Sinulle on siis tarjottu uutta työpaikkaa ja olet innoissasi aloittaessasi. Ennen kuin voit tehdä sen, sinun on kuitenkin lopetettava nykyinen työsi ja luovutettuasi työsi erokirje, tähän sisältyy luovutuksen suorittaminen lopulta korvautuvalle henkilölle sinä.
Tehokas luovutuksen suorittaminen vaatii paljon organisointia ja sen ymmärtämistä, mitä kollegoiden tulee tietää. Katsotaanpa, kuinka voit helpottaa tätä prosessia kaikille osapuolille, jotta voit keskittyä uuden yrityksesi aloittamiseen.
Luo luovutuksen tarkistuslista
Poistumishaastattelujen ja hyvästien välillä on helppo unohtaa kaikki, mitä sinun on tehtävä ennen työstäsi lähtemistä. Tästä syystä vankka luovutuksen tarkistuslista on hyvä käytäntö ja pitää sinut tilivelvollisena.
Tarkistuslistan tulee sisältää kaikki, mitä roolissasi olevan uuden henkilön ja esimiehesi tarvitsee tietää, joten sinun tulee aloittaa näiden tietojen kerääminen mahdollisimman pian:
- Päivittäiset velvollisuutesi
- Tietoja tietyistä ohjelmistoista ja prosesseista
- Tärkeitä asiakirjoja
- Kaikki asiakasluettelot, jotka on luovutettava
- Keskeiset kontaktit yrityksen sisällä ja ulkopuolella
- Keskeiset henkilöstötiedot (jos olet esimies)
- Kaikki projektit, jotka kaipaavat viimeistelyä tai delegointia
- Kenen on saatava luovutus ja kaikki tarvitsemasi tiedot
Aiheeseen liittyvä: Kuinka Padlet voi tehdä suunnittelusta ja yhteistyöstä helpompaa
Voit luoda tarkistuslistan Wordin tai Excelin malleilla tai valita sovelluksia, kuten Todoist ja Melo luodaksesi erillisen tehtäväluettelon. Tärkeintä on, että sinulla on kaikki tiedot kirjoitettuna jonnekin, johon voit luotettavasti viitata tarvittaessa.
Selkeä aikajana
Tavanomainen irtisanomisaika on noin 4 viikkoa, ja tämä tulee huomioida luovutusta suunnitellessasi. Riippuen nykyisen työsi luonteesta, sinun pitäisi odottaa vähentäväsi työtaakkaasi vähitellen työskennellessäsi viimeistä päivää kohti.
Padletissa on erinomainen aikajanamalli, jota voit käyttää, jos tarvitset jotain visuaalista, ja jonka avulla voit suunnitella irtisanomisajan. Ensisijaisena tavoitteena tulisi olla lähdön ilmoittaminen asiaankuuluville henkilöille (kuten asiakkaille, kollegoille ja ulkopuolisille yhteystiedot), tunnistaa projektit, jotka voit delegoida, ja kommunikoida esimiehesi kanssa kaikista tarvittavista toimenpiteistä seurasi.
Aiheeseen liittyvä: To-Do Listaa sovelluksia tehtävien priorisointia ja hallintaa varten
Tavoitteena on käsitellä kiireellisimmät ja eniten aikaa vievät tehtävät ensin, jotta et joudu kiirehtimään viimeisellä viikolla. Sitä vastoin aikajanasi lopussa tulisi tinkiä pääasiassa hallinnollisista tehtävistä ja muutamasta pienestä löysästä päästä, jotka vaativat sitomisen.
Kirjoita ammattimainen luovutusraportti
Vaikka sinulla on todennäköisesti luovutuskokous esimiehesi kanssa, on hyvä käytäntö kirjoittaa luovutusraportti sujuvan siirtymisen varmistamiseksi. Asiakirjan on oltava ymmärrettävä, täsmällinen, ytimekäs ja luettava kuin ohjekirja, joka virtaa.
Microsoft Word on loistava paikka aloittaa, koska se on käytettävissä kaikilla alustoilla ja integroituu saumattomasti muihin sovelluksiin. Word tarjoaa lukuisia malleja, joihin pääset käsiksi Koti sivua napsauttamalla Lisää malleja hakupalkin yläpuolella tai voit aloittaa kohdasta a Tyhjä asiakirja. Vaihtoehtoisesti voit mennä osoitteeseen Näytä > Jäsennys järjestääksesi raportin osiin.
Mitä tahansa lähestymistapaa käytätkin, se tulee jakaa eri osiin, joissa on selkeät otsikot, joiden rakenne voi näyttää suunnilleen tältä:
- Mikä on roolisi ja kenelle olet tilivelvollinen.
- Yrityksen tavoitteet, rooliin liittyvät odotukset ja niihin liittyvät menettelytavat.
- Luettelo hyödyllisistä yhteyshenkilöistä.
- Ohjelmiston käyttö ja kirjautumistiedot.
- Erittely viikoittaisista, kuukausittaisista ja neljännesvuosittaisista vastuistasi.
- Erittely käynnissä olevista projekteistasi tai asiakastyöstäsi, mukaan lukien määräajat.
Aiheeseen liittyvä: Microsoft Wordin vaihtoehdot, joita kannattaa kokeilla
Jos olet johtaja, sinulla tulee olla myös oma osio tiimisi jatkuvaa kehitystä ja työtä varten, johon he osallistuvat. Voit myös ilmoittaa lukijalle, missä säilytät henkilökunnan asiakirjoja.
Voit myös lisätä hyperlinkkejä tekstiisi linkittääksesi tärkeisiin asiakirjoihin kuten kopio työnkuvastasi, laskentataulukot käynnissä olevista projekteista ja hyödyllinen yritys prosessit. Tämä säästää aikaa luovutusta kirjoitettaessa ja takaa, että lukija tietää mistä löytää asioita. Tehdä tämä:
- Siirry kohtaan Lisää -välilehti.
- Klikkaus Linkit.
- Valitse Linkit pudotusvalikosta.
- Valitse tiedosto, johon haluat linkittää.
Tai voit pitää Ctrl + K lisätäksesi hyperlinkkejä, ja tämä tuo esiin kansiosi.
Irrallisten päiden sitominen
Riippumatta siitä, kuinka paljon suunnittelet, tulee aina joitain löysäjä päitä, jotka on viimeisteltävä ennen kuin voit jatkaa. Osa näistä saattaa edellyttää delegointia, joten sinun tulee olla valmis viestimään niistä esimiehesi ja kollegoiden kanssa.
Projektinhallintaohjelmisto, kuten Asana voi tehdä tästä osasta nopeaa ja helppoa, mutta se voi olla yhtä tehokas sähköpostin tai viestintävälineiden, kuten esim löysä ja Microsoft Teams. Aivan kuten luovutusasiakirjassasi, töiden välittämisen tulee olla vastaanottajan helposti ymmärrettävää.
Aiheeseen liittyvä: Asana vs. Maanantai: Valitse täydellinen projektinhallintatyökalu
Muista lähettää asianosaisille osapuolille ilmoitus siitä, keneen voit ottaa yhteyttä poissa ollessasi ja mahdollisissa tapauksissa Jos tilisi sulkeminen viivästyy, ota käyttöön automaattiset vastaukset työsähköpostiisi näillä tiedoilla mukana.
Kaikki tukikohtasi katettu
Nyt kun sinulla on luovutusasiakirja ja selkeä yleiskuva siitä, miltä irtisanomisaikasi näyttää, olet valmis aloittamaan lopettamisen valmistautumaan viimeiseen päivääsi. Järjestetty ja tehokas luovutusprosessi antaa sinulle mielenrauhan siirtyessäsi uuteen työhön, ja kollegasi kiittävät sinua.
On täysin normaalia tuntea olonsa ylikuormitukseksi koko leikkauksesta, joten ota aikaa siihen. Luovuttaminen on yhtä lailla sinun kuin yrityksen vastuulla tarvitsemansa tiedon kerääminen, joten jos uskot unohtaneesi jotain, ota yhteyttä muihin saadaksesi tietoa.
Kun kaikki tukikohtasi on suojattu, voit odottaa urasi seuraavaa lukua ja tuntea olosi hyväksi siitä, mitä jätit taaksesi.
Meillä kaikilla on asiakkaita, jotka eivät ole sopivia. Tässä on joitain punaisia lippuja, joita kannattaa huomioida työskennellessään uusien asiakkaiden kanssa.
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Työ & Ura
- Ura
- Työnhaku
Shay on MakeUseOfin freelance-kirjoittaja, jolla on tausta johtamisesta ja valmennuksesta. Tuottavuus on Shayn peli, ja seisokkeina he nauttivat pelaamisesta, dokumenttien katsomisesta ja kävelystä.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi