Pitkien sähköpostien lähettäminen asiakkaille ja työtovereille on yleensä paheksuttavaa. Joskus sinun on kuitenkin lähetettävä pitkä päivitys tai yleiskatsaus.
Siinä tapauksessa haluat tehdä itsellesi ja vastaanottajalle palveluksen menemällä suoraan asiaan ja varmistamalla, että heidän ei tarvitse kaivaa pitkiä kappaleita tiedon saamiseksi.
Tässä artikkelissa käydään läpi joskus, jonka avulla voit tehdä pitkistä sähköpostiviesteistäsi luettavampia ja helpompia vastata niihin.
1. Käytä Bullet Points -pisteitä yhteenvedon tekemiseen
Yksi tärkeimmistä muista asioista pitkiä sähköpostiviestejä kirjoitettaessa on, että vastaanottaja todennäköisesti selaa sen läpi. Näin tehdessään he saattavat jättää huomioimatta tärkeitä tietoja tai kysymyksiä, koska luettavaa oli yksinkertaisesti liikaa.
Kun kirjoitat pitkää sähköpostia, haluat varmistaa, että vastaanottajan on helppo vilkaista sitä, mutta silti löytää tärkeimmät tiedot – toisin sanoen haluat olla tarkka sähköpostissasi. Tällä tavalla he saavat tarvitsemansa tiedon, ja saat todennäköisesti harkittumman vastauksen.
Jokainen tämän artikkelin vinkki auttaa sinua saamaan läpikuultavamman, täsmällisemmän sähköpostin – erityisesti käyttämällä luettelomerkkejä.
Tietojen kirjoittaminen pistemuotoon ei tarkoita, etteikö voisi olla keskustelullinen. Voit olla sähköpostisi muissa osissa, kuten tervehdyksessä ja kirjautumisessa. Tietojen yhteenveto pisteiksi saa kuitenkin viestin perille nopeasti ja tehokkaasti.
Sen sijaan, että sisällytät kaikki yksityiskohdat, tunnista viestisi keskeiset tiedot ja vältä sanailua. Vastaanottaja ei tarvitse toistoa jokaisesta aiheesta, hän tarvitsee vain pääkohdat.
2. Käytä lihavoitua tärkeisiin kohtiin
Isojen kirjainten käyttäminen sähköpostissa ei ole ammattimaista. Voit kuitenkin antaa lukijallesi nyökkäyksen oikeaan suuntaan hienovaraisella lihavoituksella. Et tietenkään halua tehdä tätä kaikelle, mutta jos haluat varmistaa, että tietyt tiedot näkyvät päivämääränä, muistutuksena tai toimintona, lihavoita se.
Esimerkissä käytetään vain lihavointia otsikoissa ja kahdessa lauseessa, jotka molemmat lähettäjä haluaa lukijan ryhtyä toimiin – etsiä lisätietoja kokouspöytäkirjoista ja unohtamatta a tapaaminen. Jos hän lukee sähköpostin, ne kiinnittävät hänen huomionsa todennäköisemmin, ja hän saattaa lukea loput kontekstista.
Koska kyseessä on vain hienovarainen tekstin muutos, on vähemmän todennäköistä, että vastaanottaja tuntee huutavasi, kuten he voivat kirjoittaa isoilla kirjaimilla.
3. Jaa sähköposti aiheisiin otsikoiden avulla
Otsikkeiden lisääminen sähköposteihisi saattaa kuulostaa vähän romaanin lähettämiseltä vastaanottajalle, mutta se ei tarkoita, että jokaisen alla tarvitsee olla paljon tietoa. Tämä yksinkertaisesti auttaa heitä pääsemään sähköpostin läpi nopeammin, jos he etsivät tiettyjä tietoja tai heidän on viitattava niihin myöhemmin.
Lihavoimalla otsikon ja käyttämällä rivinvaihtoja kunkin osion välissä voit jättää jokaisen osion väliin tilaa, mikä helpottaa sen lukemista – aivan kuten minkä tahansa muun asiakirjan.
Otsikkeiden käyttäminen on hyödyllistä, jos haluat käsitellä useita aiheita, jotka eivät vaadi erillistä sähköpostiviestiä – esimerkiksi päivittäistä yleiskatsausta tai edistymispäivitystä.
