Toimiiko edelleen etänä? Kuinka käyttää Google Drivea tiedostojen hallintaan

Työskenteletkö kodin ja toimiston välillä? Monet työntekijät joutuvat hybridityöympäristöön. Jotta voit pysyä tuottavana, on parasta, että sinulla on yksi paikka kaikille tärkeille työtiedostoillesi, asiakirjoillesi ja tiedoillesi. Google Driven avulla tiedostojen hallitseminen on helppoa riippumatta siitä, työskenteletkö pyjamassasi sohvalla vai toimistotilassa.

Google Driven runsas ilmainen pilvitallennustila antaa sinulle pääsyn tiedostoihisi mistä tahansa. Tarvitset vain Google-kirjautumistunnuksen ja Google Drive -sovelluksen tai minkä tahansa selaimen.

Google Driveen pääsyn ottaminen käyttöön kotona ja toimistossa

Mahdollistaa pääsyn tiedostoihisi kautta Google asema on super helppoa. Jokainen Google Driveen lataamasi tiedosto synkronoidaan laitteidesi kanssa, katsotpa tiedostoa mobiililaitteellasi tai työpöydälläsi. Sitten sinun tarvitsee vain kirjautua Google Driveen yleisellä tilillä nähdäksesi tiedostosi.

Jos haluat hyödyntää kaikkea Google Driven tarjoamaa, voit myös käyttää Chrome -selainta.

Tiedoston lataaminen Google Driveen

Voit ladata tiedoston, jonka haluat jakaa laitteillasi Google Driveen, noudattamalla näitä yksinkertaisia ​​ohjeita. Työpöydällä:

1. Siirry Google Driveen.
2. Valitse Uusi näytön vasemmasta yläkulmasta ja sitten Tiedoston lataus.
3. Valitse ladattava tiedosto ja valitse sitten Avata.

Google Driven mobiilisovelluksessa:

1. Etsi tiedosto, jonka haluat ladata Google Driveen.
2. Napauta Jaa ja napauta sitten Google asema.

Kun olet lähettänyt tiedostosi, voit muokata niitä, siirtää niitä, kommentoida niitä ja paljon muuta Google Driven työkalujen avulla. Käytitpä sitten työpöytäselaintasi toimistossa tai mobiilisovellustasi odottaessasi lääkärin vastaanotolla, sinulla on pääsy jokaiseen lataamaasi tiedostoon.

Aiheeseen liittyviä: Tiedostojen lähetysvirheiden ratkaiseminen Google Drivessa

Google Driven jakamisasetukset

Jos tarvitsemasi tiedostot ovat jonkun muun, kuten työnantajasi, omistuksessa, voit käyttää niitä Google Drivessa niin kauan kuin ne on jaettu kanssasi. Jotta voit käyttää Google Drive -tiedostoja, tiedoston omistajan on jaettava jokainen tiedosto Google Driveen liitettyyn sähköpostiosoitteeseen. Sitten sinun pitäisi saada käyttöoikeus tarkastella, kommentoida ja muokata kaikkia toimintoja.

Jos työskentelet organisaatiosi ulkopuolisten tiedostojen parissa, voit myös saada etäyhteyden niihin. Tiedoston omistajan on varmistettava, että tiedosto on asetettu Julkinen ja jaettu kanssasi.

Vinkkejä Google Driven tiedostojen ja kansioiden järjestämiseen

Nyt kun tiedät tiedostojen jakamisen perusteet Google Drivessa, on aika järjestää asema tarpeidesi mukaan. Muutama vankka Google Drive -tiedostojen ja kansioiden järjestelyvinkki voi vähentää tietojen etsimiseen kuluvaa aikaa, jotta voit käyttää enemmän aikaa työhösi.

Aiheeseen liittyviä: Kuinka järjestää Google Drive kuin ammattilainen

1. Tähtien ja kansion värien käyttäminen

Jos käytät usein käyttämiäsi tiedostoja, kuten laskentataulukoita ja viiteasiakirjoja, lisää ne tähdellä merkittyihin tiedostoihisi, jotta niitä on helppo käyttää. Avaa tiedosto, jonka haluat merkitä tähdellä, ja valitse tähti ylävalikkopalkista. Nyt tämä tiedosto on käytettävissä Google Driven vasemmanpuoleisen sivupalkin Tähdelliset -osiossa.

Voit myös värikoodata Google Drive -kansiosi korostaaksesi tärkeitä tiedostoja. Voit esimerkiksi luoda kansioita erityisesti seuraavan kuukauden budjettiraportteja varten tai kansion tiedostoille, jotka tarvitsevat huomiosi tällä viikolla. Sitten värikoodaa ne vastaavasti.

Korosta kansio, jota haluat muuttaa, ja valitse kolmen pisteen valikko ylävalikkoriviltä. Valitse Vaihda väri, valitse väri ja siinä se on. Pienen kansion kuvake vaihtaa väriä välittömästi.

2. Tiedostojen käyttäminen offline -tilassa

Jotta voit todella työskennellä mistä tahansa, tarvitset mahdollisuuden käyttää Google Drive -tiedostojasi offline -tilassa paikoissa, joissa Internet -yhteys puuttuu. Voit tehdä sen käyttämällä Chrome -selainta. Google Driven offline -käytön määrittäminen:

1. Asenna Google -dokumenttien offline -laajennus.
2. Valitse Google Driven sisällä Asetukset.
3. Kun löydät Offline -osion, tarkista Luo, avaa ja muokkaa viimeisimpiä Google Docs-, Sheets- ja Slides -tiedostojasi tällä laitteella offline -tilassa laatikko.
4. Valitse Tehty.

Nyt voit työskennellä tiedostojen sisällä, jotka olet asettanut saataville offline -tilassa riippumatta yhteydestä. Voit valita tiedostoja napsauttamalla tai korostamalla tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja kytkemällä sen sitten päälle Saatavana offline -tilassa. Sinun on tehtävä tämä jokaisen tiedoston kanssa, jonka haluat olevan käytettävissä offline -tilassa.

On tärkeää huomata, että sinun pitäisi sallia offline -käyttö vain yksityisille laitteille tiedostojesi parhaan suojaamiseksi. Esimerkiksi kotipöytätietokoneesi tai virtuaalisen yksityisen verkon (VPN) suojaama työtietokone.

3. Päätyökansion luominen

Toinen loistava tapa varmistaa, että löydät nopeasti työtiedostot, on luoda päätyökansio. Tämä on pääkansio, johon voit tallentaa kaikki alikansiot ja tiedostot nopeasti. Lisäksi se auttaa pitämään työ- ja kotitiedostot erillään.

Uuden kansion luominen Google Driveen:

1. Valitse Uusi.
2. Valita Kansio valikosta.
3. Nimeä kansio. Voit esimerkiksi antaa kansioon nimen "Työ" tai olla luova. Muista vain valita nimi, joka selittää, mitä sisältä löytyy.
4. Valita Luoda.

Toista tämä prosessi pääkansion sisällä luomalla alikansiot kaikille tärkeille tiedostoillesi. Voit parantaa organisaatiota entisestään asettamalla Google Driven luettelonäkymään valitsemalla ruudukon ylävalikkoriviltä. Tämä tekee kansioiden selaamisesta helppoa.

Google Driven avulla on helppo käyttää kaikkia töissä tarvittavia tiedostoja kotona tai toimistossa. Tämä sisältää kaikki Google -dokumentit, Google -taulukot, Google -piirustukset ja Google -diat sekä muita tiedostotyyppejä, kuten Microsoft Wordin tiedostot. Ota siis hybridityösi tuottavuus uudelle tasolle Google Driven avulla.

10 vinkkiä jaettujen tiedostojen hallintaan Google Drivessa

Opitko vielä Google Driven köydet? Tässä on useita vinkkejä, joiden avulla voit hallita tiedostojasi paremmin Google Drivessa.

Lue seuraava

Kirjailijasta