Ajanhallinnan parantaminen Outlookin viivästystoiminnon avulla

Joskus sinun on lähetettävä tietoja tai lähetettävä tehtävän päivityksiä sähköpostitse, mutta ajoitus ei ole oikea. Työnkulun sotkemisen ja lykkäämisen sijasta voit käyttää Outlookin viivästettyä toimitusominaisuutta ja olla fiksu tulostesi suhteen.

Mikä on Outlookin viivästynyt toimitus?

Outlookin Delay Delivery -toiminnon avulla voit päättää, milloin haluat lähettää tietyn sähköpostin vastaanottajille sen sijaan, että lähetät sen heti. Se on hyödyllinen työkalu, joka voi antaa sinulle mielenrauhan tinkimättä aikataulustasi.

Voit käyttää Delay Deliver -toimintoa seuraavasti:

1. Klikkaus uusi sähköposti.
2. Kun olet kirjoittanut sähköpostisi ja syöttänyt vastaanottajat, siirry kohtaan Asetukset välilehti.
3. Klikkaus Toimituksen viivästyminen.
4. Alla Toimitusvaihtoehdot, napsauta sen vieressä olevaa valintaruutua Älä toimita ennen.
5. Valitse Aika ja Päivämäärä että haluat sähköpostisi lähetettävän.
6. Klikkaus kiinni.
7. Napsauta sähköpostissa Lähettää.

Napsautuksesta huolimatta Lähettää, sähköpostisi lähetetään ennen määrittämääsi aikaan ja päivämäärää. Katsotaanpa nyt, miksi haluat käyttää sitä.

Kahden minuutin tehtävän sääntö

Kahden minuutin tehtäväsääntö sanoo, että jos esityslistallasi on tehtävä, jonka suorittaminen kestää vain kaksi minuuttia, sinun on tehtävä se nyt sen sijaan, että laitat sen tehtäväluetteloosi. Se on nopea ja helppo priorisointityökalu, mutta se ei ota huomioon sitä, mitä tapahtuu seuraavaksi.

Jos kahden minuutin tehtävä on sähköpostiviesti, joka sinun on lähetettävä, saatat saada tästä vastauksia, joita sinulla ei ole aikaa seurata, ja tämä päätyy joka tapauksessa tehtäväluetteloosi. Voit välttää tämän käyttämällä viivästettyä toimitusta tehtävän suorittamiseen ja lähettämällä sen, kun tiedät, että työpäivässäsi on tilaa vastata kaikkiin vastauksiin.

Aiheeseen liittyviä:Tehtävälistan optimointi tehokkaammaksi

Voit jopa valita vieressä olevan valintaruudun Käytä äänestyspainikkeita päällä Toimitus viivästyyominaisuudet ikkuna, jos haluat yksinkertaisia ​​vastauksia kollegoiltasi, kuten Avoi, eri mieltä, ehkä.

Ilmoitusten lähettäminen

Sinun on ehkä tehtävä ilmoitus sähköpostitse, joka on lähetettävä tiettynä ajankohtana. Ehkä odotat tiettyä päivämäärää tai määräaikaa, ja sinä aikana olet poissa toimistolta tai lomalla.

Sen sijaan, että tuhlaisit aikaa saadaksesi kollegasi lähettämään sen puolestasi tai lähettämään sen valmiiksi, viivästynyt toimitus voi tehdä sen puolestasi ilman sisäänkirjautumista. Sitten kun palaat toimistoon, kaikki ovat jo vauhtia. Päällä Viivästyneet toimitusominaisuudet, saat myös mahdollisuuden valita Merkitys avattavasta luettelosta, jossa on vaihtoehto Korkea matalaja Normaali.

Aiheeseen liittyviä: Pura ja lataa useita sähköpostin liitteitä joukkona

Vasteajan hallinta

Asioiden saaminen nopeasti ja tehokkaasti on osoitus taidoistasi; Valitettavasti johtajat ja työtoverit käyttävät usein tätä hyväkseen lähettämällä lisää työtä. Jos et halua muuttaa työskentelytapasi, voit viivyttää sähköpostiasi hallitaksesi muiden odotuksia saatavuudestasi.

Vaihtoehtoisesti, jos sinun on lähetettävä useita päivityksiä projektista, voit napsauttaa valintaruutu vieressä Vanhenee sen jälkeen, joka ylittää viestin otsikon, kun viimeinen voimassaolopäivä on kulunut. Tämä kertoo sinulle ja työtovereillesi, että tämä sähköposti ei ole enää relevantti, ja voit poistaa tarpeen mukaan.

Aiheeseen liittyviä: Itsehallintaosaamista henkilökohtaisen ja työelämän tuottavuuden hankkimiseksi

Viive hallita aikaa paremmin

Hyvän ajanhallinnan harjoittaminen tarkoittaa toisinaan päivitysten ja vastausten viivästymistä, jotta pääset kiireen eteen ja voi viedä sinut reaktiivisesta työstä proaktiivisuuteen.

Pohjimmiltaan viivästetyn toimituksen käyttäminen Outlookissa antaa sinun hallita reagointiasi ja pitää sinut rauhallisena tietäessäsi, että tehtävä on suoritettu.

Lähetetyn sähköpostin palauttaminen Outlookissa

Oletko koskaan painanut Lähetä ja katunut sitä hetken kuluttua? Olemme kaikki olleet siellä toivoen, että voisimme peruuttaa lähetyksen. Näytämme sinulle, kuinka voit palauttaa sähköpostin Outlookissa tai viivyttää lähettämistä Gmailissa.

Lue seuraava

Kirjailijasta