Kuinka järjestää onnistunut projektin aloituskokous

Projektin aloituskokoukset ovat täydellinen tilaisuus saada kaikki tiimin jäsenet samalle sivulle ja työskennellä yhteisen tavoitteen eteen. Siksi niiden tulee olla hyvin valmistautuneita ja harkittuja, koska ne auttavat sinua saamaan kaiken irti keskustelustasi asiakkaan kanssa.

Tässä artikkelissa jaamme vinkkejä ja työkaluja, jotka auttavat sinua pitämään onnistuneen aloituskokouksen tiimisi kanssa.

Mikä on projektin aloituskokous?

Projektin aloituskokous on paikka, jossa projektipäällikkö tapaa tiimin ja joskus myös asiakkaan esitelläkseen projektin tavoitteet, selittääkseen, kuinka ne saavutetaan, ja tarkastellakseen kaikkien rooleja. Se pidetään yleensä uuden projektin alussa, mutta saattaa olla tarkoituksenmukaista järjestää se myöhemmin prosessin aikana, jos uusia esteitä tai kysymyksiä ilmenee.

Tämän tyyppinen tapaaminen auttaa sinua aloittamaan uuden projektisi vakaalla pohjalla kertomalla selkeästi, mitä odotat, miten edistystä mitataan ja mitä sudenkuoppia saattaa olla edessä. Kaiken kaikkiaan se luo suunnan sujuvalle projektiyhteistyölle kaikkien sidosryhmien kanssa.

Projektin aloituskokouksen edut

Kuten edellä mainittiin, projektin aloituskokoukset ovat tilaisuus saada kaikki mukautumaan projektisi visioon ja rooliinsa siinä. Seuraavassa on joitain muita merkittäviä etuja onnistuneesta aloituskokouksesta:

• Projektit toimivat tehokkaammin, kun kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät vastuunsa.
• Aloituskokoukset osoittavat, kuinka pitkälle tiimisi on ymmärtänyt, mitä projekti sisältää. Tämä voi auttaa sinua tunnistamaan mahdolliset matkan varrella mahdollisesti ilmenevät ongelmat.
• Aloituskokoukset auttavat rakentamaan suhdetta sinun ja asiakkaasi välille saamalla kaikki tasa-arvoiseen asemaan prosessin alussa.
• Kun kaikki on suunniteltu ajoissa, se vähentää muutosten todennäköisyyttä, jotka voivat aiheuttaa mahdollisia viivästyksiä myöhemmin projektin aikana.
• Asiakkaallasi on mahdollisuus antaa arvokasta palautetta ja ideoita ennen kuin menee liian pitkälle projektin elinkaareen.
• Onnistunut projektin aloituskokous lisää todennäköisyyttä pysyä budjetissa ja aikataulussa.

5 vinkkiä onnistuneen projektin aloituskokouksen järjestämiseen

Seuraavassa on joitain olennaisia ​​vaiheita, jotka on suoritettava valmistautuessasi projektin aloituskokoukseen:

1. Luo oma esityslistasi

Esityslistasi antaa kokoukselle selkeän suunnan seurata, ja siksi on tärkeää luoda sellainen ja jakaa se ennen aloituskokousta. Agendan suunnitteleminen etukäteen auttaa sinua pysymään keskittyneenä ja tehtävien parissa.

Voit käyttää muistiinpanosovellusta, kuten Evernote luodaksesi kokoussuunnitelman, johon kaikki jäsenet pääsevät. Voit aloittaa alusta tai säästää aikaa käyttämällä jotakin niistä kokouspohjia.

Lisää kaikki asiaankuuluvat tiedot projektista, kun olet käsitellyt perusasiat, mukaan lukien kokouksen kesto ja puheenjohtaja (projektipäällikkö). Vaikka nämä riippuvat työskennellystä projektista, tässä on joitain yleisiä ideoita harkittavaksi:

• Tervehdys ja esittely
• Selkeä selvitys siitä, mitä aiot saavuttaa aloituskokouksen aikana
• Hankkeen tarkoitus
• Projektin laajuus
• Aika- ja budjettirajoitukset
• Nykyiset tunnetut riskit
• Luettelo suorituksista
• Avointa keskustelua ja kysymyksiä.

2. Kutsu oikeat ihmiset

Tässä vaiheessa haluat keskittyä kaikkien tärkeimpien sidosryhmien kutsumiseen. Kuitenkin innokkaasti saada pallo pyörimään, saatat tuntea houkutusta kutsua kaikki, joilla on jotain edes etäisesti projektiin liittyvää. Tämä voi vaikuttaa kokoukseen, sillä suuren väkijoukon hallinta on haastavampaa. Sinun tulisi ottaa mukaan vain sellaisia ​​tiimin jäseniä, joilla on oma roolinsa projektissa (ja jotka voivat antaa arvokasta palautetta).

Voit kutsua kokouksen osallistujat sähköpostitse tai vielä parempaan sisäisen viestinnän työkalu Kuten löysä. Tämän työkalun avulla voit luoda kanavan (ryhmän), jonka avulla jaat kokouksen esityslistan ja muut asiaankuuluvat asiakirjat, jotta kaikki voivat käydä ne läpi ennen kokousta.

3. Tee kokouksesta interaktiivinen

Pidä aloituskokous vuorovaikutteisena tarjoamalla avoin alusta ideoiden tai ehdotusten esittämiselle. Tavoitteena on varmistaa, että kaikki osallistuvat aktiivisesti kokoukseen. Tässä on pari ideaa, mitä voit tehdä:

• Ryhmäaivoriihiä: Tämä toimii parhaiten, jos useilla tiimin jäsenillä on samanlainen asiantuntemus. Tekijä: ideoita yhdessä, voit nopeasti rakentaa toistensa tietoon ja kehittää luovia ratkaisuja, jotka tasoittavat tietä menestykselle.
• Toimi vuorotellen kokouksen puheenjohtajana: Vaikka on ihanteellista, että projektipäällikkö ohjaa aloituskokousta, voit vaihtaa puheenjohtajia välttääksesi ihmisten huomion menettämisen. Sen avulla jokainen voi ohjata tiettyjä kokouksen asialistan näkökohtia tai pitää esityksiä, mikä voi myös auttaa tiimiä tuntemaan olonsa enemmän mukana projektissa.
• Pyydä palautetta: Aina kun esität jotain uutta, kysy osallistujilta, onko heillä kysyttävää siitä, jotta kaikki saavat mielipiteensä kokoukseen. Voit myös hyödyntää tätä tilaisuutta löytääksesi muita ajatuksia tai huolenaiheita, joita heillä saattaa olla että epävarmuustekijät eivät kerry ajan myötä – se on ensisijainen turhautumisen syy ihmisten keskuudessa, jotka ovat mukana a hanke.

Nämä interaktiiviset tekniikat varmistavat, että kaikki sidosryhmäsi ovat aktiivisesti mukana aloituskokouksessa.

4. Selvitä roolit ja vastuut

Olettaen, että kaikki ymmärtävät koko projektin ja miten he sopivat siihen, seuraava askel olisi määritellä heidän roolinsa ja vastuunsa. Käytä tätä tilaisuutta toistaaksesi aikaisemmat keskustelut siitä, mitä kaikki odottavat toisiltaan. Voit käyttää online-työkalua, kuten Asana luoda tarkistuslistoja, jotta jokainen näkee, mistä tehtävistä he ovat vastuussa.

Voit aloittaa määrittämällä toimintokohteita, jotka on suoritettava sovitussa määräajassa, ja jakaa ne sitten tiimin jäsenten kesken. Järjestä nämä toiminnot tärkeysjärjestykseen siten, että tärkeimmät tehtävät luetellaan ensin. Näin voit varmistaa, että määräaikoja noudatetaan ilman, että sinun tarvitsee venyttää ihmisiä liikaa.

5. Lisää kokouksen yhteenveto sisäiseen wikiisi

Kun kokous on valmis, muuta muistiinpanosi hyvin järjestetyksi asiakirjaksi helpottaaksesi käyttöä tulevaisuudessa. Voit käyttää omaa sisäinen wiki online-varastona, johon kaikki projektissa osallistuvat pääsevät helposti.

Tällä tavalla voit aina viitata kokousmuistiinpanoihin aina, kun sinulla on kysyttävää jostain aloitusistunnon aikana käsitellystä asiasta. Voit myös käyttää wikiäsi päivitysten lisäämiseen projektin elinkaaren aikana.

Aseta oikea sävy koko projektille aloituskokouksella

Aloituskokous on tärkeä askel missä tahansa projektissa, sillä se luo sävyn koko projektin elinkaarelle ja ohjaa kaikkia mukana olevia samaan suuntaan.

Voit hyödyntää yllä olevia vinkkejä ja työkaluja saadaksesi kaikki sidosryhmäsi samalle sivulle ja tasoittaa tietä tuottavalle työnkululle.

6 helppoa tapaa tehdä kokouksistasi tuottavampia

Jos haluat tietää, miten onnistunut tiimikokous, tutustu näihin kuuteen tärkeään vinkkiin, joita sinun tulee noudattaa.

Lue Seuraava

Kirjailijasta