3 helppokäyttöistä kirjoitusvinkkiä toimistolle

Toimistossa ihmisten on kyettävä ymmärtämään, mitä heille viestitään, jotta työ saadaan tehtyä kunnolla. Suurimmaksi osaksi tämä onnistuu hyvin, mutta työpaikkojen monimuotoisuuden lisääntyessä ei ole nykyistä aikaa nousta.

Jos haluat tietää, miten voit parantaa sähköpostisi, dokumentaatiosi ja muiden kirjallisten toimistovälineiden käytettävyyttä, tässä on muutamia vinkkejä sen tekemiseen.

Syitä saatavilla olevien materiaalien hankkimiseen

Jos luet tätä, syysi parantaa kirjallisen materiaalin saavutettavuutta saattaa olla osallistavampi, ja se on yksi tärkeimmistä syistä, miksi useimmat yritykset ottavat sen käyttöön. Osallistava työtila houkuttelee monipuolista rekrytointia ja tukee sitä tarvitsevaa henkilökuntaa.

Tiedetään hyvin, että kun ympäristö on oikea, ihmiset, joilla on erityisiä oppimistarpeita, voivat ajatella luovasti ja usein menestyä. Aloittaminen siitä, kuinka kommunikoit, on perusta tälle.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka käyttää oppimistyyliäsi tuottavuuden maksimoimiseksi

Esteettömyys on kuitenkin myös uskomattoman älykäs liike. Se, että tiedät mitä tarkoitat, ei tarkoita, että se käännetään sillä tavalla. Jos kaikki ymmärtävät, mitä heidän on tehtävä ja asiat ovat järkeviä, se tarkoittaa:

• Vähemmän virheitä
• Henkilökunnan luottamus parani
• Tavoitat laajemman yleisön
• Kiinnostavampi työpaikka
• Säästät aikaa kun selität asioita

Mikä tärkeintä, se on uskomattoman helppo tehdä, ja se voi itse asiassa parantaa työsi tuloksia matkan varrella.

1. Yksinkertaisen kielen käyttäminen

Olitpa sitten lähettämässä sähköpostia suurelle yleisölle, kirjoittamassa uutiskirjettä tai luomassa uutta dokumentaatiota uutta työvaihetta varten, on tarkoitus, että muut ottavat sen mukaan. Näissä tapauksissa yksinkertaisen kielen käyttö on välttämätöntä.

Ensinnäkin sinun tulee välttää lyhenteiden ja ammattislangen käyttöä tekstissäsi. Jotkut ihmiset eivät ehkä tiedä mitä he tarkoittavat ja voivat olla esteenä uusille aloittajille. Ne voivat myös saada työntekijät tuntemaan itsensä syrjäytyneiksi ja heikentää työsi kokonaisvaikutusta. Kirjoita sen sijaan lyhenteet kokonaan ja valitse sanoja, jotka kaikki ymmärtävät.

Kun kirjoitat yleisölle, hyvä vinkki on kirjoittaa henkilölle, jolla ei ole aavistustakaan työstäsi. Paljon kirjallista viestintää ohittaa tärkeitä yksityiskohtia ja jää paitsi välttämättömistä vaiheista. Tämä tapahtuu, kun kirjoittaja kirjoittaa tiedon paikasta, ja hän täyttää henkisesti aukot sen sijaan, että kirjoittaisi niitä muistiin.

Aiheeseen liittyvä: Uutiskirjeet yrittäjähaluisille

Olemalla perusteellinen ja harkitsemalla jokaista vaihetta huolellisesti, voit kirjoittaa syvällisemmän selityksen, jolloin et epätodennäköisempää, että työntekijät pyytävät selvennystä. Esimerkiksi sanominen jollekin, mitä tehdä, voi olla melko avointa, kun taas myös kertominen, mitä ei saa tehdä, pitää ohjeen täsmällisenä.

Voit käyttää esimerkkejä, jos sinulla on vaikeuksia yksinkertaistaa jotain, antaa työllesi myös todellista sovellusta.

2. Esteettömän fontin käyttäminen

On syy, miksi useimmat verkkosivustot, sovellukset ja sosiaalisen median sivustot käyttävät samantyyppistä kirjasinta, ja tämä johtuu siitä, että he tietävät sen tavoittavan laajemman yleisön. Sähköposti- ja digitaalisissa viestintäsovelluksissasi on jo helppolukuinen oletusfontti, joka on yleensä Arial tai Calibri, ja ne ovat ihanteellisia helppokäyttöisiä fontteja käytettäväksi kaikessa kirjallisessa dokumentaatiossa.

Pienet kirjaimet ovat myös silmälle helpompaa, joten vältä isojen kirjainten käyttöä, esimerkiksi kun kirjoitat otsikoita tai yrität korostaa jotain. Sen sijaan voit lihavoitu sanat, jotka kiinnittävät henkilön huomion siihen tai hajottavat tekstin.

Lisäksi kirjasinkoko voi olla tärkeä työntekijöille, joilla on vaikeuksia nähdä pienempää tekstiä. Teksti, jonka koko on 12 kuvapistettä tai suurempi, on ihanteellinen, ja se on usein julkisten materiaalien standardi. Jos tämä on pienempi, on vaara, etteivät ihmiset pysty lukemaan sitä kunnolla. Tietenkin he voivat käyttää Zoomaus toimivat heidän tietokoneissaan, jos se on digitaalinen tiedosto, mutta jos se on painettu, tämä voi aiheuttaa ongelmia.

Aiheeseen liittyvä: Työkalut synkronoida Microsoft Outlook Google-kalenterin kanssa

Lopuksi fontin ja taustan tulee olla mustavalkoisia, ja jos sinun on käytettävä värejä, sininen on paras, koska useimmat värisokeat ihmiset voivat erottaa sen. Ei vain, se on yksinkertainen väri, joka ei ole kontrasti.

3. Tekstilohkojen hajottaminen

Oletko koskaan saanut sähköpostia tai asiakirjaa, joka sisältää jatkuvia tekstilohkoja? Jos sinulla on, tiedät, että se voi olla epämiellyttävää, ja sen lukeminen voi myös olla monien vaikeaa. Onneksi on olemassa joitakin nopeita ja helppoja tapoja tehdä yksityiskohtaisista tekstikappaleista helpommin saatavilla.

Luettelomerkit ja numeroidut luettelot ovat loistavia työkaluja ideoiden, etujen, vaiheiden ja muiden tietopalojen luetteloimiseen. Varmista, että luettelomerkit ovat ytimekkäitä ja tarkkoja, niin voit tiivistää useita kappaleita helposti luettavaksi osaksi. Se pitää lukijan huomion ja säästää aikaa.

Aiheeseen liittyvä: Team Wiki -työkalut, joita voit käyttää tuottavuuden parantamiseen

Toinen tapa hajottaa tekstiä on käyttää kuvia. Sinun on kuitenkin oltava varovainen käyttämiesi kuvien kanssa. Kaikkien käyttämiesi kuvien tulee täydentää tekstiä; Jos kuvasi sisältää tärkeitä tietoja, jotka eivät sisälly kirjoituksesi, saatat sulkea pois tai hämmentää ihmisiä. Kuvien tulee myös käyttää yksinkertaisia ​​värejä ja välttää kontrastivärejä, joita muiden voi olla vaikea nähdä.

Sinun ei ehkä tarvitse tehdä tätä, jos lähetät vain sähköpostin, mutta siinä tapauksessa se voi olla sen arvoista pohtia, voidaanko tämä yksi sähköposti jakaa erillisiksi sähköpostiviesteiksi, jos se sisältää paljon erilaisia ​​ideoita ja aiheita. Yhden aiheen säilyttäminen sähköpostissa on ihanteellista, jos käsittelemistä on paljon.

Saavutettavuus auttaa kaikkia

Jokaisella on erilaisia ​​työskentelytapoja, ja jotkut saattavat tarvita lisäasioita, joita ei käsitellä tässä. Tärkeintä on saada palautetta ja selvittää, mikä toimii ihmisille; Mitä enemmän voit parantaa kirjallisen viestisi saavutettavuutta, sitä enemmän hyödyt näet.

Älä ajattele sitä liikaa; aloita ja kokeile. Näiden vinkkien avulla olet hyvällä tiellä esteettömälle työpaikalle, ja muut arvostavat mindfulness-lähestymistapaasi.

4 vinkkiä ammattimaisen työn vaihdon suorittamiseen

Kun lähdet työstä, miten sinun tulisi luovuttaa? Tässä on muutamia nopeita ja helppoja ohjeita työtaakan luovuttamiseen ennen uuden työn aloittamista.

Lue Seuraava

Kirjailijasta