Gantt-peruskaavion tekeminen Excelissä

Projektinhallintaa varten saatat ajatella, että tarvitset erillisen ohjelmiston, kuten Microsoft Projectin, luodaksesi ammattimaisen Gantt-kaavion, mutta voit itse asiassa tehdä Gantt-kaavion myös Excelissä.

Katsotaanpa kahta tapaa tehdä Gantt-kaavio Excelissä.

1. Gantt-kaavion tekeminen Excelissä

Gantt-kaavion luomiseen Excelissä alusta alkaen on kolme päävaihetta: projektitaulukon luominen, pinotun pylväskaavion luominen ja pylväskaavion muokkaaminen Gantt-kaavioksi.

Käydään läpi kunkin vaiheen yksityiskohdat yksitellen.

Vaihe 1: Luo projektitaulukko

Projektitaulukossasi on yksinkertaiset kuvaukset tehtävistäsi, arvioitu kesto päivinä, jotka tarvitaan suorittamiseen, ja kunkin tehtävän aloituspäivämäärä.

Aiheeseen liittyvä: Gantt-kaavio vs. PERT-kaavio: Mitkä ovat erot?

Päivämäärän oletusmuoto on usein PP-KK-VV. Voit tarkastella päivämääriäsi helpommin seuraavasti:

1. Valitse ajanjakso.
2. Napsauta valintaasi hiiren kakkospainikkeella. Valitse Muotoile solut.
3. Vuonna Määrä -välilehti, valitse Päivämäärä kategoria.
4. Valitse haluamasi päivämäärämuoto oikealla olevasta luettelosta. Klikkaus OK.

Kun olet luonut projektitaulukon, siirrytään tuottamaan pinottu pylväskaavio.

Vaihe 2: Luo pinottu pylväskaavio

1. Valitse pöytävalikoimasi. Älä sisällytä taulukon otsikkoa valintaasi. Varmista myös, ettei tehtäväluettelossa ole otsikkoa. Yllä olevassa esimerkissä taulukkoalue on A2:C9.
2. Siirry seuraavaksi kohtaan Lisää -välilehti.
3. Vuonna Kaaviot ryhmä, valitse Sarake kuvake.
4. Valitse avattavasta valikosta Pinottu baari, joka sijaitsee kategoriassa nimeltä 2-DBaari.

Kuten näet, tuloksena oleva kaavio ei näytä vielä Gantt-kaaviolta. Sinun on tehtävä joitain muutoksia.

Vaihe 3: Pinotun pylväskaavion muuttaminen Gantt-kaavioksi

Tällä hetkellä tehtäväluettelo näytetään käänteisessä järjestyksessä. Voit korjata tämän seuraavasti:

1. Kaksoisnapsauta kaavion tehtäviä kutsuaksesi esiin Muotoile akselia toiminto.
2. Valitse Akselin asetukset (kuvake näyttää kolme saraketta). Tässä on samanniminen alaosio, Akselin asetukset.
3. Vieritä alas ja valitse Luokat käänteisessä järjestyksessä laatikko.
4. Tehtäväsi ovat nyt kronologisessa järjestyksessä.

Muotoillaan seuraavaksi päivämäärät oikein. Tällä hetkellä x-akselilla näkyy toinen aloituspäivämäärä. Haluat tämän päivämäärän olevan sama kuin ensimmäisen tehtäväsi aloituspäivämäärä. Näin:

1. Tuplaklikkaa kaaviossasi olevia päivämääriä kutsuaksesi esiin Muotoile akselia.
2. Sisään Akselin asetukset, siirry osioon nimeltä Rajat.
3. Kirjoita ensimmäisen tehtävän aloituspäivämäärä Minimi ja viimeinen tehtävän päättymispäivä Enimmäismäärä. Excel muuntaa päivämäärät automaattisesti tarvittaviin lukuihin kaavion säätämiseksi.
4. Alla Yksiköt aliosiossa, aseta Suuri 7. Tällä tavalla kaaviossasi näkyy vain viikoittainen päivämäärä.

Kolmanneksi sinun on poistettava yhdistetyt palkit kaaviostasi. Nämä ovat vaiheet:

1. Kaksoisnapsauta sinisiä palkkeja kutsuaksesi esiin Muotoile tietosarja toiminto.
2. Valitse Täytä ja viiva (kuvake näyttää maalisäiliön).
3. Alla Täyttää osio, valitse Ei täyttöä.
4. Siniset palkit katoavat nyt.

Tähän mennessä Gantt-kaaviosi on melkein valmis. Viimeinen asia, joka sinun on tehtävä, on syöttää Kaavion otsikko Gantt-kaaviollesi. Valitse myös selite alareunasta ja paina Poistaa näppäimistölläsi.

Siinä kaikki! Näin voit tehdä Gantt-kaavion Excelissä.

2. Gantt-kaavion tekeminen Excelissä mallien avulla

Jos sinulla on suurempi projekti, jossa on paljon tehtäviä, vaihtoehtona on käyttää Gantt-kaaviomalleja. Näissä malleissa on jo tarvittavat kaavat. Suunnitelmien avulla voit myös jakaa tehtäväsi eri luokkiin, jotta saat paremman kuvan kokonaisuudesta.

Näin saat ilmaisia ​​Gantt-kaaviomalleja Exceliin:

1. Siirry kohtaan Tiedosto -välilehti.
2. Valitse Uusi.
3. Kirjoita hakupalkkiin "Gantt-kaavio" ja kirjoita.

Excelissä on erilaisia ​​Gantt-kaaviomalleja tarpeisiisi. Kun olet valinnut mallin, Excel avaa uuden asiakirjan, jossa on koko malli laskentataulukossa. Täytä sitten asianmukaiset solut tehtävilläsi ja niitä vastaavilla päivämäärillä. Ole vain varovainen, ettet käsittele kaavoja syöttäessäsi tietojasi.

Luo Gantt-kaavio Excelissä seurataksesi projektejasi

Voit hallita projektejasi luomalla Gantt-kaavion Excelissä. Jos kyseessä on pieni, kertaluonteinen tapahtuma, voit tehdä yksinkertaisen Gantt-kaavion käyttämällä ensimmäistä edellä käsiteltyä menetelmää.

Jos kyseessä on monimutkaisempi ja monimutkaisempi projekti, Gantt-kaaviomallit sopivat paremmin. Excelin lisäksi on myös muita ohjelmia, joilla voit tehdä Gantt-kaavion.

5 parasta ilmaista Gantt-kaaviosovellusta projektinhallintaan

Gantt-kaavioiden avulla voit suunnitella tehtäviä päiväkohtaisesti ja visualisoida projektin edistymistä. Katso nämä 5 ilmaista sovellusta!

Lue Seuraava

Kirjailijasta