Kuinka käyttää työpaikan viestintäsovelluksia tehokkaammin

Viestintäsovellukset ovat epäilemättä muuttaneet tapaamme kommunikoida työpaikalla, varsinkin aikana siirtymisemme etätyöhön ja pois sähköpostista, joka on ollut sen tosiasiallinen viestintäväline pitkä.

Huolimatta lukuisista tuottavuutta lisäävistä ominaisuuksista, joita monet näistä sovelluksista tarjoavat, voimme myös väittää, että niillä on taipumus tehdä päinvastoin.

Tappavatko viestisovellukset tuottavuuttasi? Tai kenties näin käytät niitä? Sukellaan syvemmälle.

5 eri tapaa työpaikan viestintäsovellukset voivat rajoittaa tuottavuuttasi

1. Tietojen ylikuormitus

Ikään kuin sähköpostin ylikuormitus ei ollut tarpeeksi suuri ongelma, nyt sinun on taisteltava jatkuvan viestivirran kanssa chat-sovelluksissasi, joista on suurimmaksi osaksi tullut uusia postilaatikoita. Kuten kaikki postilaatikossasi olevat roskapostit, kaikki chat-sovellustesi viestit eivät ole huomiosi arvoisia.

Olet todennäköisesti löytänyt itsesi Slack-kanavalta, jolla sinun ei pitänyt olla tai jolla on liikaa osallistujia tai sinulla on työtovereita keskustelemassa viimeisimmistä julkkisjuorista työhön liittyvällä kanavalla ongelmia.

Seurauksena on tiedon ylikuormitus, joka voi olla yhtä heikentävä kuin ylitäytynyt sähköpostilaatikko, mikä johtaa päätöksentekoon, stressiin ja viime kädessä tuottavuuden laskuun.

2. Tärkeät tiedot katoavat

Yksi tiedon ylikuormituksen sivuvaikutuksista on se, että osa tärkeästä tiedosta katoaa sekoituksen aikana. Jos et ota käyttöön oikeita prosesseja, työhön liittyvä tieto voi nopeasti haudata vesijäähdytyskeskustelun tai aiheen ulkopuolisten keskustelujen kasaan.

Päädyt viettämään suurimman osan työpäivästäsi seulomalla viestejä yhdestä kanavasta tai viestintäsovelluksesta toiseen toivoen, että löydät tarvitsemasi tärkeän tiedon. Tämä voi olla turhuuden harjoittelua ja valtavaa työpaikan ajanhukkaa.

3. Liikaa viestintäsovelluksia

Mitä sisäisen viestinnän työkalua käytät kommunikointiin etäkollegoidesi kanssa? Microsoft Teams? löysä? Sähköposti? WhatsApp?

Ehkä yhdistelmä kaikkia edellä mainittuja?

Kun etsit uusinta ja monipuolisinta työpaikan viestintäsovellusta, olet saattanut asentaa niitä liian monta, mikä voi nopeasti muuttua tuottavuuden painajaiseksi.

Jos hyppäät jatkuvasti sovelluksesta toiseen koko päivän ajan, hukkaat aikaa ja hajotat huomiosi, jolloin sinun on vaikea keskittyä mihinkään tehtäviin.

Se sanoi, että saatat haluta löytää tapoja välttää viestintä- ja yhteistyösovellusten liikakäyttöä työpaikallasi.

4. Olet "aina päällä"

Jatkuvasta yhteydestä ja odotuksista olla aina käytettävissä viesteihin vastaamiseksi on tullut normi nykypäivän työpaikalla. Tämä aina "päällä" olemisen ja perinteisen työajan ulkopuolella työskentelemisen kulttuuri voi kuitenkin johtaa useisiin ei-toivottuihin seurauksiin.

Ensinnäkin pidempien työpäivien tekeminen ei välttämättä tarkoita tuottavuutta. Itse asiassa sillä on usein päinvastainen vaikutus. Jos huomaat työskenteleväsi pitkään yöhön tai viikonloppuisin, palat todennäköisesti nopeasti loppuun, mikä heikentää työn laatua ja suorituskykyä.

Mutta kyse ei ole vain työelämästäsi, sillä myös henkilökohtainen elämäsi voi nopeasti alkaa kärsiä. On vain vähän aikaa rentoutumiseen ja virkistymiseen, kun olet aina "päällä", mikä johtaa henkisiin ja fyysisiin terveysongelmiin.

5. Loputtomat ilmoitukset

Pyrkiessäsi olemaan enemmän yhteydessä tuottavuuden parantamiseksi, olet saattanut vahingossa rekisteröityä chat-sovelluksistasi tulevaan loputtomaan ilmoitusvirtaan. Ensi silmäyksellä nuo pienet punaiset ponnahdusikkunat ja kolinat saattavat tuntua harmittomilta, mutta niistä voi nopeasti tulla valtava häiriötekijä, joka johtaa tahattomasti kontekstin vaihtamiseen ja tuottavuuden laskuun.

Joskus pelkkä punaisten ponnahdusikkunoiden näkeminen (vaikka et lukisi viestejä) voi riittää menettääksesi keskittymisesi ja häiritsemään virtausta.

Joten mitä voit tehdä välttääksesi nämä tuottavuusloukut?

Parhaat strategiat tuottavan viestinnän saavuttamiseksi työpaikalla

1. Ota käyttöön asynkroninen viestintä

Välittömien vastausten ja reaaliaikaisen viestinnän liiallinen painottaminen, varsinkin kun tiimin jäsenet työskentelevät eri aikavyöhykkeillä, voi aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä.

Sen sijaan, että odotat (tai pahempaa, vaatisit) välittömiä vastauksia, syleile asynkroninen viestintä. Tämän viestintätyylin avulla voit vastata viesteihin omaan aikaan, mikä vähentää keskeytyksiä ja antaa sinulle mahdollisuuden keskittyä tärkeämpiin tehtäviin.

Sinun ei aina tarvitse lisätä toista viestintäsovellusta arsenaaliisi, kun löydät uuden. Kaikkien tiimisi jäsenten tottuminen uuteen työkaluun vie aikaa, joten usein on parempi pysyä siinä, mitä sinulla on, varsinkin kun se tarjoaa jo tarvitsemasi ominaisuudet.

Sen sijaan, että rekisteröidyt toiselle sovellukselle, käytä aikaa arvioidaksesi olemassa olevia työkalujasi nähdäksesi, voitko integroida ne muihin käyttämiisi sovelluksiin työnkulkusi virtaviivaistamiseksi. Tällä tavalla sinun ei tarvitse vaihtaa sovellusta niin usein, ja voit välttää siihen liittyvän tuottavuuden menetyksen.

3. Luo sisäinen Wiki

An sisäinen wiki on tiimisi tiedon ja tiedon keskusvarasto. Se on loistava tapa pitää kaikki tärkeät tietosi järjestyksessä ja saatavilla yhdessä paikassa.

Wiki voi auttaa vähentämään jatkuvan viestinnän tarvetta helpottamalla tiimin jäsenten löytämistä kysymyksiinsä. Voit myös hyödyntää sisäistä wikiäsi luodaksesi tiimisi kanssa viestintäkirjan, jossa dokumentoidaan parhaat käytännöt ja yrityksen laajuiset ohjeet.

Tämä voi sisältää mitä tahansa siitä, kuinka ja milloin käyttää tiettyjä työkaluja, määrittämällä, mitä pidät "kiireellisenä" viestintänä ja ihanteellisen vasteajan määrittelemiseen.

Tapa, jolla käytät viestintä- ja yhteistyötyökalujasi, voi vaikuttaa merkittävästi tuottavuutesi. Jos ilmoitukset häiritsevät sinua jatkuvasti, yritä mukauttaa asetuksiasi häiriötekijöiden minimoimiseksi.

Voit esimerkiksi poistaa käytöstä tiettyjen kanavien tai keskustelujen ilmoitukset, määrittää Älä häiritse -tunnit tai jopa torkkua ilmoitukset kokonaan ajoitetun keskittymisajan aikana. Räätälöimällä työkalusi vastaamaan paremmin tarpeitasi voit ottaa tuottavuuden takaisin hallintaan.

Lisäksi, jos käytät Slackia, voit lisätä @Must-Read -laajennus työtilallesi varmistaaksesi, että kiireelliset viestit näkyvät aina. Tämän Slack-sovelluksen avulla voit merkitä tietyt viestit pakollisiksi luetuksi, ja tiimin jäsenillä on kaikki tärkeät viestinsä yhdessä erässä, jotta he eivät tuhlaa aikaa keskusteluhistorian selaamiseen.

Käytä viestisovelluksiasi oikealla tavalla tuottavuuden maksimoimiseksi

Vaikka chat-sovellukset voivat olla loistava tapa lisätä tuottavuutta, ne voivat myös olla merkittävä häiriötekijä, jos niitä ei käytetä oikein. Voimme päätellä, että se riippuu ensisijaisesti siitä, kuinka käytät näitä työkaluja.

Noudattamalla yllä olevia strategioita voit ottaa tuottavuutesi hallintaan ja välttää tuottavuuden sudenkuopat.

Kuinka voittaa yhteistyön ylikuormitus työpaikallasi

Lue Seuraava

Kirjailijasta