Mikä on sisäinen Wiki ja kuinka voit perustaa sellaisen?

On vaikeaa pitää yrityksen tietosi synkronoituna kaikkien työntekijöiden kesken, jos sinulla ei ole hyvää tapaa tallentaa ja jakaa tietoja. Tämä johtaa tuottavuuden laskuun, koska työntekijät viettävät enemmän aikaa vastausten etsimiseen työnteon sijaan.

Sisäinen wiki voi auttaa sinua ratkaisemaan tämän ongelman. Tässä artikkelissa opastamme sinut wikin määritysprosessin läpi, mutta ensin:

Mikä on sisäinen Wiki ja mitä hyötyä siitä on?

Sisäinen wiki on tietovarasto, joka antaa työntekijöille mahdollisuuden luoda, muokata ja jakaa yrityksen asiaankuuluvaa sisältöä ja parhaita käytäntöjä. Se on kuin keskitetty tietokanta, jonka avulla jokainen työntekijä voi välittää tietoa parantaakseen tiimisi kollektiivista tietämystä ja poistaakseen tarpeettomia kysymyksiä.

Se on arvokas voimavara, joka voi toimia kuin yrityksesi tietosanakirja säilyttääkseen institutionaalisen tiedon tiimisi kasvaessa.

Vaikka sisäinen wiki muistuttaa tietopohjaa siinä mielessä, että se edistää tiedon jakamista, suurin ero on siinä, että se on yhteistyökykyisempi työkalu, jonka avulla kaikki voivat

jakaa asiantuntemustaan (pääasiassa sisäiseen käyttöön). Toisaalta omistautunut tiimi yleensä hallinnoi tietopohjaa ja sisältää tietoa sekä sisäiseen että ulkoiseen käyttöön (tuotteet ja palvelut).

Tässä on muutamia syitä, miksi sinun pitäisi luoda sisäinen wiki:

• Nopea pääsy organisaatiosi tietoihin parantaa yhteistyötä eri osastojen välillä tai etä-/hybridityöpaikan sisällä.
• Kaikki olennaiset tiedot sisältävä paikka lisää työntekijöiden oppimisnopeutta ja tuottavuutta.
• Sisäinen wiki voi parantaa perehdytysprosessia. Se sisältää kaiken olennaisen tiedon, jota uudet työntekijät tarvitsevat sopeutuakseen uuteen ympäristöönsä ja saadakseen pallon pyörimään.
• Sisäiset wikit tarjoavat myös lisäturvaa ja luotettavuutta. Voit määrittää ne niin, että ne ovat vain organisaatiosi jäsenten käytettävissä, ja se eliminoi paikallisten kiintolevyjen tietojen katoamisen riskin.
• Sisäiset wikityökalut ovat käyttäjäystävällisiä, ja niiden avulla kuka tahansa voi luoda ja muokata sisältöä selkeästi ja organisoidusti käyttämällä luettelomerkkejä, hyperlinkkejä, eri värejä ja muita arvokkaita ominaisuuksia.
• Sisäinen wiki voi auttaa sinua rakentamaan osallistavamman työpaikan, koska se rohkaisee kaikkia luomaan yrityksesi keskushermostoa.
• Sisäinen wiki mahdollistaa tiimisi kommunikoi asynkronisesti, vähentää päällekkäisten tuntien löytämisestä aiheutuvaa stressiä ja kontekstin vaihtamisen riskejä.
• Sen avulla voit estää tiedon menettämisen työntekijöiden lähteessä.

Millaista sisältöä voit tallentaa sisäiseen wikiisi?

Vaikka sisäiseen wikiin mahtuu kaikki organisaatiotasi koskevat tiedot, on parasta keskittyä tärkeimpään sisältöön, jota tiimisi tarvitsevat päivittäisessä toiminnassaan, mukaan lukien:

• Yrityksen uutiset ja päivitykset
• Ohjeet sisäisille ohjelmistoille
• Koulutus- ja perehdytysasiakirjat
• Tekniset huomautukset
• Yhteisiä työnkulkuja
• Kokousmuistiinpanot
• Yrityksen käytännöt jne.

Sisäisen Wiki-ohjelmiston valitseminen

Vaikka jokaisella yrityksellä on omat tarpeet ja vaatimukset, sisäistä wikityökalua valittaessa on otettava huomioon joitakin ydinominaisuuksia. Tässä on joitain tärkeitä ominaisuuksia, jotka on otettava huomioon:

• Valitse wiki-ohjelmisto, joka yhdistää suosittuja sisäiset viestintävälineet kuten Slack, Microsoft Teams, Asana, sähköpostit jne., jotta vältytään jatkuvalta vaihtamiselta niiden välillä tärkeiden tietojen saamiseksi.
• Yksi yrityksesi sisäisen wikin päätavoitteista on vähentää aikaa, jonka tiimisi käyttävät tiedon etsimiseen. Koska yrityksesi wiki saattaa sisältää paljon tietoa, on tärkeää, että valitset työkalun, jossa on tehokkaat hakutoiminnot tiedostojen nopeaa selaamista varten.
• Sisäisen wiki-ohjelmiston tulee tarjota käyttöoikeudet ja oikeuksien hallinta sisällön suojaamiseksi ulkopuolisilta.
• Wikityökalusi pitäisi sallia useiden käyttäjien käyttää ja osallistua reaaliajassa.
• Valitse työkalu, jonka avulla voit luoda erillisiä työtiloja eri osastoille. Tämä johtuu siitä, että tiimisi ovat tuottavampia, kun he voivat käyttää suoraan toimintoihinsa liittyvää sisältöä.
• Valitsemasi wiki-ohjelmiston pitäisi antaa sinun seurata muutoksia ja päivityksiä. Sinun tai wikin ylläpidosta vastaavan tiimin tulee tietää, kuka tekee muutoksia ja milloin muutokset tehdään.

Joten muutama työkalu tarjoaa yllä olevat ominaisuudet samalla kun ne ovat käyttäjäystävällisiä, joista yksi on Tettra.

Parhaat käytännöt sisäisen wikin rakentamiseen Tettra

On tärkeää, että sinulla on vaiheittainen suunnitelma sisäisen wikin rakentamiseksi ennen kuin liität tiimeihin. Tässä on joitain vaiheita, joita voit seurata:

1. Järjestä tietosi

Kun olet valinnut wikiohjelmistosi, voit jakaa sisältösi tärkeimpiin luokkiin organisoinnin parantamiseksi. Esimerkiksi:

• A Yhtiö -osio, johon voit lisätä yrityksen laajuisia tietoja, kuten yrityspäivityksiä ja uutisia.
• Luo an HR osio yrityskäytännöistä, työntekijöiden palkkioista ja eduista sekä lomakäytännöistä.
• Voit myös määrittää a Osastot luokka, jossa organisaatiosi erilliset osastot voivat nopeasti saada tarvittavat tiedot.
• Toinen kätevä luokka voi olla koulutus, opetusohjelmia ja muita koulutusmateriaaleja varten.

Voit luoda lisää luokkia yrityksesi tarpeiden mukaan. Tavoitteena on järjestää sisältösi paremmin niin, että kaikki tietävät, mistä he voivat löytää tiettyä tietoa.

2. Tuo tai luo sisältöä

Kun olet luonut selkeän ja organisoidun rakenteen yrityksesi wikille, voit nyt tuoda olemassa olevaa sisältöä, jos sinulla on, tai luoda uutta sisältöä wikiluokkiisi.

Hyvä paikka aloittaa olisi luoda a Päästä alkuun luokkaan sisällyttääksesi sinun Sisäinen Wiki-opas. Tämän oppaan avulla voit selittää, kuinka tämä projekti on hyödyllinen organisaatiollesi, ja parhaat käytännöt sen hyödyntämiseksi.

3. Määritä integraatiot

Määritä integraatiot varmistaaksesi, että voit käyttää olemassa olevia sisäisiä työkalujasi sisällön lisäämiseen/päivittämiseen sisäiseen wikiisi. Tällä tavalla lisäät helposti sisältöä, joka muuten kestäisi liian kauan, tai luot vain paremman yleisen käyttökokemuksen käyttäjille.

Tähän sisältyy chat-sovelluksesi yhdistäminen, jotta käyttäjät voivat pohtia ideoita, lähettää ne Tettraan muiden nähtäväksi ja jopa avata tehtäväkohteen siellä tarvittaessa. Tämä auttaa lisäämään sisäisen wikin käyttöönottoa tekemällä siitä kiinteän osan jokaisen päivittäistä työnkulkua.

4. Määritä käyttöoikeudet ja käyttöoikeudet

Käyttöoikeuksien ja käyttöoikeuksien määrittäminen antaa sinulle mahdollisuuden määrittää, kenellä on pääsy mihinkin sisältöön. Tämä on tärkeää, koska saatat lisätä sisältöä, joka liittyy vain organisaatiosi tietylle tiimille. Tai saatat haluta rajoittaa pääsyä tiettyihin asiakirjoihin. Voit tehdä sen Tettrassa alla Joukkueen asetukset.

5. Käynnistä Wikisi

Nyt on aika sytyttää valot ja saada kaikki käyttämään sisäistä wikiäsi. Voit tehdä tämän lähettämällä sähköposteja tiimin jäsenille suoraan Tettran asetuksista. Kun olet tehnyt tämän, muista kannustaa heitä lukemaan Aloitus-luokkaan lisäämäsi wiki-opas.

Tehosta tiimisi yhteistyötä perustamalla yrityksesi Wiki

Sisäisen wikin luominen on loistava tapa tallentaa ja jakaa tietoa. Monilla yrityksillä ei ole tätä, mutta siitä voi olla apua monella tapaa.

Se mahdollistaa paremman yhteistyön tiimien ja osastojen välillä ja lisää työntekijöiden mahdollisuuksia oppia toisiltaan. Käytä näitä vinkkejä perustana yrityksesi wikin luomiseen.

Wiki-työkalun käyttäminen Microsoft Teamsissa

Microsoft Teamsissa on sisäinen Wiki-työkalu, jonka avulla voit hallita ja kerätä tietoja saumattomasti. Näin käytät sitä!

Lue Seuraava

Kirjailijasta