Mikä on aikatarkastus ja miksi se on tärkeää?

Töissä on ollut kiireinen päivä. Istuit työpöytäsi ääressä katseesi tietokoneeseen. On sulkemisaika. Kun valmistaudut lähtöön, tarkistat tekemäsi työn määrän. Se, mitä näet, ei vastaa kirjoittamiasi tunteja. Ihmettelet miksi näin on.

Olet saattanut viettää suurimman osan ajasta vuorovaikutuksessa sosiaalisessa mediassa sen sijaan, että olisit tehnyt työtä, jonka olet päättänyt tehdä.

Tämä skenaario selittää, kuinka moni ihminen viettää aikaansa töissä. Aseta itsellesi erilainen polku tekemällä aika-auditointi, jotta voit sijoittaa aikasi paremmin.

Miksi sinun on suoritettava aikatarkastus?

Aikatarkastus on järjestelmällinen prosessi, jota käytetään arvioimaan, kuinka käytät aikaasi. Sen avulla voit hallita aikaasi tehokkaasti tavoitteidesi saavuttamiseksi.

Se, miten käytät aikaasi työhön, vaikuttaa tuottavuutesi. Tehokkaimmat ihmiset ovat ne, jotka käyttävät aikansa hyvin. Mikä olisikaan parempi tapa tietää, miten käytät aikaasi, kuin aikatarkastuksen suorittaminen?

Katsotaanpa joitain syitä, miksi sinun pitäisi ottaa aika-auditointi vakavammin.

1. Tehokas ajanhallinta

Tehokas ajanhallinta auttaa sinua parantaa työn ja yksityiselämän tasapainoa. Se hillitsee ylilyöntejä, jotka vievät aikasi.

Vietät useita tunteja töissä. Mutta loppujen lopuksi ymmärrät, ettei niin paljon ole saatu aikaan. Aikatarkastus auttaa sinua selvittämään tuottamattomat toiminnot, joihin käytät aikaasi.

2. Rationaalinen päätöksenteko

Aikatarkastus luo vankan perustan, jota tarvitaan tietoon perustuvien päätösten tekemiseen tavoitteesi saavuttamiseksi. Olet taipuvaisempia tekemään rationaalisia päätöksiä tunteiden sijaan.

Liiketoiminnan tavoitteiden saavuttaminen on nopeampaa, kun liität niihin aikakehyksen. Tehokkaan aikatarkastuksen avulla tunnistat, kuinka paljon aikaa voit käyttää tavoitteisiisi ja työskennellä joidenkin virstanpylväiden saavuttamiseksi tietyn ajanjakson aikana.

3. Aikatietoisuus ja arvo

Saatat sijoittaa aikaasi tuottamattomiin toimintoihin tietämättäsi sitä. Vietät luultavasti useita tunteja tietokoneen ääressä töissä. Mutta olet kiireinen Facebookissa suurimman osan niistä tunteista, jolloin sinun pitäisi tehdä töitä. Päivän päätteeksi tiedät, että vietit tuntikausia tietokoneellasi, mutta sinulla ei ole näkyvissä tuloksia.

Aika-auditointi auttaa sinua ymmärtämään paitsi ajan tärkeyden myös sen, kuinka sijoitat sen. Aikasi vievien tuottamattomien hankkeiden tunteminen auttaa sinua harkitsemaan ajastasi.

4. Objektiivisuus

Aikatarkastuksen suorittaminen auttaa sinua olemaan objektiivinen eikä subjektiivinen. Keräät faktoja siitä, miten ja missä vietät aikaasi. Jos olet päättänyt parantaa peliään urallaan tai työssään, se kannustaa sinua olemaan aktiivinen ajan kanssa sen sijaan, että olisit reaktiivinen.

Sen sijaan, että odottamattomat tapahtumat syövät aikaasi, aikatarkastus motivoi sinua laatimaan toiminnallesi etukäteen aikataulun ja noudattamaan sitä tarkasti.

Viikoittainen työsuunnitelma on Tehokas aloite käyttää aikaasi ennakoivasti töissä. Se antaa sinulle tietoa aktiviteeteista, joita harjoitat viikon aikana etukäteen.

5. Vastuullisuus

Oikea aikatarkastus on vastuupoliisi. Sen lisäksi, että olet vastuussa siitä, kuinka käytät aikaasi, se antaa sinulle myös käsityksen siitä, kuinka voit käyttää aikasi paremmin. Ja jos et noudata sitä, seuraukset näkyvät kaikissa tehtävissä, tavoitteissa ja tavoitteissa, joita et ole vielä saavuttanut.

Vastuu ajankäytöstä on hyödyllistä, jos työskentelet tiimin kanssa. Aikatarkastus näyttää, kuinka jokainen tiimin jäsen viettää aikaansa.

Tehokkaan aikatarkastuksen suorittaminen edellyttää, että seurataan ja dokumentoidaan tarkasti, mihin käytät aikaasi päivittäin. Onnistuneesta aikatarkastuksesta tallennetut tiedot auttavat luomaan tulevaisuuden aikakaavioita ja ennakoituja aikatauluja.

On olemassa perustyökaluja, joiden avulla voit saada kaiken irti auditointiajasta. Tässä on joitakin niistä.

1. Päiväkirja

Päiväkirja on yksi vanhimmista ja yksinkertaisimmista ajantarkastuksen työkaluista, mutta silti tehokas. Päiväkirjat olivat juttu kauan ennen tietokoneen ja Internetin tuloa. Sinulla oli luultavasti päiväkirja, johon kirjoitit elämäsi tapahtumia aikuisena.

Meijerit ovat edelleen hyvin lähellä. Mutta vanhojen painettujen päiväkirjojen sijaan voit käyttää sähköisiä päiväkirjoja toimintojesi seuraamiseen.

Päiväkirjasi tiedot auttavat sinua tietämään, miten käytät aikaasi.

2. Aikatarkastuslaskentataulukko

Aikatarkastuslaskentataulukko on sähköinen dokumentti, joka sisältää tallennetut tiedot, arvioidut tulokset ja aikatarkastusprosessin ajanjakson. Tämän työkalun avulla voit helposti tunnistaa ja tehdä viitteitä siitä, miten vietät aikaasi.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat työaikalomakemallit tuntien seurantaan

3. Aikaseurantaohjelmisto

Tekniikan kehityksen ansiosta voit käyttää useita työkaluja seurata aikaasi ja lisätä tuottavuuttasi.

Ajanseurantatyökalut, kuten Appploye ovat tehokkaita ajantarkastuksessa seuraamalla verkossa suorittamaasi toimintaa ja näyttämällä kunkin toiminnan keston. Asetusten perusteella saat ilmoituksen, kun vietät liian paljon aikaa tietyllä verkkosivustolla tai sovelluksessa.

Aiheeseen liittyvä: Paras ajan seurantaohjelmisto ja sovellukset

6 askelta tehokkaaseen ajantarkastukseen

Kun käytät aikasi paremmin, työssäsi tapahtuu valtava muutos. Tuottaviin tehtäviin käytetty tunti on arvokkaampi kuin 10 kevytmieliseen toimintaan käytettyä tuntia. Ei ihme, että työntekijät, jotka sijoittavat aikaansa viisaasti, ovat tehokkaampia.

Oletko valmis suorittamaan aikatarkastuksen? Tässä on joitain ohjeita, jotka ohjaavat sinua.

1. Asettaa tavoite

Miksi haluat tehdä aikatarkastuksen? Niin yksinkertaiselta kuin kysymys saattaakin näyttää, siihen vastaaminen voi olla vaikeaa, varsinkin jos et ole ajatellut sitä.

Tunnista tavoitteesi alusta alkaen. Sen ymmärtäminen auttaa sinua keskittymään asioihin, jotka ovat sinulle tärkeitä. Auditoinnin lopussa tiedät, kuinka havaintosi toteutetaan.

2. Aseta määräaika

Kun olet määrittänyt tavoitteesi, aseta myös määräaika sen saavuttamiselle. Muuten se saattaa viipyä liian pitkään. Huomioi toiminnot, joita harjoitat asetetussa määräajassa.

Vaikka haluatkin saada asiat valmiiksi välittömästi, älä kiirehdi niitä. Tarkastuksen koko olemus kumoutuu, jos tulokset eivät ole tarkkoja. Nyrkkisääntönä on liikkua kohtuullista vauhtia.

3. Suunnittele strategisesti

Sinulla on oltava yksityiskohtainen suunnitelma siitä, kuinka aiot saavuttaa tavoitteet, jotka olet asettanut saavuttamaan aikatarkastuksen aikana. Tämän suunnitelman on oltava realistinen ja suhteellinen.

Strategiseen suunnitteluun aikatarkastuksessasi kuuluu kaikkien tiimisi jäsenten kuljettaminen mukana ja tarvittavien työkalujen ja resurssien tarjoaminen auditointiin. Tehokas suunnitelma auttaa välttämään ajan ja resurssien tuhlausta.

4. Kerätä dataa

Tiedonkeruu on erittäin olennainen vaihe ajan auditointiprosessissa. Tämä tehdään keräämällä tietueita siitä, kuinka olet käyttänyt aikaasi tähän asti.

Siirtyäksesi onnistuneesti pisteestä A pisteeseen B, sinun on ymmärrettävä pisteen A dynamiikka ja käytettävä tätä tietoa oppaana siirtyessäsi seuraavaan vaiheeseen.

5. Analysoi kerätyt tiedot

Kerättyjen tietojen analysointi auttaa sinua tunnistamaan korrelaation sen välillä, missä olet ollut ja missä olet nyt. Kaikkia kerättyjä tietoja ei tarvita tarkastusta varten.

Sinun on suodatettava pois tiedoissasi olevat aukot, koska ne voivat muuttaa tarkastuksesi tarkkuutta. Keskity tärkeisiin tietoihin. Tällaiset tiedot tulisi analysoida ja luokitella ajantarkastuksen tavoitteen mukaisesti.

6. Aseta tavoitteet

Tavoitteet pitävät sinut varpaillasi ja antavat sinulle onnistumisen tunteen. Työ aika-auditointitavoitteiden saavuttamiseksi kerralla voi olla ylivoimaista, varsinkin kun tavoitteet ovat suuria.

Jaa tavoitteesi pieniksi tavoitteiksi, jotka saavutetaan tiettyjen ajanjaksojen kuluessa. Kun saavutat jokaisen tavoitteen, juhli itseäsi hyvin tehdystä työstä. Positiivinen energiasi tavoitteesi saavuttamisesta motivoi sinua saavuttamaan muita tavoitteita ja vie sinut lähemmäksi suuria tavoitteitasi.

Tee jokaisesta sekunnista tärkeä

Tulet hämmästymään monista tuottamattomista asioista, joihin käytät aikaasi. Aikatarkastus tuo nämä tiedot etualalle ja näyttää toiminnot, jotka tuhlaavat arvokasta aikaasi.

Aika liikkuu aina. Jos kadotat sen, et voi saada sitä takaisin. Jos jokin toiminta ei tuo lisäarvoa urallesi tai työelämällesi, se ei ansaitse huomiotasi.

Määräaikojen noudattaminen ja tehtävien suorittaminen ajoissa: 8 vinkkiä

Opi pitämään kiinni itse asettamistasi määräajoista ja saamaan asiat valmiiksi ennen määräaikaa. Tässä muutamia hyödyllisiä vinkkejä!

Lue Seuraava

Kirjailijasta