4. Käytä eri muotoiluja lainauksissa
Jos sinun on välitettävä tiedot täsmälleen sellaisena kuin joku muu ne kirjoitti, tee hienovaraisia muutoksia muotoiluun erottaaksesi sen omasta kertomuksestasi. Tällä tavalla ei ole epäselvyyttä siitä, mihin viestisi päättyy ja mihin toinen alkaa.
Lainausmerkit voivat tietysti auttaa, mutta jos sinulla on jo paljon tekstiä ennen ja jälkeen, se voi luo pitkä kappale, jota ei ole niin haluttava lukea ja josta on haastavampaa saada tietoa yhdellä silmäyksellä.
Toinen asia, joka on pidettävä mielessä sähköpostien tekstin muotoilussa, kannattaa ehkä välttää useiden kirjasimien ja värien käyttöä, koska tämä voi saada sähköpostin näyttämään epäammattimaiselta.
5. Tallenna kysymykset loppuun asti
Oletko koskaan esittänyt useita kysymyksiä sähköpostissa ja saanut vastauksia ehkä puoleen? Tämä voi tapahtua jopa lyhyimmissä sähköposteissa tai viesteissä.
Yritä tallentaa kysymyksesi loppuun ja pitää ne lyhyinä ja ytimekkäinä. Tämä ei vain auta lukijaa näkemään ne, mutta hän ei myöskään unohda, mitä olet kysynyt matkan varrella, koska et esitä enempää tietoa jälkeenpäin.
Lisäksi he voivat lähettää sinulle vastauksen, joka vastaa kysymyksiin selkeästi siinä järjestyksessä kuin esitit heille.
Se saattaa kuulostaa typerältä, mutta ajattele kaikkia sähköposteja, tekstejä, viestejä ja digitaalista mediaa, joita sinulle esitetään päivittäin. Sähköpostin ylikuormitus on helppo häiritä tai saada yksi tieto erottumaan muista.
Ylimääräinen vinkki – ole tarkka aiherivilläsi
Tämä ylimääräinen vinkki sopii kaikille sähköposteille yleensä. Olemalla erityistä aiherivilläsi, autat vastaanottajaa monin tavoin – hän tietää tarkalleen, mistä on kyse, he voivat priorisoida sen ja löytää sen myöhemmin uudelleen, jos heidän on viitattava siihen.
Voit käyttää esimerkiksi sanoja kuten seuranta, kysymys, muistutus, päivittää, tai raportti kertoaksesi heille sähköpostin tyypin. Jos kyse on tietystä kokouksesta tai projektista, ilmoita nimi. Jos se on toistuva sähköposti, lisää päivämäärä.
Sähköpostin lähettäminen aiheella seuranta Pelkästään se ei kuulosta kovin napsautettavalta tai tärkeältä, varsinkin kun vastaanottajallasi saattaa olla muutama muu samanniminen sähköposti postilaatikossaan.
Voit jopa ilmoittaa ihmisille aiherivillä, jos viestisi on kiireellinen, mutta muista varata se asioihin, jotka todella ovat.
Viestintä on avainasemassa
Vaikka jotkut saattavat neuvoa olemaan lähettämättä pitkiä sähköposteja, joskus sinun on vain pakko. Parasta, mitä voit tehdä vastaanottajallesi, on pysyä asian ytimessä ja varmistaa, että hän pääsee läpi. Se ei ainoastaan auta heitä löytämään tarvitsemansa tiedot aluksi, vaan se auttaa heitä myös käyttämään niitä uudelleen myöhemmin.
Seuraavan kerran, kun sinun on lähetettävä pitkä sähköposti, kokeile yhtä tai useampaa näistä vinkeistä ja katso, miten se menee.
Monet kirjoittajat kamppailevat editointiprosessin kanssa. Mutta jos haluat luoda laadukasta sisältöä, on järkevää parantaa editointitaitojasi. Näin
Lue Seuraava
- Tuottavuus
- Työ & Ura
- Kirjoitusvinkkejä
- Sähköpostivinkkejä
- Ammattimainen verkostoituminen
Autumn Smith on sisällöntuottaja, jolla on tausta markkinoinnista ja intohimo tekniikkaan, harrastuksiin ja vapaa-aikaan.
tilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e-kirjoja ja eksklusiivisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi
