6 parasta asiakirjojenhallintaohjelmistoa yrityksille

Jos käytät edelleen fyysisiä tapoja säilyttää tiedostot ja paperi, menetät paljon. Tiedostojen fyysinen tallentaminen vie liikaa tallennustilaa. Tarvitset aina kaappeja, mikä tekee tietyn tiedoston etsimisestä ja seurannasta melko haastavaa.

Vaihtoehtoisesti asiakirjanhallintaohjelmiston avulla voit hallita rajoittamatonta määrää tiedostoja helposti. Lisäksi ne ovat suhteellisen turvallisempia ja joustavampia, mikä helpottaa useiden tiimin jäsenten työskentelyä yhdessä yhden asiakirjan parissa.

Joten selvitetään, mitä asiakirjojen hallintaohjelmistoa voit käyttää tiedostojen hallintaan.

1. Bitrix24

Se on turvallinen alusta henkilökohtaisten ja yhteistyötiedostojen tallentamiseen. Yli 5 miljoonaa käyttäjää luottaa heihin maailmanlaajuisesti ja käyttää tätä ohjelmistoa tiedostojensa hallintaan.

Se tarjoaa kolme erilaista tallennustilaa asiakirjoillesi:

• Minun ajoni: Voit tallentaa henkilökohtaiset tiedostosi tähän.
• Ryhmä -asema: Se on parasta opiskelijoille ja pienyritysten tiimiyhteistyölle.
• Yrityksen asema: Tämä on paras yrityksille, joissa on useita työntekijöitä.

Lisäksi voit valita tallenna asiakirjasi pilveen tai paikan päällä olevaa tallennustilaa tarpeidesi mukaan. Voit myös selata useita tiedostoja kirjoittamalla niiden nimen tai lyhyen kuvauksen niistä. Ne kaikki tallennetaan asiakirjakirjastoon.

Voit myös pitää asiakirjoista pitämällä ne hakutulosten yläosassa, jotta voit käyttää niitä nopeasti. Työkalun avulla voit myös lisätä kommentteja asiakirjoihin ja säilyttää useita asiakirjaversioita muokkaushistorian kanssa. Se helpottaa muutosten seuraamista tulevaisuudessa. Lisäksi voit myös muokata asiakirjaasi eri sovelluksilla.

Turvallisuussyistä Bitrix24 antaa sinun lukita asiakirjasi napsauttamalla lukituspainiketta. Se tekee asiakirjasta muiden ulottumattomissa. Ohjelmistosta on sekä ilmaisia ​​että maksullisia versioita. Voit hankkia sellaisen tarpeidesi perusteella.

2. eFile -kaappi

Olitpa opiskelija, pieni urakoitsija tai suuri yritys, jossa on useita työntekijöitä, voit käyttää ja ylläpitää tietoja ja tiedostoja tällä työkalulla. Sen avulla voit etsiä tiedostoja vain kirjoittamalla niiden nimen hakupalkkiin.

Voit myös saada nopean pääsyn tiettyihin tiedostoihin pitämällä ne salkussa ja automatisoimalla työnkulun tällä ohjelmistolla, koska se tallentaa automaattisesti lataamasi asiakirjat. Se mahdollistaa sekä paikan päällä että pilvipohjaisen tallennuksen.

Lisäksi sinun ei tarvitse säilyttää sen sovellusta kaikissa laitteissasi. Voit käyttää tiedostojasi kaikkialta maailmasta verkkoselaimen avulla. Kuitenkin vain tietyt henkilöt, joilla on salasana, voivat käyttää tietoja turvallisuussyistä. Luvat myönnetään työntekijöille rooliensa perusteella.

Kaikki jakamasi tiedostot on salattu, ja sinun on käytävä ne läpi kaksivaiheinen todennus. Mukavuuden lisäämiseksi voit myös asettaa IP- tai sijaintipohjaisen todennuksen.

Lisäksi jos olet yritys tai yksinyrittäjä, tiedät mielelläni, että tämä ohjelmisto mahdollistaa myös sopimusten allekirjoittamisen. Työn helpottamiseksi voit integroida ohjelmiston kolmansien osapuolten sovelluksiin, kuten DocuSign, Salesforce ja Microsoft Office.

3. Google asema

Yli miljardi aktiivista käyttäjää kuukaudessa ja 6 miljoonaa maksullista käyttäjää, Google on toistaiseksi suosituin tiedostojen tallennusratkaisu. Ihmiset käyttävät sitä henkilökohtaiseen, tiimin ja yrityksen tiedostojen tallennukseen.

Se mahdollistaa saumattoman integroinnin pilvipohjaisiin sovelluksiin. Lisäksi se tukee useita formaatteja, joten voit tallentaa tiedostosi vaihtamatta sen tyyppiä - esimerkiksi PDF, Word ja muut. Asiakirjojen etsiminen Google Drivesta on myös kätevää. Kirjoita vain nimi, ja siinä se on!

Se tarjoaa jaettua tilaa tiimin jäsenille. Tiedot ovat kuitenkin edelleen ulkopuolisten ulottumattomissa sen tietojen menetyksen estämisen (DLP) ansiosta.

Ohjelmiston avulla voit tallentaa asiakirjasi ja luoda, tarkastella ja muokata niitä. Lisäksi, jos muokkaat asiakirjoja tällä työkalulla, se säilyttää tehtyjen muutosten historian. Näin sinun ei tarvitse säilyttää useita tiedoston versioita. Ne on tallennettu yhteen asiakirjaan.

Google Drive tarjoaa kaikille käyttäjilleen maksutonta tallennustilaa jopa 15 Gt. Jos tarvitset enemmän tallennustilaa kuin tämä, sinun on hankittava premium -suunnitelma.

4. Yhtymäkohta

Tämä on toinen loistava, pilvipohjainen tiedostojen jakamistyökalu, jonka avulla voit säilyttää ja järjestää tiedostosi. Yli 130 000 käyttäjää maailmanlaajuisesti luottaa tähän alustaan ​​asiakirjoillaan ja tiedostoillaan.

Voit järjestää asiakirjasi kahdella tavalla tällä ohjelmistolla:

• Sivut: Voit luoda ja muokata sivuja ja keskustella niistä työntekijöidesi kanssa.
• Välilyönnit: Kaikki sivusi on tallennettu tähän. Olipa kyse yksilöistä, tiimin jäsenistä tai muista projekteista.

Tämä työkalu tarjoaa lisäominaisuuksia asiakirjojen etsimiseen ja noutamiseen, yli 75 muokattavaa mallia sekä kommentti- ja muokkausominaisuuksia. Lisäksi jos joku tiimin jäsenistä antaa tehtävän toiselle tiimin jäsenelle, hänelle ilmoitetaan ajoissa tehdyistä toimista.

Lisäksi voit hallita asiakirjojen käyttöoikeuksia ja määrittää, kuka voi käyttää niitä tiimissä. Se on ilmainen enintään 10 käyttäjälle. Kaikille edellä mainituille sinun on ostettava sen premium -versio.

5. SharePoint Online

Kanssa yli 190 miljoonaa ihmistä sillä on pääsy SharePoint Online -ominaisuuksiin, se on Microsoft -työkalu, jonka avulla voit järjestää asiakirjoja, ryhmiä ja työnkulkuja.

Tiedostojen tallentamisen lisäksi voit luoda ja muokata asiakirjoja tällä työkalulla ja käyttää sitä yhteistyössä useiden tiimin jäsenten kanssa. Sen avulla voit päivittää tiedostojen metatiedot nopean haun avulla.

Jos unohdat tiedostonimen tai sinulla on useita tiedostoja, joilla on lähes sama nimi, voit löytää asiakirjan vain kirjoittamalla joitain metatietoihin kirjoitettuja sanoja. Työkalu on saatavana myös mobiilisovelluksille. Sinun on kuitenkin tilattava 5 dollaria kuukaudessa, jotta voit käyttää sitä.

6. Paperin merkkiaine

Toinen asiakirjanhallintaohjelmisto luettelossa on Paper Tracer. Se on tarkoitettu pienille, keskisuurille ja yritystason yrityksille.

Sen avulla voit automatisoida sopimuksesi, digitalisoida asiakirjat ja seurata ja raportoida kaikki tallennetut tiedostot. Lisäksi se on HIPAA-yhteensopiva, mikä tarkoittaa, että se noudattaa tietoturvalakia ja estää tietojen vuotamisen. Se tarjoaa myös sähköisen allekirjoituksen. Siksi se on loistava työkalu terveydenhuollolle, oikeudelle tai muulle yritykselle, joka suorittaa hankkeita sopimusperusteisesti.

Ohjelmisto tarjoaa kokonaisvaltaisia ​​työnkulkuratkaisuja ja pilvipohjaisen toteutuksen. Se on hyvä työkalu pienyrityksille, joissa on enintään 10 työntekijää, ja keskisuurille yrityksille, joilla on vähintään 100 työntekijää.

Valitse asiakirjojen hallintaohjelmisto

Jos tallennat tiedostosi edelleen fyysisesti ja käy läpi kaikki ongelmat, on aika lopettaa.

Luettelossa on useita ohjelmistoja, jotka tarjoavat runsaasti ilmaista tallennustilaa. Aloita näistä ja helpota tiedostojen säilyttämistä, järjestämistä ja hallintaa useiden tiimin jäsenten kanssa.

10 parasta työkalua videokokousten siirtämiseen jaettaviin asiakirjoihin

Transkriptio -sovellusten avulla voit muuntaa ääni- ja videotiedostot tekstiksi, jonka voit jakaa. Tässä on joitain parhaita työkaluja, joita voit käyttää siihen.

Lue seuraava

Kirjailijasta