Hyvien sähköpostien kirjoittamisen ymmärtäminen on tärkeä taito, etenkin työhön. Olitpa omistama pieni yritys tai itsenäinen ammatinharjoittaja, käsittelet todennäköisesti lukemattomia sähköposteja joka päivä.
Voit käyttää sähköposteja ensisijaisena viestintätapana muiden yritysten ja asiakkaiden kanssa. Sähköpostin kirjoittaminen saattaa tuntua yksinkertaiselta tehtävältä, mutta ihmiset kärsivät usein väärästä viestinnästä.
Tässä on muutamia vinkkejä, jotka voivat auttaa!
1. Ole tarkka
Sähköpostiviestinnässä sinun on määriteltävä tarkasti sanasi. Yksinkertainen sähköposti, kuten "Tarvitsen tämän huomenna." ei riitä, jos lähetät viestiä työntekijälle.
Vaikka työntekijöidesi tulisi ymmärtää suurin osa sanastasi, miksi otat väärän viestinnän riskin, kun voit olla suoraan sen sijaan?
2. Rakenna sähköposti oikein
Kohderivin optimointi
Sähköpostisi kaikki näkökohdat otsikkorivistä tekstiin tulisi optimoida.
Saat joka päivä lukemattomia sähköposteja, ja jotkut niistä yleensä erottuvat, eikö? Yleensä niillä on optimoitu aiherivi. Sähköpostisi aiherivin tulee olla osuva sähköpostin kokonaisaiheessa.
Kun emme tunnista aiheriviä tai se näyttää merkityksettömältä, poistamme sähköpostin ennen kuin luemme sen. Tämän välttämiseksi varmista, että aiherivi on rakennettu oikein.
Sähköpostin runko
Aloita sähköpostisi tervehdyksellä. On tärkeää olla muodollinen yhteydenpidossa asiakkaiden ja liikekumppaneiden kanssa. On täysin hienoa käyttää epävirallista puhetta tarvittaessa, mutta useimmissa tapauksissa on parempi käyttää virallista puhetta.
Mikä on kysymys tai toiminta, jonka yrität välittää? On hyvä päästä suoraan asiaan tervehdysten jälkeen. Älä epäröi olla suora.
Sulkeminen
Sähköpostisi päättyminen on viimeinen asia, jonka asiakkaasi tai liikekumppanisi lukevat. Tämä voi vaikuttaa siihen, antavatko he vastauksen vai eivät.
Yritä lopettaa sähköposti samalla tavalla kuin tekisit keskustelussa. Sinulla on paremmat mahdollisuudet saada positiivinen vastaus, jos olet ystävällinen, ammattitaitoinen ja selkeä toimintakehotuksellasi.
Liitteen lähettäminen
Jos sinulla on suuri liitetiedosto, jonka haluat lähettää, sinun ei pitäisi tehdä sitä sähköpostitse. Sen sijaan lataa tiedosto tiedostojen jakamispalveluun ja lähetä sen sijaan linkki. Tämä näyttää paljon ammattimaisemmalta.
3. Muokkaa ja oikolukua!
Kun valmistelet sähköpostia, yritä kuvitella, että kaikki yrityksen jäsenet lukevat sen. Sähköpostit luodaan nopeasti, mutta ne voivat jättää pysyvän vaikutelman, joten muista tarkistaa työsi ennen kuin napsautat Lähettää.
On monia ilmaisia verkkotyökaluja, joiden avulla voit varmistaa, että työsi on kirjoitettu hyvin ja kieliopillisesti oikein. Se sisältää lauseen rakenteen, välimerkit, oikeinkirjoituksen jne.
Kielioppi
Kielioppi analysoi kirjoittamasi tekstin ja tarkistaa mahdolliset kieliopilliset virheet. Voit asentaa sen selainlaajennuksena, joten sinulla on pääsy siihen riippumatta siitä, mitä verkkosivustoa käytät.
Esimerkiksi Kielioppi voi tarkistaa kielioppisi kirjoittaessasi sähköpostia Gmailiin tai muihin sähköpostisivustoihin.
Grammarly on saatavana ilmaiseksi, mutta sillä on myös premium-versio. Sen ilmainen versio tekee hyvää työtä havaita perus- ja edistyneet kielioppi- ja välimerkkivirheet, kuten pilkut, ajettavat lauseet, allitaatio, fragmentit jne.
Se tarkistaa myös kirjoitusvirheet, plagioinnin ja kirjoitustyylin. Grammarlyn premium-versio lisää ylimääräisen kosketuksen kaikkeen, mitä ilmainen versio tarjoaa. Ensiluokkainen kielioppi on kuitenkin tarkoitettu enimmäkseen niille, jotka aikovat julkaista artikkeleita.
Liittyvät: Onko kieliopillisen Premium sen arvoinen? Tässä on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää
Hemingway-editori
Hemingway-editori on ilmainen online-työkalu, jonka avulla voit parantaa kirjoitustyyliäsi. Alusta on ihanteellinen lyhyiden kappaleiden, kuten sähköpostien, muokkaamiseen.
Lisäksi Hemingway Editor kannustaa sinua olemaan selkeä ja suora kirjoituksessa, vaikka kirjoitat pitkiä artikkeleita monimutkaisilla lauseilla. Tämän editorin avulla voit arvioida työsi monimutkaisuuden ja luettavuuden.
Tiesitkö, että Microsoft Wordilla on hyvät vedostusvaihtoehdot? Kun avaat Microsoft Word, napsauta Tiedosto> Asetukset> Korjaus. Voit valita automaattisen korjauksen ja oikeinkirjoituksen, jonka haluat Microsoft Wordin tarkistavan.
Lisäksi Microsoft tarjoaa myös Microsoft Editor, selainlaajennus, jonka avulla voit tarkistaa asiakirjoissasi kieliopivirheet, tyylin ja paljon muuta.
Hienoa sähköpostin muokkaamisessa Microsoft Wordissa on, että muokkaus / muotoilu kääntyy erinomaisesti joihinkin sähköpostisovelluksiin / -sivustoihin, kuten Gmail tai Outlook.
Nykyään suosituimmilla sähköpostipalvelujen tarjoajilla on integroidut muokkausvaihtoehdot. Monet heistä tarkistavat myös kieliopivirheet. Muilla kuin Gmaililla Yahoo ja Outlook sisältävät myös muotoiluvaihtoehdot sähköposteille.
Liittyvät: Suosituimmat sähköpostin tarjoajat kuin Gmail ja Yahoo Mail
Opi rakentamaan täydellinen sähköposti
Suurin osa meistä viettää merkittävän osan päivästä sähköpostien kirjoittamiseen ja lukemiseen. Paljon aikaa nämä sähköpostit voivat olla hämmentäviä muille. Edellä mainittujen vinkkien pitäisi auttaa sinua kirjoittamaan ytimekkäitä, selkeitä ja helposti ymmärrettäviä sähköposteja.
Sähköpostisi heijastavat ammattitaitoasi, huomiota yksityiskohtiin ja arvojasi. Muista siis pitää mielessä, miten muut voivat tulkita sähköpostisi sävyä.
Haluatko saada kaiken irti Gmailista? Käytä näitä ilmaisia sovelluksia ja selainlaajennuksia postilaatikon karkottamiseen ja sähköpostikokemuksen parantamiseen.
Lue seuraava
- Tuottavuus
- Kirjoitusvinkkejä
- Sähköpostivinkit
Logan kokeili monia asioita ennen kuin hän rakastui kirjoittamiseen vuonna 2011. MakeUseOf antaa hänelle mahdollisuuden jakaa tietojaan ja tuottaa hyödyllisiä ja tosiseikkoja sisältäviä artikkeleita tuottavuudesta.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme, jossa on teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja erikoistarjouksia!
Tilaa napsauttamalla tätä