Kotona työskentelyn nousukauden myötä tiimit luottavat vahvasti yhteistyötyökaluihin jatkaakseen etätyöskentelyä. Saatavilla on useita työkaluja, joilla voit hallita etätiimejä, seurata niiden edistymistä, järjestää virtuaalisia tapaamisia ja pysyä yhteydessä auttaakseen heitä pysymään tuottavina.
Samoin asiakirjojen yhteistyö on yhtä tärkeä paikka tehokkaassa viestinnässä. Tehdäksesi asiakirjojen luomisesta, jakamisesta ja yhteistyöstä virtaviivaisempaa, tässä on joitain parhaista dokumenttien yhteiskäyttötyökaluista, joita sinun kannattaa kokeilla.
Asiakirjojen yhteiskäyttöön Google Docs on paras valinta. Se auttaa pysymään yhteistyöpelin kärjessä maksamatta senttiäkään. Se eliminoi sekä lähettäjän että vastaanottajan turhautumisen määrittämällä jokaiselle asiakirjalle ainutlaatuiset linkit ja sallimalla käyttäjien jakaa ne saumattomasti yhdellä napsautuksella.
Google-dokumenttien yhteiskäyttöisen dokumenttien jakamisominaisuuden avulla useat käyttäjät voivat muokata samaa asiakirjaa, seurata ja hyväksyä ehdotuksia ja nähdä muutokset synkronoituna reaaliajassa pysyäksesi ajan tasalla versio. Lisäksi sen avulla toimittajat voivat lisätä reaaliaikaisia kommentteja ja ehdotuksia.
AIHEUTTAA: Käyttöoikeuksien myöntäminen ja rajoittaminen Google Docsissa
Asiakirjan omistajana voit muokata muokkausoikeuksia tarpeidesi mukaan. Voit joko lisätä ihmisiä, kuten muokkaajia tai katsojia, käyttämällä heidän sähköpostiosoitteitaan. Voit myös määrittää asiakirjan asetukseksi "Vain katselu" tai "Rajoitettu", jotta vain henkilöt, joilla on saman verkkotunnuksen sähköpostiosoite, voivat käyttää sitä. Lisäksi voit hallita, kuka voi jakaa asiakirjasi muiden tiimin jäsenten kanssa.
Useimmat ihmiset kohtaavat kuitenkin yhden ongelman käyttäessään Google-dokumentteja. Käyttäjät eivät ole tietoisia Google-dokumenttien kutsu- ja linkinjakovaihtoehdoista. Vastaanottaja voi ladata, muokata ja lähettää sähköpostitse vastaanotetun asiakirjan, jos hän ei osaa tehdä yhteistyötä Google-dokumenteissa. Siksi, jos he käyttävät sitä ensimmäistä kertaa, sinun on ehkä koulutettava heitä hieman.
Käsite antaa sinulle täydellisen hallinnan asiakirjojen jakamiseen. Sen avulla voit helposti hallita, kuka voi muokata, tarkastella, kommentoida tai jakaa käsitesivujasi. Asiakirjat voidaan jakaa joko yhdelle henkilölle tai koko tiimille kerralla.
Ryhmäjaossa voit rajoittaa, kenellä on pääsy asiakirjoihin, joko koko tiimillä vai vain muutamalla jäsenellä koko ryhmästä. Voit esimerkiksi sijoittaa apulaistoimittajasi yhteen ryhmään ja myöntää heille luottamuksellisten tietojen muokkausoikeudet yhdellä napsautuksella. Tai voit antaa muokkausoikeudet muutamalle muokkaajalle, mutta silti jaat asiakirjan koko muokkausryhmän kanssa.
AIHEUTTAA: Tärkeitä vinkkejä ja temppuja Notionin käytön aloittamiseen
Vasemmassa sivupalkissa Notion pitää kirjaa yksityisistä ja jaetuista sivuistasi. Tämän seurauksena voit nopeasti vetää ja pudottaa sivuja osiosta toiseen ja määrittää käyttöoikeudet vastaamaan yksityisen sivun osiossa jo asetettuja käyttöoikeuksia. Samat käyttöoikeudet koskevat sisäkkäisiä sivuja, mutta voit muuttaa niitä myöhemmin tarpeen mukaan.
Lisäksi järjestelmänvalvojalla on oikeus joko muuttaa jo jaetun dokumentin dokumenttioikeuksia muutamille kutsutun ryhmän jäsenille tai poistaa jonkun pääsystä siihen. Jos sotket muokkausoikeudet, sinun tarvitsee vain painaa Palauta. Siksi Notion on hyvä valinta pienille ryhmille, jotka hallitsevat asiakirjan jakamista.
Notion integroituu Slackin, Google Driven, Trellon, Mailchimpin ja monien muiden palvelujen kanssa, mikä helpottaa asiakirjojen jakamista. Ilmaiseen suunnitelmaan liittyy rajoituksia, kuten kutsuttavien vieraiden lukumäärä ja historian kirjaaminen. Maksimaalisen hyödyn saamiseksi harkitse maksulliseen suunnitelmaan päivittämistä. Tutustu Käsite hinnoittelusivu Lisätietoja.
Zoho Writer antaa käyttäjille myös mahdollisuuden jakaa asiakirjoja saumattomasti yhteistyötä varten Google-dokumenttien tapaan. Asiakirjojen jakaminen tiimisi kanssa arvostelua varten ja samalla heidän kommentoida tiedostoja reaaliajassa on erittäin helppoa. Kun jätät ehdotuksia kommentteihin, tiimisi tietää, mitä muokata ja voi ryhtyä toimiin nopeasti.
Voit jopa keskustella edistymisestäsi työskennellessäsi. Asiakirjan omistajana voit kytkeä muutosten seurantakytkimen päälle, jotta jokainen asiakirjaan tehty muutos on tästä lähtien helposti tarkistettavissa. Lisäksi Zoho Writerin avulla voit myös jakaa asiakirjoja ulkoisesti asiakkaiden kanssa, jotka eivät ole työtilassasi.
Asiakirjat tallennetaan hyvin järjestettyyn pilvikirjastoon, ja ne voidaan hakea ja noutaa nopeasti. Lisäksi voit helposti integroida Zoho Writerin sovelluksiin, kuten Google Drive, Dropbox, Evernote ja Zoho Mail. Lisäksi Zoho Writerillä on ammattimainen käyttöliittymä, eikä sillä ole jyrkkää oppimiskäyrää. Joten sinun ei ole vaikea tottua siihen.
AIHEUTTAA: Zoho Writer vs. Google Docs ja Microsoft Word Online: Onko aika vaihtaa?
Mitä tulee hinnoitteluun, Zoho Writer on vapaasti käytettävissä yksityishenkilöille. Jos haluat kuitenkin nauttia lisäetuista, kuten lisätilasta tai salasanasuojauksesta, sinun on valittava sen maksulliset suunnitelmat. Tarkista Zoho Docsin hintasivu Lisätietoja.
Muutamia käteviä ominaisuuksia, joista voit nauttia Zoho Writerin kanssa, ovat:
- Reaaliaikainen asiakirjojen tallennus.
- Arkaluonteisten tietojen lukitseminen.
- Tekoälyllä toimiva kirjoitusassistentti.
- Artikkelien ajoittaminen tai suora julkaiseminen WordPressissä.
- Toimii myös offline-tilassa.
ClickUp Docs on toinen erittäin tehokas työkalu asiakirjojen etäjakamiseen. Sen upean yhteistyökäyttöliittymän, joka on täynnä ominaisuuksia, ansiosta jokainen Workspacen käyttäjä voi tehdä yhteistyötä, muokata ja käsitellä tehtäviä samanaikaisesti.
Se mahdollistaa yhteistyön muokkauksen Google-dokumenttien tyyliin. Voit nähdä kohdistimen liikkuvan, kun joku muokkaa asiakirjaa, ja hänen nimensä näkyy kohdistimen yläpuolella. Napsauttamalla keltaista kiikarikuvaketta näet myös, kuka katselee työtäsi.
Lisäksi reaaliaikaiset muutokset synkronoidaan kaikille laitteille, jotta jokainen tiimin jäsen pääsee käsiksi uusimpaan asiakirjaversioon. Kun jaat asiakirjoja tiimisi kanssa, voit pitää jotkin asiakirjat yksityisinä, kun taas toiset ovat kaikkien saatavilla.
Lisäksi suojaamalla asiakirjojasi voit estää tiettyjä tiimin jäseniä pääsemästä näihin asiakirjoihin pyytämättä sinulta lupaa. Sisäkkäisyys on toinen ClickUpin ainutlaatuisista ominaisuuksista. Sen avulla voit ryhmitellä asiakirjan sivuja, ja Suhteet-ominaisuuden avulla voit linkittää toisiinsa liittyviä sivuja asiakirjassa.
Voit myös tuoda työsi muista sovelluksista, kuten Evernotesta, Google Docsista ja jopa Microsoft Word -asiakirjoista. Jos etsit erittäin reagoivaa dokumenttien yhteiskäyttötyökalua, sinun kannattaa kokeilla ClickUpia.
Dropbox Paper -alusta on toinen edistynyt dokumenttien yhteistyövaihtoehto, joka on saatavilla etäryhmille. Sen avulla voit jakaa asiakirjoja saumattomasti tiimin jäsenten kanssa ja antaa heille pääsyn asiakirjaan sähköpostiosoitteiden kautta.
Tehtävien määrittäminen tiimisi jäsenille muutamalla napsautuksella ja määräajan luominen välittömästi sen viereen pitää kaikki ajan tasalla. Lisäksi voit suunnitella kokouksiasi linkittämällä kalenteritapahtumat jaettuun dokumenttiin.
AIHEUTTAA: Kokeile näitä Dropbox-paperin parhaita ominaisuuksia
Yhteistyökumppanina voit nopeasti selvittää, mitkä tehtävät on määrätty sinulle asiakirjakohtaisesti tai asiakirjakohtaisesti, ja selata muille osoitettuja ja jo suoritettuja tehtäviä. Lisäksi, toisin kuin Google Docs, Dropbox Paper tukee multimediatiedostojen jakamista, mikä tekee yhteistyöstä houkuttelevampaa.
Tämän lisäksi Dropbox Paperin avulla voit tuoda Microsoft Word-, Excel- ja PowerPoint-asiakirjoja ja linkittää Google Docs-, Sheets- ja Slides-asiakirjoja. Joten jos etsit monipuolista yhteistyötyökalua tiimillesi, kokeile Dropbox Paperia.
Vie asiakirjayhteistyösi uudelle tasolle
Dokumenttiyhteistyö on ollut olemassa vuosikymmeniä. Kokeile luettelon työkaluja viedä asiakirjayhteistyö tiimisi kanssa uudelle tasolle. Jotta voit määrittää, mikä työkalu on paras tiimille, sinun on annettava se heidän suoritettavaksi ja valittava ratkaisu, joka vastaa tiimin vaatimuksia.
Onko sinulla tiimin jäseniä eri puolilta maailmaa? Tärkeän kokouksen järjestäminen olisi epäilemättä haaste, jos et tietäisi aikavyöhykettä. Jos kyllä, sinun tulee tarkistaa aikavyöhykemuuntimet työsi helpottamiseksi.
Tarvitseeko sinun työskennellä eri aikavyöhykkeeltä tulevien ihmisten kanssa? Käytä aikavyöhykemuunnintyökaluja oikea-aikaiseen yhteistyöhön.
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Yhteistyötyökalut
- Digitaalinen asiakirja
- Tehtävien hallinta
- Etätyö
Shan Abdul on valmistunut insinööriksi. Valmistuttuaan tutkinnon ja MS-tutkinnon hän on aloittanut uransa freelance-kirjailijana. Hän kirjoittaa eri työkalujen ja ohjelmistojen käyttämisestä auttamaan ihmisiä olemaan tuottavampia opiskelijana tai ammattilaisena. Vapaa-ajallaan hän katselee mielellään tuottavuutta käsitteleviä Youtube-videoita.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi
