Liian monta laskentataulukkoa? Järjestä nämä vinkit

Laskentataulukot ovat loistava työkalu tietojen järjestämiseen ja erilaisten tietojen seuraamiseen työpaikalla, erityisesti kaavojen ja raportoinnin avulla. Laskentataulukoiden liiallinen käyttö voi kuitenkin olla tehotonta ja heikentää tuottavuuttasi.

Ne ovat hyviä joihinkin asioihin, mutta eivät välttämättä toisiin. Riippumatta siitä, oletko työstäsi määrännyt sinulle vuoria laskentataulukoita tai pidät vain hyvästä tietolomakkeesta, saattaa olla aika tarkastella tapoja hallita niitä.

1. Hyväksy laskentataulukon liikakäyttö

Olet joko täällä, koska olet kyllästynyt työpaikallasi vaadittavaan laskentataulukoiden käyttämiseen kaikkeen, tai pidät tietojen kanssa työskentelystä ja mietit, koskeeko tämä sinua. Todellisuudessa on hyvä käytäntö pohtia, miten käytät ohjelmistoja, kuten Microsoft Exceliä ja Google Sheetsia, jotta saat kaiken irti työstäsi.

On hyödyllistä laskea, kuinka monta laskentataulukkoa käytät päivittäin tai viikoittain. Jos tämä luku ylittää kuusi, voit pitää sen merkkinä siitä, että saatat työskennellä epäedullisessa asemassa, ja se voi aiheuttaa ongelmia, kuten:

• Vaikeus ajanhallinnan kanssa.
• Tehottomuus prosessien kanssa.
• Huono tiedon organisointi.
• Yrityksen laajuiset viestintäesteet.

Aiheeseen liittyvä: Google Sheets -muotoiluvinkkejä ammattimaisen näköisten laskentataulukoiden luomiseen

Kun tunnistat, missä määrin laskentataulukoita käytetään työsi tiedottamiseen, voit avata uusia, tuottavampia tapoja työskennellä. Katsotaanpa joitain tapoja hallita tätä liikakäyttöä ja saada parempia tuloksia pitkällä aikavälillä.

2. Virtaviivaista tietoja yhdistämällä ja suunnittelemalla uudelleen laskentataulukoita

Usein syy siihen, että laskentataulukoita on liikaa, on se, että niitä ei käytetä intuitiivisesti. Tiedät tämän tapahtuvan, jos joudut käyttämään kahta erillistä arkkia yksittäiseen tehtävään; sinulla on esimerkiksi yksi vuosilomaa varten ja yksi työvuoroturvaa varten.

Tässä nimenomaisessa tapauksessa voit helposti yhdistää ne yhdeksi, kaiken kattavaksi laskentataulukoksi. Voit tehdä tämän jakamalla ne eri välilehtiin.

Vaihtoehtoisesti voit sisällyttää molemmat taulukoina yhdelle arkille ja päivittää vuorovälitaulukon automaattisesti vuosiloman tiedoilla noudattamalla näitä ohjeita:

1. Kirjoita kaava toiseen taulukkoasi, johon tallennat siirtymävälit =JOS(Valitse solu, "AUKKO", "TÄYSI")
2. Missä yllä oleva kaava sanoo Valitse Solu, kirjoita solun numero, joka sisältää vuosilomapäivämäärät, esimerkiksi B2.
3. Kun syötät päivämäärän valittuun soluun, tämä täyttää automaattisesti sanan "GAP", johon kirjoitat kaavan.
4. Jos päivämäärää ei ole, se täyttää automaattisesti sanan "FULL", johon kirjoitat kaavan.

Tätä kaavaa voidaan käyttää mihin tahansa solun arvosta riippumatta, ja se voi olla hyödyllinen tapa hallita samanlaisia ​​​​tietoja taulukoiden välillä.

Aiheeseen liittyvä: Excel-tietojen linkittäminen PowerPoint-esitykseen

Arkkien ja tietojen yhdistäminen yhteen paikkaan vähentää tiettyihin tehtäviin tarvittavien tiedostojen määrää ja mahdollistaa työn tehokkaamman organisoinnin. Tarkista laskentataulukkoluettelostasi, voidaanko niitä yhdistää, jotta työ pysyy selkeänä ja helposti seurattavana.

Joskus laskentataulukoiden yhdistäminen ei ole mahdollista, koska tiedot eivät korreloi suoraan. Saatat kuitenkin tarvita useita taulukoita monimutkaisempia prosesseja varten, joihin liittyy useampi kuin yksi tehtävä.

Näissä tapauksissa saattaa olla syytä lisätä hyperlinkkejä laskentataulukkoon, jotta pääset nopeasti toiseen taulukkoon. Tämä toimii myös hyödyllisenä muistutuksena koko prosessista. Jos esimerkiksi syötät tietoja asiakkaista, voit liittää mukaan hyperlinkin asiakkaan palautelomakkeeseen.

Aiheeseen liittyvä: Excel-kaavioiden ja -kaavioiden tyypit ja milloin niitä käytetään

Tämä voidaan tehdä helposti Excelissä ja Google Sheetsissä painamalla samanaikaisesti CTRL + K näppäimistölläsi. Tämä tuo esiin a Hyperlinkki ikkuna, jossa voit Hae tiedostolle ja Nimi teksti, jonka haluat näkyvän solussa.

Voit jopa luoda välilehden, joka sisältää hyperlinkkejä kaikkiin muihin laskentataulukoihisi ja tiedot siitä, milloin niitä tulee käyttää. Tämä on hyvä idea, jos haluat varmistaa, että sinä ja kollegasi olette kaikki samalla sivulla ja työskentelette samoilla tiedostoilla vanhentuneiden sijaan.

4. Harkitse vaihtoehtoisia ohjelmistoja

Laskentataulukot voivat tehdä vain niin paljon, ja jos kärsit liiallisesta käytöstä, se voi johtua vain siitä, että tarvitset erillisen ohjelmiston työtaakan hoitamiseen. Tarvitsetko todella esimerkiksi vuosilomalaskentataulukon, jos sitä seurataan puolestasi HR-järjestelmässä?

Usein yrityksen laajentuessa se kasvaa laskentataulukoiden ulkopuolelle ja alkaa vaatia ohjelmistoja tietojen hallintaan. Asana on loistava sovellus projektinhallintaan, ja niitä on paljon vaihtoehtoisia projektinhallintaohjelmistoja joka voi hoitaa manuaaliset työnkulut puolestasi.

Sen sijaan, että yrittäisit pysyä yrityksen jatkuvasti kasvavien vaatimusten tahdissa, etsi muita tapoja tallentaa ja hallita tietoa. Se säästää sinun ja kollegojesi aikaa ja automatisoi monia tehtäviä, jotka tavallisesti vaatisivat lisävalvontaa.

Aiheeseen liittyvä: Asana vs. Jira: Kumpi on parempi ketterässä metodologiassa?

5. Tarkista prosessisi ja poista päällekkäisyydet

Laskentataulukoiden liikakäyttö voi tapahtua järjestäytymisyrityksen seurauksena, mutta tämä voi joskus mennä liian pitkälle. Näissä skenaarioissa voit itse asiassa päätyä mikrojohtamaan itseäsi tai kollegoitasi, vaikka todellisuudessa se vie aikaa tärkeiltä tehtäviltä.

Tietojen pitäminen työpaikalla on välttämätöntä sujuvan sujumisen kannalta, mutta joskus saatat yrittää jäljittää liikaa tarpeettomia asioita. Mieti nykyisiä prosessejasi ja mieti, tarvitsetko todella niitä varten laskentataulukon.

Samoin laskentataulukon käyttäminen muualle jo tallennettujen tietojen tallentamiseen luo tarpeetonta päällekkäistä työtä ja on erittäin tehotonta. Laita vastaavat laskentataulukot pois ja työskentele lähteestä.

Laskentataulukot voivat toimia sinua vastaan

Yllä olevien vinkkien avulla sinulla on monia tapoja tyhjentää laskentataulukkokansiosi ja aloittaa työskentely tehokkaammin. Seuraa vaistoasi sen suhteen, mitkä työt ansaitsevat omistettua dataa ja mitä voidaan hallita eri tavalla.

Jos et ole vieläkään varma, kiinnitä huomiota siihen, miten työskentelet seuraavien viikkojen aikana. Saatat alkaa huomata, missä asioita voitaisiin virtaviivaistaa, ja voit luoda aikatehokkaamman ja järjestetymmän digitaalisen tilan.

8 parasta tapaa käyttää Google Workspace -sovelluksia projektinhallintaan

Google Workspace -sovellukset voivat vastata useimpiin projektinhallintatarpeisiisi. Tässä on joitain parhaita tapoja käyttää niitä.

Lue Seuraava

Kirjailijasta