Oikeiden työkalujen käyttö on hyvä askel oikeaan suuntaan. Kuitenkin, kun opit käyttämään eri tapoja käyttää kunkin digitaalisen ratkaisun työkaluja, säästät aikaa ja parannat tuottavuutta.
Tässä artikkelissa keskustelemme kuudesta vähemmän tunnetusta tavasta käyttää Asanaa, mutta ensin:
Mikä tekee Asanasta erityisen?
Asana on tunnettu projektinhallintatyökalu, jonka avulla tiimit voivat työskennellä yhdessä yhtenäisenä yksikkönä auttamalla heitä seuraamaan, koordinoimaan ja organisoimaan työtä. Se on tehokas, koska:
- Se on tehokas työkalu, joka on täynnä hyödyllisiä ominaisuuksia, joita käyttäjät voivat käyttää monenlaisiin tehtäviin.
- Vaikka sen valikoima ominaisuuksia voi aluksi olla pelottavaa, on silti kohtuullisen helppo saada pääsi ympäri.
- Asanassa on sisäinen postilaatikko ja muita ominaisuuksia, joiden avulla käyttäjät voivat kommentoida tehtäviä, jolloin tiimien on helppo kommunikoida saumattomasti.
- Asanan avulla voit luoda massiivisia projekteja nähdäksesi kokonaisuuden. Voit sitten jakaa nämä projektit osiin, tehtäviin ja alitehtäviin, jotta voit suorittaa tiedot ja määrittää ne muille.
- Asanan avulla voit synkronoida ja integroida muita työkaluja tuottavuuden lisäämiseksi.
Joten, mitä eri tapoja hyödyntää näitä ominaisuuksia?
1. Vaihda sisäiset sähköpostit
Sähköpostilla on ollut (ja on edelleen) keskeinen rooli monissa viestintäorganisaatioissa. Vaikka se on loistava työkalu, joka voi silti palvella sinua joissakin tapauksissa, voit harkita strategiaasi uudelleen varmistaaksesi, että et luota liikaa sähköposteihin tutkimalla muita tehokkaampia sisäisen viestinnän vaihtoehtoja.
Ajattele esimerkiksi kaikkia niitä aikoja, jolloin sinusta tuntui, että postilaatikossasi olevien sähköpostien määrä oli ylivoimainen. Lisäksi jotkut näistä sähköpostiviesteistä sisälsivät niin paljon yksittäisiä kysymyksiä/tehtäviä, jotka saivat sinut vaihtaa tarkennusta nopeasti vastaamaan jokaiseen niistä, mikä heikentää tuottavuutta prosessissa. Asana voi olla parempi vaihtoehto.
Voit jakaa usean pisteen 2000 sanan sähköpostit erillisiksi Asana-tehtäviksi. Näin sinä tai kuka tahansa muu voit vaatia tehtävää, työskennellä sen kanssa ja merkitä sen valmiiksi, kun olet valmis, ennen kuin siirryt seuraavaan.
Voit parantaa tuottavuuttasi ja parempaa organisaatiotasi kutsumalla useita työtovereita ottamaan tehtävät vastaan ja asettamaan määräajat prioriteettien asettamiselle.
2. Uuden vuokrauksen aloittaminen
Uuden työntekijän sopeutuminen uuteen työympäristöön ja maksimaalisen tuottavuuden saavuttaminen vie aikaa. He joutuvat usein lukemattomien sähköpostien läpi tutustumaan uuteen ympäristöönsä.
Voit kuitenkin tarkistaa aloitusprosessiasi Asanan avulla, jotta siirtyminen sujuu lyhyessä ajassa.
Luo projekti ja kutsu sitä "[Työntekijän nimi] Aloitusmalli“. Luo seuraavaksi osioita, kuten yrityksen käytännöt, opetusohjelmat, usein kysytyt kysymykset jne. Täytä nyt jokainen osa kaikilla tarvittavilla tiedoilla ja selkeillä ohjeilla, joita uusi työntekijä saattaa tarvita.
Voit myös kutsua muita työpaikkasi kokeneita kollegoita antamaan palautetta ja päivittämään projektisi sen mukaisesti. Kun olet peittänyt kaiken, Tallenna projekti mallina tulevaa käyttöä varten- aina kun sinulla on uusi vuokra.
3. Tiedon jakaminen
Yksi parhaista tavoista varmistaa organisaation kasvu ja menestys on rakentaa vankka perusta, kuten yhteistyö ja tiedon jakaminen luoda yhtenäisiä tiimejä, jotka pyrkivät saavuttamaan yhteisen tavoitteen.
Voit luoda Asana for Education -hankkeen edistääksesi ajatusten, taitojen ja asiantuntemuksen vaihtoa. Tiimin jäsenet voivat käyttää tätä projektia jakamaan oivaltavia artikkeleita, podcasteja, videoita ja muuta asiaankuuluvaa opetusmateriaalia, joista voi olla apua organisaatiossasi.
Jos työpaikalla on monia osastoja, voit liittää ne tiettyyn osioon paremman organisaation varmistamiseksi.
Voit myös merkitä tiettyjä ihmisiä käyttämällä @[nimi] aina kun jaat jotain, mikä on heille vain arvokasta, tai aikaherkkää tietoa varten. Lopuksi kannusta kollegoitasi jakamaan ja tarkistamaan tämän hankkeen resurssit säännöllisesti.
4. Tapahtumasuunnittelu
Tapahtuman suunnittelu on aina kiireistä toimintaa. On paljon liikkuvia osia, jotka sinun on seurattava ja suoritettava. Onneksi niitä on paljon ohjelmisto tapahtumien suunnitteluun voit parantaa tuottavuuttasi.
Vaikka Asana ei ole perinteinen tapahtumanhallintaohjelmisto, olet jo huomannut, että se on melko monipuolinen ja voit käyttää sitä melkein mihin tahansa.
Voit aloittaa luomalla tapahtumallesi projektin ja nimeämällä sen. Jos suunnittelet tapahtumaa muiden ihmisten kanssa, voit kutsua heidät seuraamaan päivityksiä ja työskentelemään tiettyjen tehtävien parissa. Aivan kuten ennenkin, voit jakaa projektisi osiin, kuten budjetti, myynninedistämissuunnitelma ja sisustus, joita käytät lisäämään tiettyjä ja niihin liittyviä tehtäviä.
Voit määrittää kunkin tehtävän tietylle henkilölle, liittää asiaankuuluvia tiedostoja lisätietoja varten ja lisätä eräpäivän.
5. Sisältökalenteri
Asana on erinomainen työkalu blogisi sisällöntuotannon hallintaan ja eräpäivien seuraamiseen.
Aloita käyttämällä Asanan toimituksellista kalenterimallia tai luomalla uusi projekti tyhjästä ja jaa se osioihin, joista haluat kirjoittaa, kuten liiketoiminta, terveys, tuottavuus, tekniikka, jne. Lisää nyt tiettyjä nimikkeitä jokaiseen osioon, määritä ne sisällön kirjoittajille ja määritä eräpäivä.
Vaihtoehtoisesti voit pyytää kirjailijoita esittämään ideansa ja odottamaan hyväksyntääsi, ennen kuin he alkavat käsitellä niitä. Asanan avulla voit myös selventää sisältövaihetta, esimerkiksi laatimatonta, tarkistettavaa, julkaistua jne.
6. Aivoriihi -ideoita
Joukkueen aivoriihi edistää tehokkaasti tiedon jakamista ja luovaa ajattelua. Tarvitset kuitenkin edelleen oikeat työkalut tiimiesi vahvistamiseen.
Voit luoda Asana -aivoriihi -projektin ja antaa pääsyn kaikille osallistujille lisäämällä heidät projektipäälliköiksi. Jos aiot keskustella eri aiheista aivoriihen aikana, voit jakaa projektisi osiin.
Kannusta nyt kaikkia lisäämään mahdollisimman paljon ideoita tehtäviksi. Kun tähän harjoitukseen varattu aika on ohi, voit valita parhaan tai pyytää kaikkia osallistumaan napsauttamalla peukkua ylös tehtävän sisällä, jolla on paras idea.
Asana on tuottavuuden voimanpesä
Nämä ovat vain muutamia ainutlaatuisia tapoja käyttää Asanaa. Voit sisällyttää nämä ideat tuottavuuden parantamiseen tai käyttää niitä inspiraationa Asana -projektien luomiseen.
Vaikka siinä on monia tiimeille suunniteltuja ominaisuuksia, voit käyttää sitä myös henkilökohtaisiin tavoitteisiisi.
Trello on tehokas tehtävienhallintatyökalu, jonka avulla voit nostaa tuottavuuttasi kotona ja töissä. Tässä on joitain luovia tapoja käyttää sitä.
Lue seuraava
- Tuottavuus
- Yhteistyökalut
- Tehtävienhallinta
- Projektinhallinta
Loic on MakeUseOfin freelance -sisällön kirjoittaja ja elinikäinen oppija. Hän on jahtanut intohimoaan kirjoittamiseen vuodesta 2016. Hän nauttii uusien teknisten gadgetien ja ohjelmistojen kokeilemisesta, joiden avulla käyttäjät voivat tulla tuottavammiksi.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi
