Monet organisaatiot luottavat Google Workspaceen yhteiskäyttöisenä toimistopakettina. He eivät kuitenkaan tiedä, että samat sovellukset voivat olla hyödyllisiä myös projektinhallinnassa.
Käyttämällä Google Workspace -sovelluksia saat niistä kaiken irti etkä tarvitse lisätä projektinhallintatyökaluja. Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit hyödyntää Google Workspacen sovelluksia täysimääräisesti projektinhallinnassa.
1. Projektitehtävät Yhteistyö ja seuranta
Useimmat projektit vaativat yhteistyötä tiimitovereiden kesken. Vaikka projektin parissa työskentelee hajautettu tiimi, pilvipohjainen Google Workspace -sovellukset voi auttaa sinua tekemään yhteistyötä helposti. Sheetsin avulla voit suunnitella projektin ja luoda Gantt-kaavioita hallitaksesi tehtäviä ja määräaikoja.
Tiimin jäsenten on päivitettävä edistymisensä säännöllisesti laskentataulukkoon. Siten arkki sisältää aina ajantasaista tietoa. Se voi toimia myös tehtävien seuranta- tai ajanseurantatyökaluna tiimille.
Google-kalenterin avulla saat selville jokaisen tiimin jäsenen ilmaisia ja sitoutuneita tunteja. Muistiinpanojen jakaminen joukkuetovereiden kanssa ja järjestyksessä pitäminen a
tehtävälista on mahdollista Google Keepin avulla.2. Vaivaton tiimiviestintä
On sanomattakin selvää, että Gmail on yksi maailman parhaista sähköpostipalveluntarjoajista. Jos käytät Google Workspacea, sinun ei tarvitse miettiä joustavaa ja selkeää viestintää tiimisi jäsenten välillä. Gmail on täällä helpottaakseen saumatonta tiimiviestintää.
Voit luoda "Ryhmät" -sähköpostiluettelon ja lisätä kaikki ryhmän jäsenet kyseiseen ryhmään. Sitten voit käyttää vain yhtä sähköpostiosoitetta tietojen, resurssien ja päivitysten jakamiseen koko tiimin kanssa.
Ihmiset, jotka työskentelevät useissa projekteissa samanaikaisesti, voivat merkitä eri projekteihin liittyvät sähköpostit. Siten eri tunnisteilla varustetut sähköpostit tallennetaan eri kansioihin. Voit myös merkitä tärkeät sähköpostit tähdellä löytääksesi ne nopeasti.
3. Suunnittele tiimisi resurssit projektia varten
Projektipäälliköillä on usein vaikeuksia antaa ja ajoittaa tehtäviä tiimin jäsenille uutta projektia varten, kun muut projektit ovat käynnissä. Jos he käyttävät Google Workspacea, Kalenteri-sovellus voi tarjota helpon ratkaisun tähän ongelmaan.
Ryhmän jäsenet voivat merkitä tehtävänsä ja aikataulunsa jaettuun kalenteriin. Siten jokainen tietää, kuka on miehittynyt mihin päivään asti ja jakaa uusia tehtäviä sen mukaisesti. Tiimit voivat käyttää sitä valvoakseen määräaikoja ja virstanpylväitä sekä saada muistutuksia.
Voit luoda erilliset tiimikalenterit lomien, kokousten ja harjoitusten seurantaa varten.
4. Jaa ja tallenna digitaalista dataa
Nykyaikaiset projektit tarvitsevat suojattua tallennustilaa tiedostoille ja asiakirjoille, jotka sisältävät kriittistä tietoa. Samalla projektin jäsenillä tulee olla pääsy niihin 24/7. Google Drive -sovellus on täällä tallentaaksesi kaikki projekteihin liittyvät tiedostot, asiakirjat, kuvat ja videot.
Tämä pilvipohjainen tiedostojen tallennussovellus voi tallentaa tiedostosi turvallisesti. Jos teet muutoksia tiedostoihin, ne synkronoidaan välittömästi. Siten kuka tahansa tiimin jäsen voi käyttää päivitettyä sisältöä.
Google Driven jakamisen ja käyttöoikeuksien hallinta tekee yhteistyöstä vaivatonta. Voit esimerkiksi jakaa tiedoston luonnoksen kopion asiakkaalle hyväksyntää varten ja antaa luvan vain tarkastella asiakirjaa.
Lisäksi voit luoda erillisiä jaettuja asemia eri projektiryhmille ja jakaa ne niiden kanssa nopeaa käyttöä varten.
5. Luo raportteja ja esityksiä
Etsitkö työkalua silmiä hivelevien ja selittävien raporttien luomiseen? Haluatko sisällyttää näihin raportteihin erilaisia kaavioita ja kaavioita? Google Sheets on sovellus sinua varten. Se auttaa sinua jakamaan kaikentyyppisiä numeerisia tietoja sopivimmalla tyylillä. Sen avulla voit myös työskennellä yhdessä raportin parissa.
Esittely on toinen tärkeä osa projekteja. The Google Slides sovellus on täydellinen Google Workspacen esitysten rakennustyökalu. Voit käyttää sitä näkemyksesi jakamiseen, tiimin suoritusten kuvaamiseen ja tärkeiden tietojen visualisointiin.
Etätyöskentelyn aikana on myös mahdollista jakaa Google Slides -esityksiä videoneuvottelujen aikana Google Meetin näytönjakoominaisuuden avulla.
6. Projektin käyttöönotto verkossa
Sites on Google Workspace -sovellus, jonka avulla voit luoda laadukkaita sivustoja ilman ohjelmointi- tai suunnitteluosaamista. Voit käyttää Google Sitesia projekteihin, tapahtumiin tai tiimiin.
Voit käyttää Google Sitesia keskuksena kaikkien asiakirjojen, päivitysten, aikataulujen, kalenterien ja toimitusten tallentamiseen. Sen avulla kaikki tiimitoverit pääsevät käsiksi kaikkiin projekteihin liittyviin tietoihin yhdestä paikasta.
7. Ryhmäkokoukset ja keskustelut
Projektin parissa työskentelevien tiimien on pidettävä yhteyttä koko ajan. Sähköpostien lisäksi he voivat käyttää Google Workspace Chatia pikaviestintään ja videopuhelusovellusta Google Meet virtuaalisiin kokouksiin.
Yksittäisille jäsenille tarkoitetun suoran viestinnän lisäksi Google Chat tukee myös ryhmäkeskusteluja, jotta tiimit voivat tehdä sujuvaa yhteistyötä etäisistä paikoista. Kun käytät Chatia, voit myös jakaa tiedostoja muiden kanssa ja työskennellä tehtävän parissa.
Google Meet tukee sekä ääni- että videopuheluita, joten voit olla yhteydessä kollegoihisi milloin tahansa. Voit aina työskennellä dokumentin parissa vierekkäin ollessasi kokouksessa Google Meetissä – mikä vie yhteistyön uudelle tasolle.
Kokouksen aikana voit myös käyttää Keep-sovellusta muistiinpanojen tekemiseen ja pöytäkirjan kirjoittamiseen. Voit helposti jakaa nämä muistiinpanot ja liittää ne muihin asiakirjoihin.
8. Asiakirjanhallinta ja yhteistyö
Projektien parissa työskentelevien ryhmien on hallittava lukuisia asiakirjoja. Tilanne muuttuu ongelmalliseksi, kun heidän on tehtävä yhteistyötä näiden asiakirjojen parissa. Asiakirjojen manuaalinen jakaminen ja erillinen muokkaaminen voi haitata tiimin suorituskykyä ja aiheuttaa projektin viivästyksiä.
Aiheeseen liittyvä: Syyt projektien viivästymiseen ja niiden välttäminen
Google Workspacen käyttäjät voivat kokeilla asiakirjoja ja taulukoita asiakirjojen hallintaan. Useat ihmiset voivat käyttää näitä asiakirjoja ja käsitellä niitä samanaikaisesti. Riippumatta siitä, mitä muutoksia teet asiakirjoihin ja laskentataulukoihin, ne näkyvät reaaliajassa.
Samoista asiakirjoista on myös mahdollista kommentoida ja antaa palautetta. Versiohistoria-ominaisuuden avulla voit helposti jäljittää, kuka on tehnyt asiakirjoihin muutoksia ja milloin.
Projektinhallinta on helppoa Google Workspacen avulla
Yritykset käyttävät usein useita sovelluksia ja työkaluja hallitakseen projektin eri puolia. Jos käytät jo Google Workspace -sovelluksia, ne voivat myös auttaa sinua projektinhallinnassa.
Nyt kun osaat käyttää sen sovelluksia projektiin liittyvien tehtävien hallintaan, projektinhallinta helpottuu. Googlen lisäksi on kuitenkin muita työtilapalvelujen tarjoajia, jotka kannattaa tarkistaa.
Microsoft ja Google eivät ole ainoita yrityksiä, jotka tarjoavat työtilapaketteja. Tässä on joitain parhaita vaihtoehtoja, joita voit tarkistaa!
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Google Apps
- Työtila
- Projektinhallinta
Tamal on freelance-kirjoittaja MakeUseOfissa. Saatuaan huomattavan kokemuksen tekniikasta, rahoituksesta ja liiketoiminnasta prosesseja edellisessä työssään IT-konsulttiyrityksessä, hän valitsi kirjoittamisen kokopäiväiseksi ammatiksi 3 vuotta sitten. Vaikka hän ei kirjoita tuottavuudesta ja uusimmista teknisistä uutisista, hän rakastaa Splinter Cell -pelin pelaamista ja Netflixin/Prime Videon ahmimista.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi