiksi vaiheiksi. Noudata alla olevaa tarkistusluetteloa kaikista postilaatikkosi tuotteista:

1. Suorita tehtävä heti, jos se kestää alle kaksi minuuttia.
2. Jos projekti sallii, etsi tehtävien delegointimahdollisuuksia.
3. Sijoita viitteet, kuten asiakirjat, tiedostot, yhteystiedot jne., Tietyn tehtävän kommenttiosaan.
4. Jos haluat suorittaa tehtävän tulevaisuudessa, määritä eräpäivä.
5. Poista kaikki elementit, joilla ei ole merkitystä henkilökohtaisessa tai ammatillisessa yhteydessä.

Liittyvät: Aloittelijan opas Asanan käyttämisestä minkä tahansa projektin seuraamiseen

Kolmas vaihe: Järjestä

Tehtävien järjestämiseksi sinun on lueteltava ne väliaikaisessa tehtäväluettelossa jatkokäsittelyä varten seuraavien kohteiden perusteella:

1. Kalenteri: Sinun on syötettävä tapaamiset kalenteriin. Voit aloittaa kalenterisovellusten käytön, koska ne ovat tehokkaampia kuin paperipohjaiset kalenterit.
2. Seuraavat toimet: Tehtävien, jotka eivät sovi mihinkään projektiin, tulisi olla Seuraava toiminta -luettelossa. Sinulla voi olla erilaisia ​​kontekstikohtaisia ​​luetteloita, kuten askareet, henkilökohtaiset, työ-, puhelut jne.
3. Projektit: Sinun on järjestettävä projektit erilliseen luetteloon kontekstien perusteella. Määritä tietyt määräajat projektin jokaiselle tehtävälle ja tarkista projektiluettelo päivittäin.
4. Odottaa: Jos siirrät joitain projektitehtäviä muille, sinun tulisi ylläpitää muistutusluetteloa näistä tehtävistä.

Tehtävälistat ja muistiinpanosovellukset, kuten TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote jne. Auttavat järjestämään ja tarkastelemaan tehtäväluetteloitasi.

Neljäs vaihe: Ota mukaan

Johdat järjestelmällisesti, mitä seuraavaksi tulee tehdä Kytke-vaiheessa, käyttämällä seuraavia neljää ehtoa:

1. Konteksti: Sinulla on erilaisia ​​työhön, elämään ja harrastuksiin liittyviä tehtäviä. Nämä tunnetaan konteksteina. Sinun on luotava erilliset tehtäväluettelot kullekin näistä tilanteista.
2. Käytettävissä oleva aika: Jos sinulla on noin 15 minuuttia ajaessasi määränpäähän, voit todennäköisesti pysähtyä ruokakauppaan ostamaan ostoslistallasi lueteltuja tuotteita.
3. Käytettävissä oleva energia: Aikatauluta monimutkaiset tehtävät ajaksi, jolloin olet energisempi. Jätä yksinkertaiset tehtävät matalalle energiatasolle.
4. Prioriteetti: Voit myös määrittää, mitä tehdä seuraavaksi tehtäväluettelon tehtävien prioriteetin mukaan.

GTD-menetelmää noudattavien tehtävienhallintatyökalujen avulla voit lisätä mukautettuja tehtävänäkymiä suodattimilla. Nämä suodattimet voivat olla prioriteetti, eräpäivä, siirronsaaja, avainsanat, luomispäivä jne. Tällaiset sovellukset automatisoivat myös GTD-menetelmän sellaisten näkymien kautta kuin tänään, tulevat, näkymä seuraavaksi, kontekstit tarran kautta jne.

Liittyvät: NTaskin parhaat ominaisuudet saumattomalle projektinhallinnalle

Viides vaihe: tarkista

GTD-elementtien, kuten kalenterimerkintöjen ja tehtäväluetteloiden, tarkastelu pitää GTD-järjestelmän ajan tasalla. GTD-menetelmässä voit harjoitella viikoittaisia ​​arviointeja saadaksesi parhaan tuloksen. Tarkistusvaiheen avulla voit tarkentaa ajanhallinnan työnkulkuja ja tunnistaa seuraavat vaiheet.

Tehtävänhallintatyökalut joita saatat käyttää asioiden tekemiseen, automatisoi tarkistusvaiheen. Sovelluksissa, kuten Infinity, Trello, Asana, Todoist jne., On sisäänrakennetut GTD-tarkastelumallit. Nämä mallit tarjoavat kaikki tarkistuspisteet, jotka sinun on käytävä läpi onnistuneen viikoittaisen GTD-työnkulun tarkistamiseksi mille tahansa projektille tai tehtävälle.

Sovellusten avulla voit myös mukauttaa nämä tarkastelupohjat projektisi tarpeisiin. Voit esimerkiksi luoda viikoittaisen tarkastelun sijaan joka toinen kuukausi. Voit luoda tehtäväkommentteja tai alatehtäviä määrittääksesi viikoittaiset pohdintasi ja keskittymisesi seuraavalle viikolle.

Tule tuottavammaksi Getting Things Done -järjestelmän avulla

GTD-menetelmä jakaa koko tehtävänhallintaprosessin viiteen yksinkertaiseen vaiheeseen: Sieppaa, Selvitä, Järjestä, Tarkastele ja Ota mukaan. GTD-järjestelmä ja asioiden tekeminen auttavat sinua käyttämään aivokapasiteettia enemmän tehtävän suorittamiseen kuin tuottamattomia ajatuksia.

Optimaalisen tuottavuuden saavuttamiseksi osaa valita paras sovellus tehtävien hallintaan ottamalla säännöllisesti käyttöön GTD-menetelmä.

Online Tehtävienhallintaopas: 10 vinkkiä oikean sovelluksen valitsemiseen

Jos haluat valita tehtävienhallintasovelluksen hallitsemaan projektejasi tehokkaammin, tässä on joitain huomioitavia asioita!

Lue seuraava

Kirjailijasta