Mikä on sähköpostin suojauskäytäntö ja miten se toimii?

Milloin viimeksi lähetit sähköpostia? Se oli varmaan tänään. Kuten sinä, monet ihmiset ympäri maailmaa lähettävät sähköposteja päivittäin.

Sähköpostit ovat olleet osa elämäämme pisimpään. Koska on lähes mahdotonta tehdä ilman niitä, sinun on suojattava itsesi tehokkaalla sähköpostin suojauskäytännöllä.

Ethän halua, että sähköpostisi joutuvat vääriin käsiin? Sähköpostin suojauskäytännön käyttöönotto auttaa pitämään ne turvallisempina.

Mikä on sähköpostin suojauskäytäntö?

Sähköpostin suojauskäytäntö on sarja toimenpiteitä, jotka ohjaavat sähköpostien käyttöä verkossa tai laitoksessa. Siinä kerrotaan, kuinka tietty käyttäjäluokka on vuorovaikutuksessa sähköpostilla lähetettyjen ja vastaanotettujen viestien kanssa.

Pidä sähköpostisi järjestyksessä ja turvassa lisää tuottavuuttasi. Sähköpostin suojauskäytännön tavoitteena on suojata viestit luvattomalta käytöltä.

Kuka saattaa yrittää päästä sähköposteihin ilman lupaa, voisi kysyä? Kyberrikolliset – he ovat erittäin kiinnostuneita luottamuksellisista viesteistä, joita lähetät organisaatiossasi ja sen ulkopuolella. Ja tämä johtuu siitä, että he tietävät, että tällainen tieto on arvokasta. Jos he saavat sen käsiinsä, he voivat käyttää sitä useisiin haitallisiin toimiin rikastuakseen.

Miten sähköpostin suojauskäytäntö toimii?

Sähköpostin oletusturvallisuusvahvuus ei ole niin vahva. Sähköpostilla lähetetyt viestit ovat julkisessa tilassa. Siksi ne voivat helposti käyttää kaikkia, joilla on keskimääräiset hakkerointitaidot. Sähköpostin suojauskäytännön luominen on yksi perustoimista, jonka voit tehdä hyökkääjien torjumiseksi.

Uskominen, että sinä tai organisaatiosi ei voi joutua sähköpostiloukkauksen uhriksi, on väärä olettamus. Niin kauan kuin käytät sähköposteja, sinua voidaan kohdentaa.

Haluttomuutesi ottaa käyttöön sähköpostin suojauskäytäntö voi kestää vain, jos lähettämäsi sähköpostit ovat merkityksettömiä. Mutta näin tuskin on, jos sinulla on kunnollinen yritys.

Jotta sähköpostin suojauskäytäntö olisi tehokas, sen on sisällettävä seuraavat asiat:

1. Politiikan laajuus ja tarkoitus.
2. Tietoja sähköpostien sisältämän sisällön omistajuudesta.
3. Sähköpostia käyttävien osapuolten tietosuojahuolet ja odotukset.
4. Sähköpostin käyttäjien vastuut.
5. Ohjeita organisaation sähköpostitilien käyttöön.
6. Vinkkejä sähköpostin tietoturvauhkien havaitsemiseen ja välttämiseen.
7. Erityistoimenpiteet, joihin on ryhdyttävä, jos sähköpostin tietoturvaloukkaus epäillään.

Saavutettavuus on avainasemassa politiikan onnistuneessa täytäntöönpanossa. Ryhmän jäsenet voivat olla ajan tasalla käytännön tietojen kanssa vain, jos he pääsevät käsiksi asiakirjaan.

Asiakirjan fyysiselle laitteelle tallentamisen sijaan on suositeltavaa käyttää työnkulkutyökalua, jossa on pilvitallennus ja etäkäyttö. Tällä tavalla valtuutetut tiimin jäsenet voivat käyttää käytäntöä mistä tahansa ja milloin tahansa.

Koulutus on toinen tärkeä elementti sähköpostin suojauspolitiikan onnistuneessa toteuttamisessa. Jotkut käyttäjät saattavat olla haluttomia noudattamaan käytäntöä, varsinkin jos he eivät ole käyttäneet jotain vastaavaa aiemmin. Sinun on huolehdittava asianmukaisesta koulutuksesta, jotta he ymmärtävät, kuinka käytännön käyttö on kaikkien edun mukaista.

Kuinka luoda tehokas sähköpostin suojauskäytäntö

Sähköpostin suojauskäytäntö ei ole yksi kokoinen, koska kahta samanlaista organisaatiota ei ole. Mutta sähköpostien käyttöä vaarantavilla kyberuhilla on samanlaisia ​​vaikutuksia organisaatioihin niiden tarjonnasta ja koosta riippumatta. Ne ovat yleisiä attribuutteja, jotka tulee ottaa huomioon vakiopolitiikan luomisessa.

Tässä on joitain käytännön vinkkejä toimivan sähköpostin suojauskäytännön rakentamiseen.

