Board View -näkymän käyttäminen Microsoft 365:n kalenterissa

Kaikilla on joskus vaikeuksia löytää tietoja, jopa omissa tiedostojärjestelmissään ja sovelluksissaan. Microsoft 365 verkkoversion kalenteri sisältää usein huomiotta jätetyn työkalun, joka voi auttaa.

Board View -näkymän avulla voit hallita aikatauluasi ja tehtäviäsi yhdessä paikassa samalla kun pääset nopeasti käsiksi aiheeseen liittyviin tiedostoihin, muistiinpanoihin ja muistaa tavoitteet. Se suorittaa monia samoja projektinhallintaan liittyviä tehtäviä kuin Trello ja OmniFocus. Mutta ihmisille, jotka käyttävät Microsoft 365:tä, se voi toimia organisaation voimanlähteenä.

Board View -näkymän käyttäminen Microsoft 365:ssä

Board View on saatavilla Microsoft 365:ssä verkossa. Avaa Outlook-kalenteri ja napsauta mitä tahansa näkymä käytät (päivä, viikko, kuukausi). Avattavan valikon alareunassa näet hallitus.

Klikkaa Oletus tuodaksesi esiin pääkalenterisi ja kaikki tehtäväsi. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Uusi hallitus luodaksesi taulun, joka keskittyy tiettyyn projektiin.

Board View avaa kankaan, jota voit napsauttaa liikkuaksesi. Voit zoomata painikkeella

Ctrl + ] ja ulos, Ctrl + [. Board View -sovelluksessa on monia pikanäppäimiä nopeaa navigointia varten.

Näet luultavasti muutaman widgetin esiladattuina, kun kangas latautuu. Voit muuttaa niiden kokoa ja siirtää niitä kankaalla. Lisää widgetejä napsauttamalla Lisää hallitukseen vasemmassa yläkulmassa. Näet seuraavat widgetit avattavassa valikossa:

• Kalenteri
• Huomautus
• Tehtävälista
• Kokoelma
• Päämäärä
• Tiedosto
• Linkki
• Sää
• Kello
• Henkilö
• Sijainti

Napsauta mitä tahansa näistä widgeteistä lisätäksesi ne kankaalle. Voit poistaa widgetin napsauttamalla kolme pistettä sen päällä ja valitse Poista levyltä.

Aiheeseen liittyvä: Parhaat Trellon tehosteet maksimoimaan tiimisi yhteistyön

Jokaisella Board View -widgetillä on oma käyttötarkoituksensa projektinhallintaan.

1. Kalenteri

Kalenteri-widget saattaa tuntua itsestään selvältä. Voit vaihtaa näkymää nähdäksesi omasi yleinen asialista, työviikko, viikko tai kuukausi. Syvämpi tarkastelu paljastaa muita huomionarvoisia mukautusmahdollisuuksia.

Ei ole mahdollista vain luoda kalenteri tiettyä projektia varten. Voit tilata kalenterin Microsoft 365:n ulkopuolelta linkin kautta tai ladata kalenterin .ics-tiedostosta.

Nykytyön maantieteellisesti hajaantuneen luonteen huomioimiseksi on mahdollista lisätä kansainvälisiä lomapäiviä eri puolilta maailmaa. Erityisen hyödyllinen suunnitteluominaisuus, tämä tarkoittaa, että yhdysvaltalaisten työntekijöiden ei enää tarvitse olla yllättyneitä huomatessaan, että heidän eurooppalaiset kollegansa ovat jälleen poissa toimistosta uudella lomalla!

Voit myös lisätä kalentereita seuraamillesi TV-ohjelmille ja urheilulajeille, hyödyllistä päätettäessä, mikä saattaa olla katsomisen arvoista.

2. Huomautus

Board View'ssa luodut muistiinpanot näkyvät myös OneNote-syötteessäsi. Voit tehdä perusmuotoilun jokaisen muistiinpanon tekstille ja lisätä kuvan. On jopa mahdollista tehdä taulustasi hieman eloisampi muuttamalla kunkin nuotin väriä.

Voit myös määrittää muistiinpanoille eräpäivän. Merkitse se valmiiksi tai poista eräpäivä Board View -näkymässä.

3. Tehtävälista

Tasks List -widget on tarkoitettu toimimaan keskittimenä, joka näyttää Microsoftin To Do -sovellukseen tallennetut tehtävät ja muistiinpanot eräpäivillä. Tehtäväluettelo synkronoituu tehtäväluettelon kanssa, joten näet tehtävät tietyltä levyltä kyseisessä sovelluksessa. Jokaiselle taululle annetaan oma lista.

Tehtävässä Board View -luettelossa luomasi tehtävät synkronoidaan tehtäväluetteloon, joka on yksi harvoista tämän työkalun mobiiliystävällisistä elementeistä, kuten alla käsitellään.

4. Kokoelma

Voit luoda kokoelman toisiinsa liittyvien widgetien ryhmittelyä varten. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos työskentelet projektin parissa, jossa on useita vaiheita tai pitkä aika.

Kun olet sijoittanut kokoelman kankaalle, voit vetää siihen muita widgetejä. Kokoelma laajenee, kun lisäät widgetejä. Voit nimetä jokaisen luomasi kokoelman.

5. Päämäärä

Tämän ominaisuuden tarkoituksena on pitää sinut keskittyneenä. Voit lisätä tavoitteita Board View -kanvasillesi tai yksittäisiin kokoelmiin.

Määritä eräpäivä, ja näkyviin tulee lähtölaskenta jäljellä olevien päivien määrästä. Tavoite lisätään automaattisesti kalenteriisi. Voit myös vaihtaa kunkin maalin taustaväriä.

6. Tiedostot

Haluatko siirtyä tiettyyn tiedostoon? Voit lisätä sen pikkukuvana ja linkittää suoraan kankaalle tai kokoelmaan.

Tämä säästää aikaa reaaliajassa, sillä se voittaa OneDrivessa napsautuksen tai tiedoston etsimisen nimen perusteella. Jos teet yhteistyötä kollegoiden tai perheenjäsenten kanssa, voit varmistaa, että heillä on pääsy oikeaan tiedostoon asettamalla sen suoraan kankaalle.

Tästä voit laittaa linkin kankaalle. Sivun otsikko ja kuva vedetään taululle. Tässäkin apuohjelma on sijoittaa projektiisi liittyvät tiedot yhteen paikkaan, jolloin linkkiominaisuus on mukava saada.

8. Sää ja kello

Nämä kaksi ovat hienoja, kun työskentelet kansainvälisesti hajallaan olevan tiimin kanssa. Voit lisätä nykyisen sään ja paikallisen ajan toisessa paikassa.

Tällaiset ominaisuudet voivat parhaimmillaan antaa sinulle kontekstin toisesta henkilöstä ja ainakin varmistaa, ettet soita hänelle keskellä yötä.

9. Henkilö

Haluatko ottaa kyseiseen henkilöön nopeasti yhteyttä? Voit lisätä heidän yhteystietonsa suoraan Canvasille, jolloin ne ovat vain muutaman klikkauksen päässä. Ominaisuus on erityisen hyvä, jos projekteihin liittyy ulkopuolista tukea, joka ei ole yrityshakemistossa.

10. Sijainti

Sijaintiominaisuus on hyvä myös muiden ihmisten tilanteiden ymmärtämiseen, sillä sen avulla voit tallentaa osoitteita suoraan kankaalle. Voit myöhemmin kopioida osoitteen tai avata reittiohjeet sijaintiin Bing-kartoilla.

Aiheeseen liittyvä: PowerPoint Speaker Coachin käyttäminen esitystaitojen parantamiseen

Board View puuttuu mobiililaitteella

Board View'ssa on runsaasti vahvoja projektinhallintaominaisuuksia. Suurin sudenkuoppa on kuitenkin mobiiliintegraation puute, vaikka työkalun on tarkoitus antaa 360 asteen näkemys siitä, mitä sinun on tehtävä.

Näet Board View -tehtävät Tehtävässä, tavoitteet Kalenterissa ja huomautukset OneNotessa. Silti, kun Board View'lle ei ole mobiilivaihtoehtoa, se tuntuu olevan vielä kehitteillä oleva työkalu.

Vahvan mobiilikyvyn puuttuminen sijaintiominaisuuksia sisältävässä työkalussa vahvistaa vaikutelmaa ja herättää kysymyksiä Microsoftin sitoutumisesta Board View'n ylläpitämiseen. Onneksi Microsoft ei ole niin nopea tappaa työkaluja, toisin kuin kilpailijansa Google, joka on surullisen kuuluisa hankkeiden käynnistämisestä ja sitten niiden tappamisesta.

Hallitusnäkymä yhdistää kaiken

Board View tarjoaa mukaansatempaavan yleiskatsauksen projekteistasi yhdessä paikassa. Vaikka erillisen mobiilisovelluksen puute on turhauttavaa, jos käytät Microsoft 365:tä verkossa, se on monipuolinen työkalu tehtävien hallintaan.

5 Projektinhallintaohjelmiston käyttöä säästäviä etuja

Projektinhallintaohjelmiston avulla voit pitää kaiken järjestyksessä yhdessä paikassa, mikä säästää aikaa. Tässä on joitain sen aikaa säästäviä etuja.

Lue Seuraava

Kirjailijasta