7 parasta löysää etikettivinkkiä etätiimeille

Slackissa on useita ominaisuuksia, jotka ovat tehneet siitä suosituimman viestisovelluksen nykyaikaisella työpaikalla, mukaan lukien kolmannen osapuolen integraatiot, multimediatuki ja mukautusvaihtoehdot.

Kaikki riippuu kuitenkin siitä, kuinka käytät Slackia. Oikein käytettynä Slack voi olla korvaamaton työkalu kommunikaatioon ja yhteistyöhön. Käytä sitä väärin, ja siitä tulee olemassaolosi haitta. Tässä artikkelissa käsitellään joitakin Slackin etikettivinkkejä, jotka auttavat parantamaan tiimisi tuottavuutta.

1. Vastaa ketjussa

Säikeet ovat loistava tapa pitää toisiinsa liittyvät viestit yhdessä ja välttää pääkanavan sotkusta. Tämä on tehokasta, kun kanavalla on paljon ihmisiä, jotka osallistuvat useisiin keskusteluihin, joita voi nopeasti olla vaikea seurata.

Kun vastaat ketjuun, viestisi näkyy sisäkkäisenä alkuperäisen viestin alla, mikä helpottaa tiimisi jäsenten seurata kyseistä keskustelua.

Sinun tarvitsee vain napsauttaa "Vastaa ketjuun” -kuvaketta sen viestin oikeassa yläkulmassa, johon haluat vastata.

2. Selvitä pointtisi yhdellä viestillä

Ota huomioon, että aina kun lähetät suoran viestin kollegoillesi, he saavat ilmoituksen, joka voi olla häiritsevää. Ajatuksesi jakaminen eri viesteihin johtaa useisiin ilmoituksiin ja tuloksiin kontekstin vaihtaminen ja tuottavuuden lasku.

Esimerkiksi lähettämällä "hei" ja "mitä kuuluu?" niin "toivottavasti olet kunnossa" tarkoittaa etäkollegaasi saa kolme mahdollisuutta saada huomionsa pois työstään odottaessaan, että kirjoitat omasi viesti.

Parempi tapa tehdä tämä olisi kirjoittaa pointtisi yhteen viestiin ja lähettää se kerralla. Yritä olla ytimekäs viesteissäsi, jotta vältyt sekaannukselta tai edestakaisilta keskusteluilta. Voit järjestellä viestiä luettelomerkkien ja numeroiden avulla, jos se on liian pitkä.

Tällä tavalla kollegasi saa yhden ilmoituksen ja voi vastata yhdellä kertaa sen sijaan, että hänen olisi keskeytettävä toimintansa useita kertoja vastatakseen viesteihisi.

3. Muista aikavyöhykkeet

Työskentelet tuottavasti eri aikavyöhykkeille hajallaan olevan tiimin kanssa voi olla hankalaa. Viestien suhteen sinun on oltava tietoinen siitä, milloin ihmiset ovat tavoitettavissa, jotta vältyt häiritsemästä heitä heidän vapaa-ajansa aikana.

Yleisesti ottaen yritä välttää viestimästä ihmisille heidän työaikansa ulkopuolella, ellei se ole välttämätöntä. Onneksi voit mukauttaa ilmoitusaikatauluasi Slackin kautta.

Voit määrittää ilmoitusaikataulun napsauttamalla profiilikuvaasi Slack-käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla sitten Asetukset > Ilmoitukset. Sieltä voit valita kellonajat, jolloin haluat vastaanottaa ilmoituksia, ja jopa määrittää "Älä häiritse”tunteja.

Tämän lisäksi voit myös ajoittaa viestit lähetettäväksi myöhemmin (kollegasi työaikana). Tämä on käytännöllisempi tapa lähettää viesti etäkollegalle, joka ei ole tavoitettavissa. Kun olet kirjoittanut viestikenttään, napsauta nuolikuvaketta -kuvakkeen vieressä Lähetä-painike ja valitse, milloin haluat viestin lähetettävän.

4. Nimeä kanavat asianmukaisesti ja lisää kuvauksia

Kanavien nimeäminen ja kuvausten lisääminen auttavat pitämään asiat järjestyksessä ja helpottavat ihmisten löytämään tarpeisiinsa sopiva kanava. Kuvauksen lisääminen on erityisen hyödyllistä suuremmissa organisaatioissa, joissa on useita samannimisiä kanavia.

Jos haluat nimetä kanavan tai lisätä sen kuvauksen, napsauta kanavan nimeä ja valitse "Hanki kanavan tiedot.” Kun olet tehnyt tämän, on elintärkeää, että jokainen käyttää kutakin kanavaa aiottuun tarkoitukseen sekaannusten välttämiseksi. Sinun tulisi esimerkiksi käyttää ilmoituskanavaasi esimerkiksi yrityspäivityksiin sen sijaan, että käytät sitä vesijäähdytin chat.

5. Kiinnitä tärkeät viestit kanaviin

Viestien kiinnittäminen on loistava tapa pitää tärkeät tiedot kanavan yläosassa. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos työtovereiden täytyy viitata aikaisempaan viestiin vilkkaasti liikennöidyillä kanavilla, joissa uudet viestit voivat nopeasti työntää vanhemmat viestit.

Voit saavuttaa tämän napsauttamalla kolmen pisteen kuvake viestin vieressä ja valitse "Kiinnitä kanavaan.” Voit myös lisätä kirjanmerkin linkeille, jotka haluat tallentaa myöhempää käyttöä varten tai uskoa, että muut kanavalla olevat ihmiset voivat auttaa. Sinun tarvitsee vain napsauttaa "Lisää kirjanmerkki" kanavan vasemmassa yläkulmassa.

6. Käytä @kanavaa ja @tätä sopivasti

The @kanava ja @tässä maininnat ovat hyviä kiinnittämään ihmisten huomion, mutta sinun tulee käyttää niitä säästeliäästi. Joka kerta kun käytät "@”-symboli, se ilmoittaa tietyille ihmisille, mikä voi nopeasti muuttua ärsyttäväksi ja häiritseväksi, jos sitä käytetään liikaa. Lisäksi se voi myös menettää tehonsa, jos ihmisistä tulee immuuni sille.

Siksi on tärkeää käyttää näitä mainintoja viisaasti ja vain tarvittaessa.

Ota huomioon, että @kanava ilmoittaa kaikille kanavalla oleville (mukaan lukien ihmiset, jotka eivät ole aktiivisia sillä hetkellä), kun @tässä ilmoittaa vain Slackin aktiivisille ihmisille.

Eli voit käyttää @kanava kun sinun on varmistettava, että kaikki näkevät viestisi, kuten kriittinen koko yrityksen kattava ilmoitus. Toisaalta saatat käyttää @tässä kun haluat saada nopeaa palautetta jostain, joka ei välttämättä vaadi kaikkien huomiota.

7. Älä käytä Slackia projektinhallintaan

Vaikka Slack on monipuolinen alusta, jonka avulla voit tehdä monia asioita, on kuitenkin parempi käyttää projektinhallintatyökaluja tehtävien hallintaan.

Slack on tehokas työkalu sisäiseen viestintään, mutta projektien hallintaan on parempiakin vaihtoehtoja. Slackin käyttäminen projektien hallintaan voi nopeasti muuttua ylivoimaiseksi ja haastavaksi seurata.

Asana ja Trello ovat loistavia vaihtoehtoja, jotka tarjoavat enemmän ominaisuuksia ja toimintoja projektinhallintaan. Lisäksi ne integroituvat saumattomasti Slackin kanssa.

Tuottavan ja yhteistyöhön perustuvan työtilan luominen Slackin avulla

Joskus sanomattomien tai kirjoittamattomien sääntöjen olettaminen voi johtaa ongelmiin. Varaamalla aikaa joidenkin Slackin parhaiden käytäntöjen laatimiseen alusta alkaen, voit säästää itsesi monilta päänsäryltä myöhemmin.

Yllä olevat vinkit voivat olla lähtökohtana, jota voit hyödyntää räätälöidäksesi Slack-etikettisi organisaatiollesi ja saadaksesi kaiken irti tästä tehokkaasta viestintätyökalusta.

8 parasta Slack-tiimin rakentamisideaa etätiimeille

Lue Seuraava

Kirjailijasta