9 parasta tapaa hallita tiimiäsi Microsoft Teamsissa

Microsoft Teamsin avulla etätyöryhmän jäsenet voivat työskennellä saumattomasti yhdessä ja parantaa tuottavuutta.

Ryhmänjohtajan on kuitenkin valvottava tämän alustan käyttöä estääkseen odottamattomat olosuhteet, kuten tietovuodot ja luvaton käyttö. Ota selvää, miten voit hallita Microsoft Teamsia etätiimeille.

1. Tiimin luominen ja nimeämisstrategia

Kaikkien tärkeimpien sidosryhmien pitäisi pystyä luomaan uusi tiimi Microsoft Teams. Tämän ominaisuuden ei kuitenkaan pitäisi olla kaikkien saatavilla. Rajoita tiimin luomisoikeus järjestelmänvalvojille, ylläpitäjille tai henkilöille, jotka tarvitsevat käyttöoikeuden.

Ellet tiedä tiimin tarkoitusta tai tehtävää, niiden hallinta on vaikeaa. Siksi sinulla on tehokas nimeämiskäytäntö Azure Active Directory -hakemistossa.

Nimeämiskäytäntö viittaa johdonmukaiseen nimeämiseen tai rakenteeseen, jota jokainen joukkue noudattaa. Tämä nimeämistyyli auttaa sinua tuntemaan joukkueen kuvauksen, toiminnon, maantieteellisen alueen, luojan nimen jne.

2. Määritä datan ja viestien elinkaari

Räätälöity tietojen säilyttämispolitiikka on välttämätöntä jokaiselle tiimille. Voit siis tallentaa viestit tietylle ajanjaksolle, ja tekstit katoavat automaattisesti sen jälkeen, kun et tarvitse niitä. Analysoi projektisi ja aseta viestien säilytysaika vastaavasti.

Sinun tulisi soveltaa samaa prosessia tiimitietoihisi määrittämällä elinkaari. Microsoftin mukaan sykli alkaa, kun luot ryhmän ja määrität kanavan. Syklin puolivälissä tiimi tekee aktiivista yhteistyötä. Syklin loppu tarkoittaa, että tiimi on saavuttanut elämänsä lopun suunnitelluista tehtävistä.

3. Säädä ulkoinen käyttö

Microsoft Teamsin oletusasetus sallii muiden organisaatioiden jäsenten käyttää tiedonsiirtotietoja. Sen avulla voit myös järjestää kokouksia ulkopuolisten osapuolten kanssa, jotka käyttävät Teamsia tai Zoomia.

Aiheeseen liittyviä: Paras Zoom -virtuaalitausta kokouksille

Käytä tätä asetusta huolellisesti hallitaksesi, kuka voi käyttää organisaatiotietojasi. Voit lisätä tietyn verkkotunnuksen estolistaan ​​tai poistaa joidenkin verkkotunnusten eston hallitaksesi pääsyä.

Vaikka ulkoinen käyttöoikeus on muille organisaatiosi jäsenille, vieraiden käyttö tarkoittaa sitä, että yrityksesi ulkopuoliset voivat käyttää tiimin tietoja. Jos työsi edellyttää läheistä yhteistyötä asiakkaiden tai kolmansien osapuolten kumppaneiden kanssa, voit ottaa tämän ominaisuuden käyttöön rajoitetusti.

4. Keksi kokous- ja tekstiviestikäytäntö

Microsoft Teams on ammattimaisen viestinnän alusta, ja mitä vähemmän henkilökohtaiseksi se muuttuu, sitä parempi. Luo viestintä- ja tapaamiskäytännöt organisaatiostandardien mukaisesti.

Hallitse tai kiellä tarrojen, GIF -tiedostojen ja meemien käyttö, jotka eivät ole ammattimaisia. Voit myös antaa sisällön luokitusjärjestelmän paikantaa ärsyttävän sisällön.

Voit myös sallia käyttäjien muokata tai poistaa lähetettyjä viestejä, mutta muista, että saatat joutua seuraamaan alkuperäistä viestiä. Teams -kokousten tallennus ja transkriptio ovat myös mahdollisia.

Ota kuitenkin nämä ominaisuudet huomioon yrityksen käytännössä, ja jos päätät suorittaa nämä toimet, ilmoita siitä selvästi kaikille osallistujille. Sinun tulee myös tarjota suora pääsy kokouksiin vain tiimin jäsenille, ja vieraiden tulee liittyä hyväksynnän jälkeen.

5. Säädä kolmannen osapuolen sovellusintegraatioita

Tiimin vetäjänä sinun pitäisi olla tyytyväinen Microsoft Teamsin saumattomasta kolmannen osapuolen integrointiominaisuudesta. Mutta siitä, että kuka tahansa jäsen voi integroida tuetun sovelluksen, voi tulla sinulle huolenaihe. Sinun on pidettävä Microsoft Teams -kanavat puhtaina ja turvassa.

