Kuinka käyttää kaikkia parhaita tuottavuustekniikoita Trellossa

Trello on monipuolinen tehtävienhallintasovellus. Sen mukautettujen ominaisuuksien ansiosta voit käyttää sitä minkä tahansa tuottavuusmenetelmän kanssa. Vaikka se on asetettu Kanban -tauluksi, voit asettaa sen haluamallasi tavalla.

Tässä artikkelissa opit käyttämään kaikkia Trellon tunnetuimpia tuottavuusmenetelmiä.

1. Kanbanin hallitus

Kanban -levy on tehokas tapa hallita työnkulkua. Jaat tehtävät kolmeen luetteloon: tehtävät, tehtävät ja valmiit! Valmis -luettelo toimii myös motivaattorina ja näyttää kaiken tähän mennessä tekemäsi.

Tämä asettelu on Trellon oletusasetus, joten se on helppo asentaa. Kun luot uutta luetteloa, valitse Kanban Board -malli. Sen ominaisuudet täydentävät myös tätä strategiaa. Voit napsauttaa ja vetää kortteja luettelojen välillä, värikoodata ne ja seurata edistymistä tarkistuslistojen avulla!

Nämä ominaisuudet ovat kaikki aloittelijaystävällisiä-näet ne korostettuna yllä olevassa kuvakaappauksessa! Jos et ole käyttänyt Trelloa aiemmin ja tarvitset opetusohjelman, tutustu meidän Trello -vinkkejä aloittelijoille aloittaaksesi!

2. Eisenhowerin matriisi

Tämä menetelmä hyvitetään Dwight D. Eisenhower. Se sopii erinomaisesti prioriteettien asettamiseen ja toimii hyvin kaikille, joilla on pitkä ja loputon tehtävälista.

Matriisissa on neljä sektoria. Ensimmäinen on Tee se nyt tehtäviin, jotka sinun on suoritettava nopeasti määräaikojen tai muiden seurausten vuoksi. Toinen on Tee se myöhemmin tehtäviin, jotka eivät ole pakottavia. Kaksi viimeistä ovat Delegoi se tehtäviin, jotka eivät kuulu ohjaushyttiisi, ja Älä tee sitä tehtäviin, jotka eivät ole pakottavia tai tärkeitä.

Nämä sektorit muuttuvat hienosti Trello -luetteloiksi! Jos haluat 2 × 2 -asettelun, voit käyttää a hyödyllinen Trello -laajennus nimeltään List Layouts tai tämä Trello -malli. Trello korostaa lähestyviä määräaikoja sinulle. Näin on helppo kertoa, milloin tehtävästä on siirryttävä Tee se myöhemmin osaksi Tee se nyt. Voit myös lisätä muita henkilöitä hallitukseesi yhteistyökumppaneina. Tällä tavalla tehtävän siirtäminen on yhtä helppoa kuin tehtävän osoittaminen heille Jäsenet vaihtoehto.

3. Ivy Leen menetelmä

Ivy Lee kehottaa rajoittamaan tehtäväluettelosi kuuteen tehtävään. Tämä auttaa sinua välttämään pitkän luettelon hukuttamista tai keskittymisen liiallista levittämistä. Se toimii näin: tee joka päivä kuusi tehtokorttia ja käsittele niitä. Päivän päätteeksi arkistoi valmiit tehtävät. Lisää seuraavana päivänä uusia tehtäviä enintään kuuteen. Ajatuksena on, että lautasellasi ei koskaan ole enempää kuin kuusi tehtävää kerrallaan.

Aiheeseen liittyviä: Trello -levyjen puhdistaminen ja siistiminen: yksinkertaisia ​​vinkkejä

Voit myös lisätä Listarajat, ilmainen ja kätevä Trello Power-Up, joka syttyy, jos lisäät luetteloon enemmän kuin kuusi tehtävää! Voit myös sisällyttää Ajan esto menetelmä. Tämä tarkoittaa päivän jakamista aamun, iltapäivän ja illan luetteloihin ja kuuden tehtävän jakamiseen keskenään.

4. Sammakon syöminen

Mark Twain sanoi kerran: "Syö sammakko ensimmäisenä joka aamu, niin mitään pahempaa ei tapahdu loppupäivän aikana". Tämä käytäntö tehdä pahin asia ensin ei ole täydellinen tekniikka, mutta se parantaa muita menetelmiä!

Sammakon syömistä voidaan käyttää Trellossa kahdella tavalla: etiketillä ja tarralla. Tarra on havaittavampi, joten suosittelemme sitä. Lisää joka päivä haluamaasi sammakotarra yhteen tehtävään, ja se on sammakko! Tee se ensin.

Tarrat ovat vähemmän havaittavia, mutta voit automatisoida ne. Käytä Butler -ominaisuutta, jotta tehtävästä tulee automaattisesti sammakko, jos jätät sen tekemättä liian kauan. Noudata tämän menetelmän alla olevia vaiheita:

Avaa taulun Valikko ja valitse Lisää alivalikko ja napsauta sitten Tunnisteet. Luo "FROG" -merkki. Suosittelemme siihen vihreää väriä. Avaa seuraavaksi Automaatio -valikko ja valitse Säännöt alivalikko.

Luo uusi sääntö seuraavalla tavalla Päivämäärä laukaista: Kun eräpäivä on merkitty keskeneräiseksi kortissa Eräpäivä alle 7 päivää. Huomaa, että voit halutessasi valita eri määrän päiviä. Seuraavaksi kerromme taululle, mitä tehdä, kun se havaitsee tällaisen kortin.

Lisäämme yhteensä kaksi toimintoa. Aloita yhdellä Lisää poista toiminta: lisää vihreä FROG -tarra korttiin, kuten yllä on esitetty.

Lisää seuraava Järjestellä toiminta: Lajittele luettelo otsikon mukaan: FROG nouseva. Tämä saa uhkaavien määräaikojen tehtävät muuttumaan sammakkoiksi ja siirtymään listan kärkeen. Suorita sääntö loppuun, ja se jatkaa tämän ehdon noudattamista, kunnes poistat sen tai poistat sen käytöstä.

5. SMART tavoitteet

SMART Goals on tapa varmistaa, että pystyt todella suorittamaan tehtävät. Se tarkoittaa Serityinen, Mhelpottavaa, Asitova, Rkohtuullista, ja Timely. Se estää sinua luomasta epämääräisiä tavoitteita, jotka jättävät sinut turhautuneeksi. Voit soveltaa tätä filosofiaa Trelloon tallentamalla tarkistuslistan.

Luo kortti ja anna sille nimi "SMART List" tai jotain vastaavaa. Lisää samanniminen tarkistuslista, jossa on kaikki SMART -ehdot.

• Erityinen. [Lisää tiettyjä parametreja]
• Mitattavissa. [Määritä tavoite]
• Toimintakelpoinen. [Kirjoita vaiheet muistiin, aloita jokainen vaihe verbillä]
• Kohtuullinen. [Varmista, että tehtävä voidaan suorittaa kuvatulla tavalla]
• Aikainen. [Aseta määräaika päivämäärät -toiminnolla]

Tallenna kortti ja aseta se sivuun, mutta älä arkistoi sitä. Kun luot tarkistuslistaa tulevaisuudessa, voit valita kopioi kohteet ... pudota pudotusvalikko tuodaksesi SMART -luettelon!

6. Saapuneet -menetelmä

Tämä menetelmä toimii parhaiten sähköpostiohjelmassa, mutta voit soveltaa sitä kaikissa tilanteissa, joissa sinulla on uusia tehtäviä. Tämä menetelmä käyttää neljää luetteloa. Ensimmäinen on Tee nyt, voit suorittaa tehtävät enintään kahdessa minuutissa.

Seuraava lista on Delegoida tehtäviä varten, jotka sinun on luovutettava muille. Jos jaat hallituksen, voit lisätä määritetyn tiimin jäsenen valitsemalla Määritä kortin valikossa. Jos levy on yksityinen, harkitse lisätehon lisäämistä, kuten SendBoardin Trellon sähköposti. Sen avulla voit luoda kortteja suosikki sähköpostiohjelmasi tai lähettää sähköpostia Trellolta!

Tarvitset myös kalenteriluettelon tehtävistä, joihin on liitetty päivämäärä. Voit lisätä yksinkertaisen säännön nopeasti luettelosta! Klikkaa lista asetusvalikko ja valitse Kun kortti lisätään luetteloon ... aloittaaksesi säännön lisäämisen. Valita Järjestellälista toimintotyypiksi ja lajittele eräpäivä, nouseva.

Lopuksi luo Kaikki muu tehtäville, joilla ei ole eräpäivää. Voit käyttää sitä myös resursseihin, malleihin ja projektiideoihin, jotka eivät ole vielä toteutettavissa. Kaikki muu voi olla melko sotkuista, joten määritä pari sääntöä sen järjestämiseksi.

Luo ensin tarra nimeltä "Resurssi". Avaa luettelovalikko ja valitse Luo oma sääntö .... Valitse liipaisin Kun resurssitarra lisätään korttiin ja toimintaa Lajittele luettelo tunnisteella Resurssi nouseva.

Tämä varmistaa, että resurssit, joita haluat käyttää usein, ovat aina päällä. Voit myös luoda mallitunnisteen ja käyttää samaa tapaa pitää mallit poissa näkyvistä luettelon lopussa.

Toinen sääntö sisältää laukaisimen Kun eräpäivä asetetaan kortille luettelossa ”KAIKKI MUUT.” Anna sille toiminta, "Siirrä kortti listan alkuun KALENTERI”. Varmista, että et unohda lisätä aikaherkkää tehtävää kalenteriin.

Paranna tuottavuuttasi Trellossa

Jokaisen tyyli on erilainen, joten kokeile löytää itsellesi sopiva tapa! Voit sekoittaa tyylejä keskenään. Voit esimerkiksi lisätä Frog-Eating- ja Ivy Lee -menetelmän lähes mihin tahansa tyyliin. Voit myös ottaa ajatuksen "Kaikki" -luettelosta ja sisällyttää sen Kanban -hallitukseesi.

Oikealla menetelmällä ja lisävoimilla voit tehdä Trello-levystäsi tuottavuuden voimakkaan!

10 parasta Trello-lisävoimaa työnkulkuun tänään

Jos et ole vielä antanut Trello Power-Upsille laukausta, menetät sen. Nämä ovat lisäosia, jotka voivat tehdä taikuutta taulullesi.

Lue seuraava

Kirjailijasta