Sitoumusvarastomenetelmän käyttäminen tehtävienhallinnan optimointiin

Tuntuuko sinusta koskaan siltä, ​​että sinulla on niin paljon tehtävää, mutta aika ei riitä sen tekemiseen? Jos näin on, kuulut todennäköisesti enemmistöön väestöstä. Olipa kyse töistä tai kotitehtävistä, aina löytyy jotain tekemistä.

Olet ehkä kokeillut erilaisia ​​tuottavuustekniikoita päästäksesi yli työtaakkasi, mutta silti huomaat epäonnistuvasi. Jos kuitenkin haluat parantaa ajanhallintaasi ja tehtävienhallintaasi, Sitoumusluettelo voi olla vastauksesi.

Kuinka sitoumusluettelo toimii?

Commitment Inventory on tehtävienhallintatyökalu, jonka avulla voit hallita aikaasi tehokkaammin. Se on yksinkertaista, vaikka vaatiikin hieman suunnittelua, jotta se toimisi. Pohjimmiltaan luot luokitellun luettelon kaikista sitoumuksistasi ja päätät, kuinka paljon aikaa varaat kullekin osalle.

Tekemäsi inventaario voi olla työkohtaista, jolloin kirjoitat ylös kaikki erityyppiset työtehtävät, joita teet osana työtäsi. Näitä voivat olla esimerkiksi hallinto, markkinointi, projekti A, projekti B ja kokoukset.

Ajatuksena on laskea, kuinka paljon aikaa, prosentteina, kuluu kunkin kategorian työn suorittamiseen hyvällä tasolla. Jos huomaat, että kokonaisprosenttisi ylittää 100 %, sinun on päätettävä, mitä haluat poistaa varastostasi.

Aiheeseen liittyvä: Syitä, miksi sinun pitäisi käyttää ajatuskarttoja jokapäiväisessä elämässäsi

Sitoumusluettelo näyttää sinulle tarkalleen, mihin aikasi on kuluttava ja miksi et saa kaikkea valmiiksi. Se auttaa sinua siivoamaan velvollisuutesi ja antaa sinun keskittyä siihen, mikä on mahdollista ja tärkeää.

Luo sitoumusluettelo

Aluksi sinun on luotava luettelo sitoumuksista, joiden tulee olla tekemiesi tehtävien luokkia. Tämän pitäisi olla perusteellinen luettelo ja sisältää kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä osana työtäsi. Voit luoda erillisen inventaarion koti-elämän velvollisuuksille tai yhdistää sen työtehtäviisi.

Trello on erinomainen sovellus luettelon luomiseen, sillä voit tuottaa tauluja, joissa on useita listoja, ja tarkastella niitä vierekkäin. Aloita seuraavasti:

1. Napsauta Trellon yläreunassa Luo > Luo taulu.
2. Nimeä taulusi ja napsauta Luoda.
3. Klikkaa Otsikko Kirjoita ensimmäisestä luettelosta "Sitoumukset" nimetäksesi sen uudelleen ja paina Tulla sisään näppäimistölläsi.
4. Klikkaus Lisää kortti luodaksesi uuden kategorian, esim. hallinto.
5. Voit kirjoittaa jokaiseen kategoriaan Kortin kuvaus mitkä tehtävät kuuluvat tähän luokkaan.

Nyt kun sinulla on luettelo sitoumuksistasi, voit alkaa laskea, kuinka paljon aikaa tarvitset kuhunkin. Älä ole arvokas prosenttiosuuden suhteen tässä vaiheessa; kirjoita jokaisen sitoumuksen viereen, kuinka paljon aikaa tarvitset tehdäksesi sen hyvin.

Aiheeseen liittyvä: Vinkkejä Trello-taulujen hallintaan

Kun olet tehnyt tämän, voit laskea yhteen prosenttiosuudet ja löytää kokonaissummasi. Täällä useimmat ihmiset huomaavat, että heidän kokonaissummansa ylittää 100%.

Ole realistinen aikasi suhteen

Prosenttien laki määrää, että 100 % ajasta on maksimi, jonka voit antaa. Jos sitoumuksesi vaativat enemmän kuin tämä, on todennäköistä, että suoriudut huonosti tai et vain saa asioita aikaiseksi.

Sellaisenaan sinun on päätettävä, mikä on poistettava varastostasi, jotta voit menestyä hyvin ja hallita aikaasi oikein. Asioiden poistaminen tältä listalta voi olla haastavaa, varsinkin jos se merkitsee projektin keskeyttämistä tai ei ihmisille sanomista. On kuitenkin välttämätöntä olla realistinen sen suhteen, mikä on mahdollista minä tahansa päivänä tai viikossa.

Haluat ehkä poistaa työtehtäviä, jotka:

• Voit delegoida helposti.
• Ovatko lisävastuut, joihin sinulla ei ole aikaa, eli tiettyjä projekteja.
• Ei tarpeellisia.

Voit poistaa kortteja Trellosta viemällä hiiren osoitin kortin päälle ja napsauttamalla Muokata -kuvake ja valitse Arkisto. Jatka tätä, kunnes sitoumuksesi muodostavat 100 % ajasta.

Aiheeseen liittyvä: Kuinka noudattaa määräaikoja ja suorittaa tehtävät ajoissa

Käytä sitoumusluetteloasi tehtävien hallintaan

Kun sitoumusluettelosi on valmis ja valmis käytettäväksi, on tärkeää noudattaa kullekin sitoumukselle määrittämiäsi aikarajoja. Tämä voidaan tehdä helposti asettamalla tehtäviä kunkin sitoumuksen perusteella.

Oletetaan esimerkiksi, että käytit 15 % ajasta hallintaan, joka sisältää sähköpostien tarkistamisen, muistiinpanojen kirjoittamisen ja kokouspöytäkirjojen kirjoittamisen. Siksi järjestelmänvalvojan ajan tulisi olla vain 15% työajasta, taukoja lukuun ottamatta.

Voit hallita tätä saumattomasti Trellossa käyttämällä jo tekemääsi taulua. Voit luoda tehtäväluettelon Trello-taulullesi napsauttamalla Lisää toinen luettelo.Voit valita jokaisesta lisättävästä tehtävästä (kortista). Muokkaa > Muokkaa tunnisteita ja valitse väri, joka edustaa jokaista sitoumustasi. Tällä tavalla voit seurata, kuinka paljon aikaa käytät kuhunkin.

Jos sinä ajoita tehtäviä kalenteriisi, voit hallita tätä helposti määrittämällä luokat digitaaliseen kalenteriisi. Outlookissa voit tehdä tämän valitsemalla Luokat Napsauta nauhassa ja Google-kalenterissa tapahtumaasi hiiren kakkospainikkeella ja valitse väri, joka edustaa tätä luokkaa. Näin saat selkeän yleiskatsauksen viikostasi ja siitä, miten se vastaa sitoutumisvarastoasi.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat ilmaiset priorisointimallit projekteillesi

Ajan myötä saatat huomata, että sinun on säädettävä prosentteja. Tämä voi johtua siitä, että olet ollut liian antelias aikasi suhteen tai et ole tarpeeksi antelias. Arvioi tässä tapauksessa varastosi uudelleen ja tee tarvittavat muutokset.

Tehtävät hallinnassa

Sitoumusluettelon avulla saat paljon paremman käsityksen siitä, kuinka hallitset työtaakkaasi. Se auttaa sinua priorisoimaan velvollisuutesi tehokkaasti. On helppoa painostaa itseäsi tekemään kaikkea, mutta tosiasia on, että kukaan ei voi tehdä sitä. Sen sijaan, että yrittäisit tukkia kaikkea, ota askel taaksepäin ja katso mitä edessäsi on.

Aseta rajat paikoilleen työviikon aikana, niin pystyt suoriutumaan paremmin tärkeimmistä vastuista. Ei vain sitä, vaan sinulla on toimiva näyttö siitä, missä aikasi kuluu, ja voit tehdä siihen muutoksia tarpeen mukaan.

Asana vs. Maanantai: Valitse täydellinen projektinhallintatyökalu

Asana ja Monday ovat molemmat suosittuja projektinhallintatyökaluja, mutta miten niitä verrataan? Ota selvää kumpi on parempi!

Lue Seuraava

Kirjailijasta