Google-dokumenttien tai Driven offline-käyttö PC: llä ja mobiililaitteella

Mainos

Jos pilvipohjaisissa palveluissa ja sovelluksissa on yksi haittapuoli, sinun on aina oltava verkossa käyttääksesi niitä. Jos Internet katkeaa tai jos olet matkoilla, työsi pysähtyy.

Onneksi Google Docs, joka nyt tunnetaan paremmin nimellä Google Drive, kattaa tämän. Voit ottaa palvelun offline-tilaan ja käyttää ja muokata tiedostojasi myös ilman Internet-yhteyttä.

Mikä parasta, voit tehdä sen käytännössä millä tahansa alustalla tai laitteella. Tässä oppaassa tarkastellaan, kuinka se otetaan käyttöön ja miten se toimii kaikkialla, missä käytät Google Drivea.

Työpöydällä selaimessa

Tarvitset Chrome-selaimen, jotta voit käyttää Google Drivea offline-tilassa työpöydällä. Tämä on saatavana Windowsille, Macille ja Linuxille, ja se toimii samalla tavalla jokaisella alustalla. Päällä selaimet, joita ei tueta, asetukset offline-käytön aktivoimiseksi puuttuvat.

Aloitaksesi tarvitset Driven Chrome-verkkosovellus asennettu Chromeen. Se on Chromen oletusvaihtoehto, mutta jos tarvitset sitä, sinua kehotetaan asentamaan se ennen kuin jatkat.

Aktivoi offline-tila Google Drivessa

Kirjaudu tilillesi Google Drivessa, drive.google.com. Klikkaa asetukset -kuvaketta (hammasratas) näytön oikeaan yläkulmaan ja valitse asetukset.

Tarkista avautuvasta ikkunasta Synkronoi Google-dokumentit… -vaihtoehto osiossa Offline-tilassa. Tiedostojesi lataaminen tietokoneellesi alkaa. Näitä ovat Docs, Sheets, Slides ja Drawings.

Aktivoi offline-tila Google-dokumenteissa

Siirry Google-dokumentteihin - docs.google.com - ja kirjaudu sisään. Napsauta hampurilaisvalikkokuvaketta näytön vasemmassa yläkulmassa ja valitse asetukset.

Alla Offline-synkronointi klikkaus Kiihottua. Uusi välilehti avautuu, ja siinä on ohjeet Chrome-verkkosovelluksen asentamiseen tarvittaessa ja vahvistamiseksi, että haluat ottaa offline-käytön käyttöön.

Tiedostojen muokkaaminen

Tiedostojesi lataaminen ja myös Docs-sovellusten kopioiden välimuisti vievät muutaman minuutin. Älä katkaise Internet-yhteyttä liian nopeasti, muuten et voi käyttää niitä. Varmistaaksesi, että tarvitsemasi tiedosto on käytettävissä offline-tilassa, avaa se ja sulje se sitten uudelleen.

Kun olet offline-tilassa, avaa Google Drive tai Google Docs selaimessasi siirtymällä samaan URL-osoitteeseen, jota käytät online-tilassa. Kaikki tiedostosi näkyvät tavalliseen tapaan, mutta ne, jotka eivät ole käytettävissä offline-tilassa, näkyvät harmaina.

Avaa tiedosto kaksoisnapsauttamalla. Näet harmaan Offline-kuvakkeen tiedostonimen vieressä.

Muutokset tallennetaan automaattisesti, kun muokkaat asiakirjaa. Kun palaat online-tilaan, ne synkronoidaan takaisin tiliisi. Kaikki tiedostot, joita on muokattu paikallisesti, mutta joita ei ole vielä synkronoitu, näkyvät lihavoituina asiakirjaluettelossasi.

Voit myös luoda uusia asiakirjoja offline-tilassa. Nämä ladataan tilillesi, kun seuraavan kerran olet verkossa.

Työpöydällä Drive-sovelluksen avulla

Toinen tapa käyttää Google-dokumentteja offline-tilassa on oma Google Drive -sovellus. Tämä on saatavilla pöytätietokoneille Windowsille ja Macille sekä Androidille ja iOS: lle mobiililaitteille.

Oletuksena Drive-työpöytäsovellus lataa Drive-tilisi koko sisällön tietokoneellesi. Se on samanlainen kuin Dropboxin kaltaiset työpöytäpilviasiakkaat. Jos haluat ladata vain tietyt kansiot, siirry osoitteeseen Asetukset > Synkronointiasetukset sovelluksen sisällä.

