5 parasta vinkkiä digitaalisen tilan hallintaan tehokkuuden lisäämiseksi

Tervetuloa digitaaliseen aikakauteen, jossa internet on olennainen osa työtä. Voit työskennellä ja ansaita elantosi tietokoneellasi, älypuhelimella ja internetyhteydellä.

Yhdistetty laitteesi tarjoaa sinulle digitaalisen työtilan, joka vastaa fyysistä työympäristöä. Tiedostojesi etsiminen kaikkialta on ajanhukkaa ja hidastaa tuottavuuttasi. Työtilan pitäminen järjestyksessä parantaa työnkulkua.

Tässä artikkelissa opit hyödyntämään organisoitua digitaalista tilaa tehokkuuden lisäämiseksi.

Mikä on digitaalinen tila?

Digitaalinen tila on yksinkertaisesti online-tila, jota käytetään työntekoon. Se viittaa myös kaikkeen, joka näkyy tietokoneen, puhelimen tai minkä tahansa muun digitaalisen laitteen näytöllä. Jopa verkkosivustosi, elokuvasi, valokuvasi jne. muodostavat digitaalisen tilan.

Piirretään se lähemmäs kotia. Luet tätä artikkelia digitaalisessa tilassa. Ja tämä johtuu siitä, että se on digitaalisessa laitteessa.

Digitaalisen tilan hallinnan edut

Digitaalinen tila on osa henkilökohtaista ja työelämäämme. Joskus meillä on useita tiedostoja ja viestejä kaikkialla laitteissamme, ja niiden käsitteleminen on ylivoimaista.

Saatat kokea tietokonestressiä ja hylkää työsi, kun näytölläsi olevaa tietoa on liikaa käsiteltäväksi. Pitkällä aikavälillä se vaikuttaa tuottavuuteen.

Katsotaanpa joitain digitaalisen tilasi hallinnan etuja.

1. Parempi tehokkuus ja tuottavuus

Asiakirjojen jakaminen verkossa helpottaa ryhmätyötä ja yhteistyötä osallistujien fyysisestä sijainnista riippumatta. Mutta siitä tulee haitallista, kun roskaat tietokoneen näytön näillä tiedostoilla.

Digitaalisen tilasi hallinta on korvaamatonta, jos olet työskentelee kotitoimiston työasemalta koska olet alttiimpi väsymykselle. Tarvitsemasi tiedon helppous löytää järjestetyssä digitaalisessa tilassa lisää tehokkuuttasi ja tuottavuuttasi. Se on kuin ajaisi vapaalla tiellä ilman, että muut autot estäisivät liikkumistasi. Saavut määränpäähäsi nopeammin.

On olemassa ilmaisia ​​työkaluja, joiden avulla voit järjestellä digitaalista tilaasi. Työkalut, kuten Google Docs, Google Sheets ja Google Drive, auttavat sinua tallentamaan asiakirjasi pilveen. Voit käyttää niitä aina kun tarvitset niitä sen sijaan, että ne olisivat tietokoneen näytöllä.

2. Vapaa aika

Tietokonenäytön ahtaissa paikoissa sekaisin käytetty aika voidaan käyttää paremmin.

Helpota elämääsi käyttämällä oikeita digitaalisia työkaluja digitaalisen tilasi hallintaan. Jotkut näistä työkaluista ovat automatisoituja, ja ne vaativat vain vähän tai ei ollenkaan valvontaa, kun ne on asetettu. Voit esimerkiksi ajoittaa sosiaalisen median julkaisusi ja saada ne julkaistamaan automaattisesti.

Tällaiset aloitteet antavat sinulle enemmän aikaa tehdä muita asioita. Sen lisäksi, että sinulla on enemmän aikaa työhön, sinulla on myös riittävästi aikaa seurustella ystävien ja perheen kanssa.

3. Säilytä Focus

Monilla ihmisillä on liikaa kohteita digitaalisessa tilassaan, koska he haluavat tehdä monia asioita. He uskovat, että moniajo tekee heistä tuottavampia, mutta se on itse asiassa päinvastoin.

Moniajo hidastaa tuottavuuttasi. Saattaa näyttää siltä, ​​että teet enemmän, mutta todellisuudessa teet vähemmän.

Digitaalisen tilan järjestäminen edellyttää, että sinulla on avoinna vain ne tiedostot tai verkkosivut, joiden kanssa työskentelet tällä hetkellä. Keskityt niihin, kunnes suoritat käsillä olevan tehtävän ennen kuin siirryt seuraavaan.

