Prep 1 Älä koskaan suunnittele tapaamista ilman tarkoitusta. Jos pystyt saavuttamaan sen, mitä tarvitset sähköpostilla tai muistiolla, sinun on parempi säästää itseäsi ja kollegoitasi jonkin aikaa. 2 Aloita yhdellä tärkeällä toimenpiteellä, kokouksen perimmäisellä tarkoituksella. Mikä on tavoitteesi tai toivottu lopputulos? Miksi kutsut koolle? Mitä pitää tehdä? 3 Kun olet määritellyt kokouksen tavoitteen, mieti vähän, millainen kokous olisi paras – kahdenkeskinen kokous? Kahden pienen joukkueen välinen istunto? Vai yksinkertaisesti sinä, johtaja, puhut muutamille avainpelaajille pelisuunnitelmastasi? 4 Kun olet päättänyt ensisijaisesta painopisteestäsi, hahmota kaikki, mitä tämän tuloksen tueksi on tapahduttava. Yksinkertaista suunnitelma kokonaisuutena pienempiin toimintakohteisiin; kaikki konkreettisia, konkreettisia ja kohortille määritettäviä. 5 Monet toimistot ovat jo mukana etätyöskentelyssä ja käyttävät yleisiä virtuaalisia kokoussovelluksia, kuten Zoom, Skype tai Google Meet. Jos sinä tai yrityksesi on uusi etäkokoustilojen maailmassa, tee tutkimusta ja valitse tarpeisiisi sopivin virtuaalinen kokoussovellus. 6 Päätä, kuinka kauan kokouksesi tulisi kestää; pääsääntöisesti kokouksesi ei saisi kestää yli tuntia. Luo yksinkertainen aikataulu kokouksesi ajaksi jakamalla kokonaisaikasi erillisiin, määriteltyihin lohkoihin, joista jokainen on omistettu jollekin tietylle. 7 Tapaamisessa, jonka on todellakin ylitettävä tunti, lyhyt tauko keskellä voi olla sopiva. Varaa viisi minuuttia, jos matka on pitkä. 8 Jos kotitoimistoasi tai työtilaasi ei ole vielä varusteltu virtuaalikokousta varten, varmista, että asiat ovat kunnossa ennen kokouspäivää. Vaalea, neutraali tausta ja voimakas valonlähde tekevät molemmat ammattimaisen pikkukuvan. 9 Valmistele etukäteen esityslista, jota läsnäolijat voivat käyttää virtuaalikokouksessasi. Tämä arkki auttaa heitä pysymään kanssasi, kun puhut; se auttaa myös selventämään näkemystäsi kokouksesta ja järjestämään omia ajatuksiasi. 10 Muodollinen diaesitys tai PowerPoint-esitys voi myös säästää aikaa, varsinkin jos sinulla on paljon faktoja, tilastoja tai lukuja jaettavaksi tämän rajoitetun ajan sisällä. 11 Jos resurssi voidaan jakaa digitaalisesti, on aina nopeampaa tarjota luettelo hyperlinkeistä, dokumentaatiosta ja referenssejä tiimillesi kuin opettaisit heille kaiken, mitä heidän tulee tietää kokouksen aikana itse. Jos tarvitaan osallistuvampaa koulutusta, se tulee sopia erikseen ja ryhmissä, jos mahdollista. 12 Tunnista mahdolliset tiesulut ja tuntemattomat, joiden kanssa työskentelet edelleen. Varaa tarvittaessa hieman aikaa avoimelle keskustelulle. Esittele pari erilaista tavoitetta, jos tie edessä on epäselvä. 13. Anna itsellesi tarkistuslista, johon voit viitata, kun olet antanut pelisi. Tämän pitäisi olla luettelo kaikesta, mitä sinun on välitettävä tiimillesi, sekä toimintakohteitasi ja kaikkea, mikä johtaa niihin logistisesti. Tämä säännös varmistaa, että mitään ei unohdeta tällä hetkellä.
Kutsut 14 Arvioi toimintokohteiden luetteloasi ja visualisoi tiimi, jonka sinun on rakennettava, jotta voit hoitaa niitä tehokkaasti ja tehokkaasti. Kenen pitää osallistua? Mikä on kunkin osallistujan syy olla mukana? 15 Kutsu vain tarvitsemasi henkilöt. Vaikka sinun ei pitäisi tuntea olevansa rajoitettu johonkin tiettyyn numeroon, kannattaa aina pitää vieraslistasi mahdollisimman lyhyt ja yksinkertainen unohtamatta ketään tärkeää. 16 Kutsu osallistujaluettelosi hyvissä ajoin aina kun mahdollista. Viime hetken kokoukset sopivat tarvittaessa tai hätätilanteessa; kun suunnittelet monimutkaisempia, organisoituja projekteja, mielesi tulee kuitenkin aina olla pari viikkoa eteenpäin. Päivä 17 Ennen kuin aloitat, puhdista alueesi mahdollisista häiriötekijöistä, varsinkin jos virität kotoa käsin. 18 Syö lounas tai välipala etukäteen ja ota lasillinen vettä rinnallesi. 19 Kuten kaikissa muissakin ammattitapaamisissa, ulkonäösi tulee olla hyvätapainen ja toimistoystävällinen. 20 Mikrofonin, kameran ja Wi-Fi-verkon tarkistus ennen kokousta on yksi tapa estää valitettavat tekniset häiriöt esityksen aikana. Jos käytät kannettavaa tietokonetta, varmista, että olet liitetty pistorasiaan ja valmis jyrinä. 21 Verkkokamerasi tulee kohdata sinua silmien tasolla. Yritä puristaa ikkuna mahdollisimman lähelle verkkokameran silmää. Haluat pitää syötteesi mukavana katsella niitä, joiden kanssa tapaat. Katsekontakti auttaa. 22 Jos olet hermostunut tai et ole koskaan osallistunut online-etäkokoukseen, harjoittele kameran edessä etukäteen ilman, että kukaan katsoisi. Näytön hymysi näyttää ja tuntuu todennäköisesti paljon erilaiselta kuin todellinen hymysi; Tunnelma kameran edessä on taito, mutta muutaman virtuaalisen tapaamisen jälkeen sinun ei tarvitse edes ajatella sitä. 23 Hiljennä puhelimesi; sammuta työpöydän ilmoitukset ja kaikki muut, jotka saattavat aiheuttaa melua kokouksen aikana. Jos mahdollista, varaa hetki ennen tapaamistasi vastataksesi viime hetken viesteihin tai kirjautuaksesi sisään kaikkeen tärkeään, jota seuraat aktiivisesti. 24 Sinulla tulee olla muistiinpanosovellus tai paperilehtiö ja kynä nopeita muistiinpanoja ja tehtäviä varten. Sinun tulee olla läsnä, olla mukana ja kiinnostunut siitä, kuka puhuu ja mitä sanotaan. Aikana 25 Jos olet kokouksen järjestäjä, toimi nopeasti. Aloita nopeasti ja täsmällisesti ja sano, mitä sinun on sanottava ennen kuin aloitat ensimmäisen toimintokohteen. 26 Tarvittaessa saatat joutua antamaan jonkun nauhoittamaan kokouksen pöytäkirjan. Tietyt yhteistyöohjelmistot pystyvät itse asiassa tekemään tämän puolestasi. Dokumentointi on nopein tapa saada paikalle saapumattomat nopeasti kiinni, ja se pitää kaikki mukana olevat vastuussa siitä, mitä todella sanottiin ja jaettiin. Yritä olla ohittamatta sitä, jos mahdollista. 27 Kokouksen koosta ja luonteesta riippuen esittelyt voivat olla kunnossa. Varaa tarvittaessa oma esittelyaika kokouksen alussa. 28 Roolien jakaminen kullekin toimintokohdalle on luonnollisesti yksi tärkeimmistä osista missä tahansa virtuaalisessa kokouksessa. Jälleen, sinun pitäisi tietää jo ennen kokouksen alkua, mitä nämä roolit ovat ja kuka niitä täyttää. 