6 Microsoft Excelin lisäominaisuuksia, jotka sinun on tiedettävä

Vaikka Microsoft Excel on ollut olemassa pisimpään, siinä on paljon ominaisuuksia, joista et todennäköisesti tiedä mitään. Jopa Microsoftin asiantuntijat voivat kertoa, että jokainen päivä on Excelin oppimispäivä.

Joten mitkä ovat näitä upeita lisäominaisuuksia, jotka olet jäänyt paitsi? Tässä artikkelissa tutkimme kuutta edistyksellistä Excel-ominaisuutta, jotka sinun on tiedettävä, ja kuinka ne voivat parantaa tuottavuuttasi.

1. Sumea vastaavuus

Sumea vastaavuus on a Microsoft Excelin tuottavuusominaisuus jonka avulla voit tarkastella toisiinsa liittyviä kohteita eri luetteloista ja yhdistää ne, jos ne ovat suunnilleen samanlaisia.

Jos esimerkiksi suoritat kyselyä ja joissakin merkinnöissä on kirjoitusvirheitä, sumea vastaavuus laskee ne yhdessä oikein kirjoitettujen merkintöjen kanssa niin kauan kuin kirjoitusasu pysyy mahdollisimman lähellä oikeaa yksi.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka tehdä mielikartta Excelissä

Voit tehdä syötteistäsi entistä tarkempia asettamalla haluamasi samankaltaisuuskynnyksen sumeaksi vastaavuudeksi. Sinun pitäisi kuitenkin tietää, että sumea hakutoiminto toimii vain tekstisarakkeissa. Näin saat sumean yhdistelmäsi:

1. Varmista ensin, että Fuzzy Lookup on asennettu ja otettu käyttöön Excelissä.
2. Seuraava vaihe on muuttaa luettelosi taulukoksi. Saavutat tämän korostamalla luettelosi ja painamalla Ctrl + T.
3. Kun teet tämän, näet Fuzzy Lookup Tool näkyvät tehtäväpalkissa.
4. Valitse nyt, mitä muunnetuista taulukoista haluat verrata.
5. Näet sitten ponnahdusikkunan, jossa sinua pyydetään valitsemaan Samankaltaisuuden kynnys vertailuun – kynnys 0,85 ei ole niin huono.
6. Valitse lopuksi solu, jossa Sumea hakutaulukko lisätään, ja napsauta Mennä päällä Hakutyökalu täydentääksesi vertailusi.

2. Uusi ikkuna ja järjestä

Jos työsi edellyttää useiden laskentataulukoiden käsittelyä, tämä on ominaisuus, josta on apua. Microsoft Excelin avulla voit avata erilaisia ​​ikkunoita ja järjestää ne haluamallasi tavalla käytön helpottamiseksi.

Kun kaikki tarvitsemasi välilehdet ovat auki, voit säästää aikaa ja vaivaa, kun selaat useita ikkunoita. Se myös auttaa minimoimaan virheet ja sekaannukset.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka rivittää tekstiä Excelissä

Jotta voit käyttää järjestysominaisuutta, sinun on noudatettava seuraavia vaiheita:

1. Avaa haluamasi työkirjat ja napsauta sitten laskentataulukoita, jotka haluat avata.
2. Klikkaa Näytä välilehti sitten Järjestä kaikki.
3. Valitse sinulle parhaiten sopiva vaihtoehto näkyviin tulevasta valintaikkunasta.
4. Klikkaus OK.

3. Teksti sarakkeisiin

Olet siis tehnyt muutoksia laskentataulukkoosi, kun yhtäkkiä joudut jakamaan tiedot yhdestä sarakkeesta eri sarakkeisiin. Oletetaan, että haluat etu- ja toisen nimen kahteen eri sarakkeeseen. Vaikuttaa hektiseltä, eikö? Onneksi sinun ei tarvitse kopioida ja liittää tietojasi solu kerrallaan teksti sarakkeeksi -ominaisuuden avulla.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat online-kurssit edistyneen Excelin hallitsemiseen

Sen avulla voit erottaa sarakkeiden tekstit käyttämällä rajattua leveyttä tai erotinta, kuten pilkkua, yhdysmerkkiä tai välilyöntiä. Joten jos sarakkeesi merkinnöissä on jokin näistä, ominaisuuden avulla voit siirtää osan sen tiedoista uuteen sarakkeeseen.

Näin käytät tekstistä sarakkeiksi -ominaisuutta:

1. Napsauta saraketta, jossa on haluamasi teksti.
2. Klikkaa Data, valitse sitten Teksti sarakkeisiin.
3. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa näkyy Ohjattu tekstin muunnos sarakkeiksi. Klikkaa Rajattu > Seuraava.
4. Valitse Erottimet jotka koskevat tietojasi. Tämä voi olla Avaruus tai Pilkku.
5. Kun olet valmis, napsauta Seuraava ja valitse tiedot Kohde laskentataulukollasi.
6. Napsauta sitten Viedä loppuun.

Huomaa, että tämä ominaisuus on käytännöllinen myös muille tiedoille, kuten päivämäärille tai sarjanumeroille. Tärkeintä on varmistaa, että kaikki erottimet ovat oikeissa paikoissa, ennen kuin yrität jakaa tietoja.

4. Tuo tilastoja verkkosivustoilta

Tietojen siirtäminen tietystä verkkosivustosta Excel-taulukkoon voi myös olla tuskallinen kohta, mutta ei enää. Tuo tilastot -ominaisuuden avulla kaikki on niin yksinkertaista. Tässä on mitä sinun tulee tehdä saadaksesi tämän ominaisuuden käyttöön.

Ensin sinun on avattava Excel-taulukko, johon haluat tuoda tietoja.

1. Klikkaa tiedosto, ja valitse avattavasta valikosta Avata. Valitse sitten Lisää paikka. Kun teet tämän, näkyviin tulee valintaikkuna, jossa kysytään, mitkä tiedostot haluat tuoda Exceliin.
2. Siirry kysymyspalkkiin, lisää sen sivuston URL-osoite, josta haluat tuoda tiedot, ja napsauta Avata. Se kestää sekunnin tai kaksi, ja sitten avautuu toinen valintaikkuna, jossa sinua pyydetään syöttämään Windowsin suojausavain. Tämä tapahtuu, jos käyttämässäsi tietokoneessa on kirjautumissalasana, kun käynnistät Windowsin.
3. Anna siis Windows-käyttäjänimesi, kirjautumissalasana ja napsauta Okei.

5. Poista kaksoiskappaleet -ominaisuus

Viimeinen asia, jonka haluat käsitellä tietoja, on redundanssi. Valitettavasti, kun olet siirtänyt tietoja sarakkeesta toiseen tai eri sivustosta, saatat joutua replikoimaan asioita. Voit välttää tämän käyttämällä Excelin Poista kaksoiskappaleet -ominaisuutta.

1. Valitse taulukko ja siirry sitten kohtaan Data-välilehti tehdäksesi tämän.
2. Tästä, klikkaa Poista kaksoiskappaleet. Tämä kehottaa avaamaan ikkunan. Ponnahdusikkuna kysyy, mitkä sarakkeet ja rivit haluat etsiä kaksoiskappaleita. Syötä tarvittavat sarakkeet ja rivit, ja Excel tyhjentää kopiosi.

6. Mukautetut luettelot

Mukautetut luettelot ovat tehokas tapa välttää työläs tietojen syöttäminen ja virheriski. Luomalla mukautetun luettelon etukäteen voit lisää avattava valinta tai käytä Excelin automaattista täyttöominaisuutta, mikä säästää aikaasi.

Aiheeseen liittyvä: Excel-kaavat, jotka auttavat sinua ratkaisemaan tosielämän ongelmia

Muutamia esimerkkejä ovat mukautettu luettelo tuotteista, työntekijöistä tai sijainneista. Voit myös käyttää Excelin mukautettuja luetteloita, kuten viikonpäiviä tai vuoden kuukausia. Jos haluat käyttää Excelin automaattista täyttöominaisuutta, voit kirjoittaa yhden sanan ja suorittaa loput vetämällä täyttökahvaa.

Excelin avulla voit käyttää mukautettuja luetteloita missä tahansa Excel-laskentataulukossa tai työkirjassa napsauttamalla Tiedosto-välilehti > Vaihtoehdot > Pitkälle kehittynyt > Muokkaa mukautettuja luetteloita Windowsissa ja Excel > Asetukset > Mukautetut luettelot Macissa.

Käytä näitä uusia temppuja hankkiaksesi Microsoft Excelin

Jos olet suuri Microsoft Excelin fani, sinulla on hyviä uutisia. et voi käyttää sen upeita ominaisuuksia! Vaikka se saattaa kuulostaa pelottavalta, muista, että ne kaikki tekevät työstäsi helpompaa ja tuottavampaa. Lisäksi sinun ei tarvitse opetella niitä kaikkia yhdessä päivässä.

Muista vain harjoitella joka päivä ja ottaa kaikki irti tämän artikkelin ominaisuuksista. Jos käytät niitä usein, ne ovat käden ulottuvilla hetkessä!

Kuinka käyttää muutosten seurantaa Microsoft Excelissä

Voit käyttää Excelin Seuraa muutoksia -vaihtoehtoa seurataksesi laskentataulukon muutoksia, jotka on päivitettävä tai muiden on tarkistettava. Näin!

Lue Seuraava

Kirjailijasta