Ajan eston käyttäminen häiritsevien sähköpostien ja viestien rajoittamiseen

Tehokas viestintä on tärkeää työpaikalla, mutta joskus siitä voi tulla häiriötekijä, kun yrität keskittyä. On helppo ajatella, että meidän on annettava jokaiseen sähköpostiin tai viestiin välitön vastaus, joka joskus muuttuu täydelliseksi keskusteluksi, johon sinulla ei todellakaan ole aikaa.

Tässä artikkelissa opastamme sinua, kuinka voit estää viestintäsi ajasta, jotta voit keskittyä käsillä olevaan tehtävään.

1. Aika estää postilaatikkosi

Jos klikkaat jatkuvasti postilaatikkoasi aina kun saat sähköpostin, et saa paljon aikaan. Sen lisäksi, että otat aikaa käsillä olevasta tehtävästä sähköpostin lukemiseen ja mahdollisesti siihen vastaamiseen, vie aikaa myös keskittymiseen.

Haluat ehkä antaa aikaa estääksesi yrittämisen.

Saapuneet-kansion eston ajatuksena on tarkistaa sähköpostisi vain tietyissä aikaväleissä päivän aikana. Näin voit keskittyä käsillä olevaan tehtävään pidemmän aikaa minimaalisilla keskeytyksellä.

Vaikka saatat silti haluta vilkaista ilmoituksen lähettäjää ja aiheriviä, jotta et menetä mitään tärkeää, et ryhdy toimiin ja hyppää heti postilaatikkoosi. Mielesi pysyy käsillä olevassa tehtävässä, koska tiedät pääseväsi sähköpostiin myöhemmin – ellei se tietenkään ole kiireellinen ja sinun on kiinnitettävä siihen huomiota.

Kun totut rutiiniin, ettet avaa ja vastaa välittömästi, myös asiakkaasi tai työtoverisi tottuvat tähän. Itse asiassa saatat jopa antaa parempia vastauksia, koska keskityt kommunikointiin etkä kiirehdi takaisin käsittelemääsi aiheeseen.

Suosituksena on, että voit aloittaa jokaisen käynnin postilaatikossasi tarkistamalla ensin vanhemmat viestit. Kaikki, mikä on roskaa tai roskaa, käsittele heti. Jos se ei vaadi vastausta, kirjoita kaikki toimintokohteet muistiin ja arkistoi se.

Jos lähettäjä tarvitsee vain nopean vastauksen, voit yhtä hyvin vastata hänelle ollessasi paikalla, mutta jos hän tarvitsee vastaus, joka kestää kauemmin kuin varaamasi aika, merkitse sähköposti tai luo muistutus palataksesi siihen myöhemmin. Tavoite, joka pitää mielessä, on pidä postilaatikkosi nollassa lukemattomia viestejä ja vältä käsittelemästä samaa sähköpostia kahdesti.

Kun aika estää postilaatikkosi, sinun kannattaa myös harkita ajoitusta ja tiheyttä. Tämä vaihtelee henkilökohtaisesti sähköpostin määrän, roolin ja aikataulun mukaan.

2. Aika estää Lähtevät-kansiosi

Jos sähköpostit tarvitsevat pidemmän vastauksen tai jotka sinun on lähetettävä itse, sulje aika sen tekemiseen sen sijaan, että vietäisit suuren osan tuottavasta ajasta Lähtevät-kansiossasi. Se vaatii vähän harjoittelua, mutta jos olet tarkasti sähköpostissasi, käytät vähemmän aikaa myös niiden kirjoittamiseen.

Aloita jokainen lähtevä istunto käsittelemällä tärkeimpiä viestejä ja kun aika on kulunut, keskity muihin tehtäviisi. Se, että voit vastata jollekin heti, ei tarkoita, että sinun on aina pakko. Tietysti on poikkeuksia, mutta keskittyminen ei-kiireellisiin viesteihin vastaaminen lisää.

Lisäksi pohditaan, vaatiiko viesti edes vastausta. On helppo tuntea velvollisuutta vastata, mutta jos lähettäjä ei todellakaan kysy sinulta mitään tai ei vaadi palautettasi, yksinkertainen kiitos voi auttaa sen lähettäjän mukaan.

Se, vastaatko jokaiseen saamaasi sähköpostiin vai et, riippuu työpaikan etiketistä ja suhteestasi lähettäjään. Jotkut ihmiset eivät saa mieluummin vastausta kuin avaavat kaksisanaisen kiitosviestin, toiset saattavat arvostaa huomautusta.

3. Viestien asettaminen aikakatkaisulle

Viestien lukeminen ja vastaaminen ei vie läheskään yhtä paljon aikaa kuin sähköpostit – varsinkin kun on hyväksyttävämpää vastata yhdellä sanalla tai strategisella emojilla tai jopa gifillä. Ne kuitenkin laskevat yhteen.

Messengerin asettaminen aikatauluun voi auttaa vähentämään keskeytyksiä. Viestiesi estäminen on hieman erilainen kuin sähköpostisi, koska niihin vastaaminen ei kestä kauan. Sen sijaan voit estää aikaa keskittyä tehtäviisi ja antaa saapuvien viestien odottaa istunnon päättymistä.

Jos käytät Slackia, voit osoittaa, että olet keskittynyt käyttämällä Slack-tilaa torkkumisen sijaan, jos haluat silti pitää ilmoituksia silmällä. Jos kuitenkin päädyt käyttämään torkkutoimintoa, ihmiset voivat lähettää viestin joka tapauksessa ilmoittaen sinulle, että se on kiireellinen.

Jos lähetät viestiä työtoverille ja huomaat keskustelun venyvän, voit pyytää työtoveriasi soittamaan sinulle selvennyksiä varten, koska puhelimessa puhuminen voi olla nopeampaa.

4. Sähköisen viestinnän rajojen asettaminen

Ensinnäkin se ei ole kaikkien suosikkimuistutus, mutta huomaat lisääntyvän tuottavuutta, jos säästät henkilökohtaisten viestien tarkistamisen, kunnes pidät tauon tai pidät jonkin verran seisokkeja.

Sekä Apple- että Android-puhelimissa on erittäin muokattavat tarkennusasetukset, jotka voivat auttaa sinua tässä, jolloin voit hiljentää tietyt sovellukset, kun kytket päälle Älä häiritse. Tällä tavalla voit hiljentää sovellukset ja tekstit, joita saatat pitää häiritsevänä, mutta pitää puhelut päällä, jos jonkun täytyy saada yhteyttä.

Löydät samanlaisia ​​asetuksia myös tietokoneeltasi. Esimerkiksi, Ilmoitukset paneeli iOS: ssä Järjestelmäasetukset voit ajoittaa Älä häiritse ja kytkeä sovelluksia päälle ja pois.

Tietysti jotkut ihmiset ja tilanteet vaativat välitöntä huomiotasi, mutta tietyt asiat voivat odottaa, kunnes tuottavuusistunto on valmis, jotta voit käsitellä niitä. Tämä vaihtelee henkilöstä toiseen, mutta yritä keksiä omat sääntösi sille, kenen ja minkä sallit keskittyä.

Rajoita häiriötekijöitäsi

Päivän aikana saamiesi sähköpostien ja ilmoitusten lukumäärän ansiosta on helppo hajaantua, kun yrität keskittyä. Jos tämä on mielestäsi yleistä, kokeile yhtä tai useampaa näistä vinkeistä nähdäksesi, mikä toimii sinulle.

4 parasta vinkkiä sähköpostin ylikuormituksen vähentämiseen

Lue Seuraava

Kirjailijasta