Kun se on asennettu, voit käyttää kaikkia Drive-tiedostojasi – ei vain asiakirjoja – Windowsin Explorer-ikkunan tai Macin Finderin kautta.

Voit muokata mitä tahansa Drive-sovelluksen kautta ladattua tiedostoa. Google Docs -tiedostot, jotka on tallennettu .gdoc, .gsheet jne. muodossa, niitä muokataan Chromessa.

Sinun on kaksoisnapsautettava tiedostoa avataksesi sen, joten sinun on määritettävä Chrome oletusselaimeksi: tiedostoa ei voi käyttää, jos se avautuu toisessa selaimessa. Sinun on myös aktivoitava offline-ominaisuus itse Drive-verkkosovelluksessa, kuten yllä kuvasimme.

Muut tiedostot avautuvat valitsemassasi paikallisessa sovelluksessa – Excel-laskentataulukot Officessa, kuvat Photoshopissa ja niin edelleen.

Muokkaa näitä ja tallenna muutokset normaalisti. Ne synkronoidaan pilvitiliisi, kun seuraavan kerran muodostat yhteyden Internetiin.

Drive-sovellus on luultavasti kätevin vaihtoehto, jos käytät palvelua ensisijaisesti yhdellä tietokoneella. Siihen liittyy haittaa, että joudut tallentamaan useita gigatavuja tietoa paikallisesti, joten se ei ole ihanteellinen useille koneille.

Chromebookilla

Vastoin yleistä luuloa, Chromebookit toimivat offline-tilassa Chromebookit eivät toimi offline-tilassa? Myyttien kumoaminenYksi suurimmista Googlen Chromebookeihin kohdistetusta kritiikistä on se, että ne ovat vain verkossa toimivia koneita – ei siis Internetiä, turhaa. Kuinka totta tämä väite on? Lue lisää erilaisiin toimintoihin. Tämä sisältää Docsin käytön offline-tilassa.

Asennusprosessi on täsmälleen sama kuin Chromen käyttö Windowsissa, Macissa tai Linuxissa. Avaa Drive- tai Docs-sovellus ladataksesi vastaava sivusto Chrome-selaimeen ja aktivoi sitten offline-ominaisuus samalla tavalla kuin muilla alustoilla.

Google Apps at Workissa

Google-dokumenttien offline-käyttö voidaan ottaa käyttöön myös Google Apps for Businessissa. Ominaisuus ei kuitenkaan ole yksittäisten käyttäjien käytettävissä, ja se vaatii järjestelmänvalvojan aktivoimiseksi. Kuten aina, käyttäjien on käytettävä Chromea.

Kirjaudu Google-hallintakonsoliin ja siirry osoitteeseen Sovellukset > Google Apps > Drive > Tietojen käyttö. Valitse ruutu Salli käyttäjien ottaa offline-asiakirjat käyttöön jonka jälkeen Tallentaa.

Näitä asetuksia sovelletaan koko organisaatioon. Google Apps Unlimited- tai Google Apps for Education -tileillä voit rajoittaa offline-käyttöä yksittäisiin käyttäjiin tai ryhmiin turvallisuussyistä.

Mobiililaitteella

The Google-sovellukset iOS: lle ja Androidille Kuinka aloittaa Google-dokumenttien käyttö mobiililaitteissaGoogle Docs on korvaamaton työkalu, kun olet tien päällä. Tässä on opas Google-dokumenttien käyttämiseen mobiililaitteissa. Lue lisää tarjota offline-tukea älypuhelinten ja tablettien käyttäjille. Windows-tableteissa sinun tulee käyttää yllä kuvattuja Chromen työpöytämenetelmiä. Windows Phonelle ei ole tukea. Kolmannen osapuolen sovellus GDocs tarjoaa offline-katselun Windows Phonessa, mutta ei muokkausta.

Käytä Docsia offline-tilassa iOS: ssä ja Androidissa

iPhonen ja iPadin sovellukset sekä Android-laitteet toimivat samalla tavalla. Niissä ei ole kaikkea kattavaa "offline"-asetusta, mutta sen sijaan sinun on asetettava sisältösi saataville offline-tilassa tiedostokohtaisesti.

On olemassa kolme erilaista tapaa saavuttaa tämä. Napauta sovelluksen päänäytössä valitsemasi tiedoston alla olevaa "kolme pistettä" -valikkopainiketta ja valitse Pidä offline-tilassa.

Vaihtoehtoisesti voit valita tiedoston ollessa auki Pidä offline-tilassa valikosta. Tai valitse Yksityiskohdat ja valitse sieltä sama vaihtoehto. Kaikissa tapauksissa, poista vain offline-version poistaminen laitteestasi.

Kun valitset sen, tiedosto ladataan. Kun prosessi on valmis, saat ilmoituksen.

Pyyhkäise sisäänpäin näytön vasemmasta reunasta ja valitse Offline-tilassa vaihtoehdoista näyttääksesi vain offline-tilassa käytettävissä olevat tiedostot.

Kaikki tekemäsi muokkaukset tallennetaan automaattisesti, ja muutokset synkronoidaan tiliisi, kun laitteesi muodostaa seuraavan kerran yhteyden Internetiin.

Vältä ongelmia, kun työskentelet offline-tilassa

Sinun tulee ottaa huomioon muutamia ongelmia, kun työskentelet Google-dokumenttien kanssa offline-tilassa.

• Synkronointiongelmat. Kaksi Google Driven tärkeintä etua on se, että voit käyttää tiedostojasi millä tahansa laitteella ja että on helppo työskennellä dokumenttien parissa muiden käyttäjien kanssa. Muista, että kun muokkaat asiakirjaa offline-tilassa, muutokset eivät ole heti saatavilla toisessa selaimessa tai toiselle käyttäjälle. Jos synkronoit offline-muokkaukset sen jälkeen, kun asiakirjaa on muokattu muualla, tiedoston kaksi versiota yhdistetään. Sekaannusten välttämiseksi sinun tulee ilmoittaa kaikille yhteiskäyttäjille, kun siirrät tiedoston offline-tilaan, jotta he eivät voi käsitellä sitä itse.
• Offline-laskentataulukkoyhteensopivuus. Ennen joulukuuta 2013 Google Sheetsissa luotuja laskentataulukoita ei voi muokata, ja niitä voi käyttää vain luku -tilassa. Kopioi ja liitä sisältö uuteen asiakirjaan, jos sinun on muokattava vanhempaa laskentataulukkoa.
• Rajoitettu toiminnallisuus. Kun otat Google Docsin offline-tilaan työpöydällä, se muuttuu hieman enemmän kuin perustekstieditoriksi. Saat perusmuotoiluvaihtoehdot, mutta monet yleiset ominaisuudet poistetaan. Näitä ovat oikeinkirjoituksen tarkistus, kuvien lisääminen ja käyttää kaikkia asentamiasi lisäosia Paranna Google-palveluita näillä viidellä lisäosallaUseimmat meistä käyttävät vähintään yhtä Google-palvelua päivittäin – yleensä paljon useampaa kuin yhtä. Haku, Gmail, Reader, Kalenteri, Drive, Play, YouTube…. tämä on vain osa palveluistamme... Lue lisää . Tämä on vähemmän ongelma mobiililaitteissa, joissa sovellusten ominaisuudet ovat jo kevyempiä.

Offline-tilassa työskentely on kompromissi

Google-dokumenttien ottaminen offline-tilaan ei anna sinulle täyden päälle MS Officen korvaaja, tai mikä tahansa muu perinteinen työpöytätoimistopaketti. Saat parhaan hyödyn palvelusta käyttämällä sitä verkossa aina, kun sinulla on Internet-yhteys.

Mutta niin kauan kuin olet tietoinen rajoituksista ja muutamista mahdollisista sudenkuopat, toiminnallisuus on uskomattoman hyödyllinen. Sen avulla voit jatkaa työskentelyä missä oletkin turvassa tietosi siitä, että tietosi ovat turvassa, ja ne synkronoidaan saumattomasti, kun yhteys palautuu. Koska ominaisuus ei ole käytössä, suosittelemme sen aktivoimista nyt, vaikka et uskoisi tarvitsevasi sitä niin usein.

Ja muista, että Google-dokumenttien tapaan on monia muitakin erinomaiset tuottavuussovellukset, jotka toimivat offline-tilassa 10 tappavaa tuottavuussovellusta, jotka toimivat offline-tilassaYhteysongelmat voivat kohdata milloin tahansa. Nämä offline-sovellukset auttavat sinua pysymään tuottavana, kun et ole verkossa. Lue lisää .