1. Ota malli käyttöön

Sähköpostin suojauskäytännön luominen tyhjästä ei ole huono idea, mutta voit säästää aikaa ottamalla käyttöön olemassa olevan mallin. Tämä on välttämätöntä, varsinkin jos et ole perehtynyt käytännön sisältöön.

Sen sijaan, että luot epäolennaista tietoa, sinulla on tärkeitä tietoja toimivan politiikan luomiseksi.

2. Muokkaa mallia

Olemassa olevan mallin ottaminen käyttöön ei tarkoita, että sinun pitäisi käyttää sitä sellaisena kuin se on. Mallin tarkoituksena on antaa sinulle käsitys siitä, miltä käytäntö näyttää.

Sen sijaan, että ottaisit kaiken mallin koukkulinjan ja upottimen sisältämän, säädä se yrityksesi ainutlaatuisten tarpeiden mukaan.

Lopulta sinulla on alkuperäinen asiakirja, joka on räätälöity organisaatiollesi.

3. Tunnista käyttäjien sitoutumisehdot

Sähköpostisi käyttäjät voivat harjoittaa mielivaltaista toimintaa, jos he eivät ole tietoisia siitä, että tällainen toiminta on kiellettyä. Sinun vastuullasi on ilmoittaa nimenomaisesti, kuinka heidän tulee käyttää sähköpostiasi.

Tunnista epäterveelliset sähköpostikäytännöt, jotka voivat altistaa verkkosi kyberhyökkäyksille, ja varoita osallistumasta sellaisiin toimiin.

Sähköpostin suojauskäytäntösi on epätäydellinen ilman sähköpostisi turvallisuutta parantavaa työkalua.

Sähköpostisi manuaalinen suojaaminen kyberuhkia vastaan ​​ei riitä, varsinkin kun verkkorikolliset käyttävät edistyneitä tekniikoita hyökkäyksiinsä. Yhdistä heidän energiansa työkaluilla, kuten hiekkalaatikoilla, roskapostisuodattimilla ja haittaohjelmien estoohjelmistoilla. Tehokas roskapostisuodatin estää sinua katsomasta haitallisia sähköposteja.

5. Pakota käyttäjäkäytännön vahvistus

Käytäntösi onnistunut toteuttaminen alkaa käyttäjien halukkuudesta noudattaa sitä. Muutos tuo mukanaan vastarintaa. Tiimin jäsenet, jotka eivät tunne sähköpostin suojauskäytäntöjä, saattavat jättää sen huomiotta.

Saa käyttäjät sitoutumaan käytännön käyttöön liittämällä allekirjoituksensa vahvistuksena. Näin sinulla on todisteet heidän suostumuksestaan ​​käyttää sitä, jos he epäonnistuvat.

6. Kouluta käyttäjiä

Sähköpostisi käyttäjät eivät välttämättä ymmärrä kaikkia käytännön tietoja. Niiden jättäminen hämmennykseen on riskialtista, koska he voivat ryhtyä sopimattomiin toimiin, jotka vaarantavat verkkosi.

Varmista, että kaikki ymmärtävät politiikan järjestämällä koulutusta. Luo heille tilaa kysyä kysymyksiä harmailta alueilta, jotta kaikki ovat ajan tasalla mitä tehdä ja mitä ei.

7. Suunnittele hätätilanteiden torjuntasuunnitelma

Vaikka kaikki sähköpostin suojauskäytännön tehokasta käyttöönottoa koskeva koulutus olisikin tehty, asiat voivat silti mennä pieleen.

Kehitä tapahtumaan reagointisuunnitelma tietoturvaloukkauksesta. Käytännön tulee sisältää se, mitä käyttäjien tulee tehdä, kun he epäilevät haitallista toimintaa tai hyökkäystä. Oikeilla toimilla voidaan lieventää kyberhyökkäyksen vaikutuksia.

Viljele terveellistä kyberkulttuuria sähköpostin suojauskäytännön avulla

Pikaviestintä voi olla trendikästä kommunikoinnissa ystävien ja perheen kanssa. Mutta kun kyse on työstä ja liiketoiminnasta, vanha hyvä sähköposti on edelleen ajankohtainen. Se auttaa organisaatioita ylläpitämään järjestyksen ja muodollisuuden tunnetta.

Et ehkä pysty estämään hyökkääjiä kohdistamasta sähköposteihisi, mutta voit mitätöidä heidän hyökkäyksensä tehokkaalla sähköpostin suojauskäytännöllä.

Kun kaikki sähköpostisi käyttäjät ymmärtävät, kuinka tiedot voidaan pitää turvassa, kyberrikollisilla ei ole mahdollisuutta iskeä. On vain ajan kysymys, milloin he luopuvat yrittämästä tunkeutua verkkoosi ja siirtyvät seuraavaan.

Kuinka kirjoittaa tehokas sähköposti nopeasti (4 AI-työkalua, joita voit käyttää)

Onko sinulla vaikeuksia kirjoittaa sähköposteja saadaksesi asiat hoidettua? Tässä on vinkkejä parempien sähköpostien kirjoittamiseen nopeammin sekä joitain työkaluja.

Lue Seuraava

Kirjailijasta