Tätä varten sinun pitäisi sallia vain tietty luettelo kolmansien osapuolten sovelluksista integrointia varten. Voit vierailla Hallinnoi sovellussivua Microsoft Teams -hallintakeskuksesta hallitaksesi Teams -sovelluksia, jotka haluat sallia kollegoillesi. Siellä voit myös muokata kolmannen osapuolen sovelluskokemusta yksittäisille käyttäjille.

6. Tarkasta puhelut ja viestit

Microsoft Teamsin järjestelmänvalvojat voivat tarkistaa ja tarkastella minkä tahansa jäsenen puheluhistoriaa viimeisten 30 päivän ajalta. Voit käyttää henkilön puheluhistoriatietoja, liikennettä, kuulokkeita, verkon laatua jne. Ratkaisemaan heidän kohtaamansa viestintäongelmat.

Aiheeseen liittyviä: Microsoft Teams vs. Työpaikka Facebookista: kumpaa sinun pitäisi käyttää?

Voit myös tarkastella puheluiden laadun kehitystietoja viimeisen 90 päivän ajalta Skype for Business -perinteisessä portaalissa saadaksesi yleiskuvan verkon suorituskyvystä.

7. Aseta sääntö tietojen luokittelulle

Tietojen luokittelu on menetelmä, joka antaa sinulle tärkeitä tietoja tietojen herkkyystasosta. Tämän luokituksen avulla voit tietää arkaluonteisten tietojen sijainnin, sen riskitekijät ja kuinka tiimin jäsenet käyttävät tietoja. Jos haluat tietää nämä tiedot helposti luokittelun avulla, määritä tietojen luokittelujärjestelmä.

Nämä säännöt selittävät selvästi käytettävissä olevat vaihtoehdot loppukäyttäjille. Aseta siis säännöt helposti ymmärrettävällä kielellä. Käytä luokittelusääntöjä kaikkiin Microsoftin joukkueisiin.

Kun luokitusjärjestelmä on käytössä, voit myös luoda ja ottaa käyttöön tietojen häviämisen estämisen (DLP), säilytysmerkinnät jne.

Tiimisi jäsenet tarvitsevat vapauden sisällyttää uusia resursseja, mutta tämä ei saisi vaarantaa tietoturvaa millään hinnalla. Voit tarjota toimivan ratkaisun tähän ongelmaan muokkaamalla Microsoft Teamsin suojausasetukset hankkeen luottamuksellisuustason mukaan.

Tietojen tarkoituksesta riippuen voit jopa lisätä muita rajoituksia, kuten linkkien jakamisen poistamisen käytöstä. Koska Teams on yhtenäinen alusta, joka on integroitu muihin Microsoft 365 -sovelluksiin, sinun on käytävä läpi eri käyttöoikeustasot kokoonpanojen suorittamiseksi useissa hallintakeskuksissa.

Kun hallitset asetuksia, harkitse kunkin ryhmän kriittisyyttä sopivien asetusten keksimiseksi.

9. Kouluta tiimiäsi MS Teamsin käytännöissä

On epätodennäköistä, että yksi tiimin jäsen yksin löytää parhaan tavan hyödyntää Microsoft Teams. Siksi sinun on tehtävä yhteistyötä tutkiaksesi ja kasvaaksesi tämän alustan avulla. Olipa tiimisi käyttämässä Teamsia ensimmäistä kertaa tai siitä on jo jonkin aikaa, säännöllinen harjoitus on hyödyllinen.

Siellä ihmiset voivat jakaa kokemuksiaan Microsoft Teamsista muiden kanssa. He voivat myös puhua kaikista aiemmista ongelmista Teamsin kanssa ja siitä, miten he käsittelevät niitä tehokkaasti. Voit myös merkitä muistiin heidän ehdotuksensa ja toteuttaa toteutettavat ehdot.

Vaivaton tiimiyhteistyö

Työkalujen asianmukainen käyttö on avain minkä tahansa tiimin tai projektin onnistumiseen. Siksi ryhmänjohtajan vastuulla on valvoa sääntöjä, jotka järjestävät tapaa, jolla jäsenet kommunikoivat ja tekevät yhteistyötä.

Yllä olevat vinkit auttavat sinua varmistamaan, että tiimisi käyttää Teams -sovellusta tuottavaan tiimiviestintään.

7 vinkkiä ja työkaluja kommunikoida asiakkaiden ja joukkueiden kanssa reaaliajassa

Olit kokopäivätoiminen tai freelancer, työhön liittyvien asioiden kommunikointi auttaa ylläpitämään työ- ja yksityiselämän tasapainon. Lue lisää!

Lue seuraava

Kirjailijasta