5 parasta vinkkiä digitaalisen tilan hallintaan

Sinulla on taipumus stressaantua sotkuisesta digitaalisesta tilasta. Menetät motivaatiosi työn puolivälissä. Luultavasti luulet olevasi laiska, mutta niin ei välttämättä ole. Ihmisen aivot eivät toimi niin hyvin järjestäytymättömissä ympäristöissä.

Jos haluat hallita digitaalista tilaasi, seuraavat vinkit ovat hyödyllisiä.

1. Luo erilaisia ​​kansioita eri tarkoituksiin

Kun selaat verkkoa, saatat törmätä useisiin materiaaleihin, joista on hyötyä työssäsi. Mitä enemmän lataat näitä kohteita, sitä roskaammaksi laitteestasi tulee.

Hyvä tapa pitää digitaalinen tilasi siistinä on luoda kansioita samankaltaisen sisällön tallentamista varten. Sen sijaan, että yksittäisiä kohteita olisi hajallaan kaikkialla, sinulla on vain muutama kansio. Se säästää myös stressiltä, ​​joka aiheutuu yleisen haun suorittamisesta laitteellasi yksittäisen kohteen löytämiseksi. Kun tarvitset jotain, tiedät mistä sen saa.

2. Käytä Suosikit-vaihtoehtoa

"Suosikit"-vaihtoehto auttaa sinua löytämään sovellukset, kansiot tai tiedostot, joita käytät enemmän laitteellasi.

Jotkut hakukoneet käyttävät tätä vaihtoehtoa myös näyttääkseen sinulle verkkosivustot, joilla vierailet useammin. Sen sijaan, että kirjoitat ne kokonaan, napsautat niitä kotisivullasi.

3. Poista sisältöä, jota et enää tarvitse

Ei ole mitään järkeä, että laitteellasi on kuvia, elokuvia, tiedostoja tai sovelluksia, joita et enää tarvitse. Se on samanlainen kuin toimiston tai kodin siivoaminen. Pääset eroon vanhoista ja vahingoittuneista esineistä.

Näin teet tilaa uusille asioille luomatta sotkua. Jos vaadit, että laitteessasi on sekä vanhoja että uusia kohteita, sinulla ei ole tilaa hengittää.

4. Varmuuskopioi tietosi

Digitaalisen tilan hallinta edellyttää tarpeettomien tiedostojen tai asiakirjojen poistamista. Tämän perusteella voit päättää alustaa tai poistaa tiedostoja laitteessasi milloin tahansa. Saatat menettää tärkeitä tietoja, jos et jo varmuuskopioi niitä.

Tietojesi varmuuskopioinnista on hyötyä myös, jos kadotat laitteesi. Se on entistä arvokkaampaa pilvivarmuuskopioinnin avulla, koska voit käyttää tiedostojasi etänä milloin tahansa.

5. Pidä postilaatikkosi puhtaana

Saapuneet-kansioosi tulee useita viestejä, joten se on helppo sotkeutua. Lue tärkeät viestit ja poista ne, jos niistä ei enää ole hyötyä uusien viestien vastaanottamisessa.

Gmail on helpottanut postilaatikon hallintaa käyttäjilleen viimeaikaisilla päivityksillä. Voit mykistää tai keskeyttää viestit ja sähköpostit häiriön välttämiseksi.

Puhdas postilaatikko parantaa vastausprosenttiasi. Se auttaa sinua näkemään eri viestiluokat selkeästi. Voit lukea lukemattomat viestit ja vastata niihin, joihin et ole vastannut.

Työskentele helposti järjestetyssä digitaalisessa tilassa

Vietät paljon enemmän aikaa digitaalisessa tilassasi kuin uskotkaan. Muutama tunti kuluu, ja olet edelleen samassa tehtävässä. Tilanne sotku lisää aikaa. Kansioiden, tiedostojen ja välilehtien välillä liikkumiseen käytetty sekunti on pitkä aika yhdistettynä.

Sinun ei tarvitse katsoa liian kauas nähdäksesi digitaalisen tilasi tehokkaan hallinnan edut. Kokeile sitä itse. Pidä digitaalinen tilasi puhtaana, kun työskentelet laitteellasi, niin näet eron. Sen lisäksi, että työskentelet nopeammin, olet myös mukavampi.

Onko työpöytäsi sotkuinen? Mitä se kertoo persoonallisuudestasi

Sekava työpöytä voi kertoa paljon persoonastasi. Ota selvää, millainen ihminen olet ja onko se sinulle hyvä!

Lue Seuraava

Kirjailijasta