Mainos
Jos pidät kokouksia ilman esityslistoja tai pidät pöytäkirjaa tavallisista vanhoista Word-asiakirjoista, kokoukset ja pöytäkirjaraportit eivät todennäköisesti ole niin hyödyllisiä kuin voisivat olla. Vaikka useimmat meistä eivät odota kokouksiin osallistumista, siellä on kuitenkin mahtavia online-työkalut Yli 10 erinomaista verkkotyökalua ryhmäkoordinointiin ja kokouksiinKuinka hallitset maantieteellisesti hajallaan olevaa ryhmää? Kuinka koordinoit kansainväliset aikavyöhykkeet? Internetin kautta työskentelyn käsite on alkanut hiipiä arjen työpaikoille,... Lue lisää jotka voivat auttaa tekemään kokouksista tuottavampia ja vähemmän aikaa vieviä niille, jotka suunnittelevat ja helpottavat niitä.
Törmäsin äskettäin huippuluokan online-kokousten hallintaverkkosovellukseen nimeltä yaM (joka tarkoittaa Yet Another Meeting). yaM on kuin virtuaaliassistentti ammattimaisen näköisten esityslistojen ja minuuttiraporttien tuottamiseen, mutta tarjoaa myös työkaluja, jotka auttavat tapaamisessa osallistujat ideoivat ideoita, tekevät tuote- ja kustannusanalyysejä ja integroivat verkkopilvitileihin, kuten Dropboxiin, Google-kalenteriin ja Evernote.
yaM: ää voidaan käyttää molempien kanssa online-kokoustilat Online-kokousopas: Ohjelmisto ja strategiaNykyaikaiset videoneuvottelupalvelut ovat helppokäyttöisiä ja saatavilla lähes kaikille, joilla on tietokone tai älypuhelin. Mahdollisuus pitää yhteyttä ja tavata ihmisiä verkossa tarkoittaa, että maantieteellinen sijainti ei enää rajoita meitä. Lue lisää Kuten Google Hangouts Vinkkejä tehokkaiden kokousten suunnitteluun ja pitämiseen Google Hangoutsin avullaNykypäivän Internet-tekniikalla online-kokousten pitäminen voi olla sekä tehokasta että kustannustehokasta, varsinkin jos suunnittelet ne etukäteen ja käytät aikaa säästäviä työkaluja. Parin viime kuukauden ajan olen osallistunut verkkotapaamisiin... Lue lisää , tai perinteisissä offline-asetuksissa. Verkkosovelluksena se on samanlainen kuin Samaa mieltä Agreedo: Kirjoita ja hallinnoi yrityksesi kokouspöytäkirjoja ilmaiseksi verkossaOlen jo usean viikon ajan etsinyt helppokäyttöistä verkkosivustoa tai sovellusta, jonka avulla voisin säilyttää ja tallentaa kokouspöytäkirjoja. Perinteinen tekstiasiakirjan lähestymistapa ei ole enää tuottava... Lue lisää , mutta se on paljon edistyneempi ilman monimutkaista.
Agendojen luominen
Kun olet rekisteröinyt tilin yaM: lle, voit aloittaa heti seuraavan kokouksen esityslistan laatimisen. Lisäät vain työtilan vasempaan reunaan esityslistan kohteet, ajan keston ja kyseisestä kohdasta vastaavan henkilön nimen.
Voit helposti nimetä esityslistan kohtia, mutta osallistujien on rekisteröitävä tili yaM: iin, johon voit lähettää kutsun työtilasta käsin. Rekisteröityneiden osallistujien ansiosta yaM on paljon yhteistyökykyisempi tapaamisten hallintatyökalu, koska jokainen osallistuja voi samanaikaisesti lisätä muistiinpanoja työtilaan kokouksen aikana. Vaikka on tehokkaampaa, että yksi henkilö on määrätty minuuttivaraajaksi, yaM: ssä on muita hyödyllisiä työkaluja, jotka tekevät siitä loistavan yhteistyön.
Kun esityslistasi on luotu, voit tulostaa tai jakaa sen kokouksen osallistujille. Jokainen rekisteröitynyt osallistuja saa sähköpostitse kokousraportin, joka sisältää tietysti medialogistiikan, esityslistan kohdat ja linkin online-yaM-työtilaan. Mikä parasta, levittämäsi esityslistasi on ammattimaisesti muotoiltu ja helppolukuinen. Esityslistan kohtia voidaan myös kopioida ja lisätä uuteen kokoukseen. Olisi kuitenkin vielä parempi, jos kehittäjät voisivat luoda tavanomaisia esityslistan kohtia, jotka ovat automaattisesti osa jokaista uutta kokousta.
Minuutin otto
Muistiinpanojen ja toimintokohteiden lisääminen yaM: iin on yhtä helppoa kuin esityslistan luominen. Pöytäkirja koostuu neljästä sisällöstä: muistiinpanoista, toimintokohteista, liitetiedostoista ja reaaliaikaisista yhteistyötyökaluista.
Tapa, jolla yaM on määritetty, voisi auttaa kokouksen osallistujia pysymään keskittyneinä, varsinkin jos kaikilla on työtila auki tietokoneella kokouksen aikana. Minuutinlukija voi helposti lisätä toimintokohteen, jossa on eräpäivä ja vastuuhenkilön nimi. Kummallista kuitenkin, että vain yksi henkilö voi olla vastuussa kustakin toimintokohdasta.
YaM loistaa myös sen sisäänrakennettujen yhteistyötyökalujen kokoelmassa, jonka avulla jäsenet voivat tehdä Pro/Con-analyysiä, tuoteanalyysiä, pohtia ideoita tai äänestää tärkeistä päätöksistä. Siellä on myös työkalu niin sanotulle SWAT-analyysille, joka sisältää keskustelun ja kirjaamisen tietyn projektin, idean tai päätöksen vahvuuksista, heikkouksista, mahdollisuuksista ja uhista.
Tulet huomaamaan, että nämä yhteistyö- ja kokoushallintatyökalut voivat olla erittäin hyödyllisiä pitämään osallistujat sitoutuneina ja mahdollisesti auttamaan heitä tekemään parempia analyyseja ja päätöksiä. Voit myös tulostaa tai sähköpostitse yksittäisten yhteistyötyökalujen sisällön osallistujille kokouksen aikana. (Huomaa: ideoita muille online-yhteistyötyökaluille ovat arvosteltu täällä 6 parasta ilmaista online-kokoustyökalua yhteistyöhön tiimisi kanssaPienet tiimit eivät tarvitse kalliita yrityssovelluksia yhteistyöhön. Tässä on kuusi upeaa työkalua, joilla voit hallita tiimisi tietoja, viestintää ja muuta. Ilmaiseksi. Lue lisää ).
Kuten esityslistoissa, yaM-minuuttiraportit voidaan myös tulostaa tai lähettää sähköpostitse. Pöytäkirjat on muotoiltu niin hyvin, että kokouksen osallistujilla ei ole mitään tekosyytä olla tarkistamatta niitä. Esityslistat ja pöytäkirjat arkistoidaan myös yaM: iin, joten osallistujat voivat kirjautua tililleen ja tarkastella niitä milloin tahansa.
Muut työkalut
yaM sisältää lisätyökaluja ajan seurantaan kokousten aikana ja kokouspäivien asettamiseen sisäänrakennettu kalenteri (joka integroituu Google-kalenterin, Exchangen ja Outlook/iCal-syötteiden kanssa) ja osoitekirja.
YaM: n kehittäjät ovat sisällyttäneet verkkosovellukseensa useita hyödyllisiä ominaisuuksia, mutta he ovat antaneet erityisiä kiinnitä huomiota siihen, että käyttöliittymä on käytettävissä ja helppo oppia muutamassa minuutissa rekisteröinnin jälkeen tili.
yaM: llä on ilmainen perustili, joka sisältää kaikki ydinominaisuudet, ja mahdollisuuden pitää jopa 10 kokousta kuukaudessa, jopa viisi osallistujaa kokousta kohden. Premium-tili mahdollistaa rajoittamattoman määrän kokouksia ja osallistujia, mukautettavan käyttöliittymän ja SSL-salauksen.
yaM asettaa mielestäni standardin online-kokousten hallintatyökaluille. Mutta kerro meille mitä mieltä olet tästä verkkosovelluksesta. Onko muita ominaisuuksia, joita haluaisit nähdä lisättävän?
Bakari on freelance-kirjoittaja ja valokuvaaja. Hän on pitkäaikainen Mac-käyttäjä, jazzmusiikin fani ja perheenisä.