29 Määritä aikajana ja tee se visuaalisesti, jos mahdollista. Kerro kaikille, kun kosketat tukikohtaa seuraavaksi. Määritä määräajat älykkäästi. Aloita riittävän ajoissa, jotta kaikilla on enemmän kuin tarpeeksi aikaa menestyä. 30 Minimoi päämäärätön puhe, erityisesti kokouksen alussa. Kun olet saanut vauhtia, sinun ei yleensä tarvitse jatkaa mikrohallintaa. 31 Lopussa tehtävä nopea uusinta, jossa tarkastellaan jokaista roolia ja tavoitetta, on yksi tapa vahvistaa kokouksen tulosta. 32 Ennen kuin kokous lykätään, varmista, että kaikki poistuvat pöydästä kaikella, mitä he tarvitsevat päästäkseen eteenpäin. Jokaisen tulee tietää roolinsa ja mitä heiltä odotetaan ennen irtisanoutumista. Varaa lopuksi muutama minuutti kysymysten esittämiseen ja hämmennyksen poistamiseen. 33 Jos sinulla on aikaa jäljellä taustalla eikä kukaan sano mitään, soita ajoissa. Varmista, että kaikki ovat samalla sivulla ja jatka päivää eteenpäin. Jälkeen 34 Jos olet itse tai esimiehesi määrännyt sinulle toimintokohteen, hyppää siihen. Aloita työskentely lyhyen aikavälin toimien parissa välittömästi. Ala suunnitella asioita myöhemmin. 35 Jos sinulla ei vielä ole sellaista, uusi ryhmäkalenteri voi olla kätevä tapa suunnitella myöhempiä kokouksia tulevaisuudessa. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos tämä tiimi tekee usein yhteistyötä, ainakin lähitulevaisuudessa. 36 Jos noudatat ohjeita tai käskyjä, pidä kirjaa mahdollisista ongelmista tai kysymyksistä, joita kohtaat. Ei-kiireet tiedustelut voidaan yleensä siirtää luetteloon, jota lisäät matkalla. Tietysti, jos olet todella jumissa, sinun tulee aina kurkottaa kätesi takaisin heti, jotta voit nousta takaisin jaloillesi. 37 Muista kaikki "voittosi", jopa pienet asiat, ennen kuin suoritat toimintokohteen kokonaisuudessaan. Ne ovat loistava tapa seurata edistymistäsi ja voivat tarjota kipeästi kaivattua moraalipotkua turhautuneina hetkinä. 38 Kun sinä ja kollegasi edistytte, horisontista nousee uusia tavoitteita ja haasteita. Roolit kehittyvät ja uusia tavoitteita ilmaantuu – jotta kaikki pysyisi yhdessä reaaliajassa, avoin viestintä on elintärkeää. Kun tiimin jäsen menestyy, hänen pitäisi tietää, mitä hänelle tapahtuu seuraavaksi. Anna jokaiselle aina jotain tekemistä ja minne mennä. Tulevaisuus 39 Seuraa kaikkea. Jos olet järjestämässä yritystä, tarkista uudelleen niin usein kuin on tarpeen, varsinkin jos jollain näyttää olevan vaikeuksia. 40 Ajattele kokousta omaan aikaan. Mikä meni hyvin? Mikä kesti? Mieti, mikä toimii sinulle ja tiimillesi ja mikä ei. Tee mitä voit tulevaisuudessa välttääksesi joutumasta samoihin sudenkuoppiin.
5 aikaa säästävää sovellusta parempiin tapaamisiin sekä verkossa että offline-tilassa
Olipa kyseessä virtuaalinen tai henkilökohtaisesti, aikasi voidaan käyttää tehokkaammin ja tuottavammin, jos käytät oikeita työkaluja kokousten järjestämiseen ja johtamiseen.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi