Tietojen validoinnin käyttäminen Google Sheetsissa

Jos haluat vähentää virheiden mahdollisuutta Google Sheets -laskentataulukossasi hyväksymällä vain kelvollisia tietoja, tietojen validointi on juuri sitä, mitä etsit. Tietojen tarkistuksen avulla voit ohjeistaa Google Sheetsiä hyväksymään vain tietyn tyyppisiä tai tiettyjä soluja koskevia tietoja tai varoittamaan käyttäjää, jos hän syöttää virheellisiä tietoja.

Tietojen validointi on yksinkertaista käyttää, mutta se edellyttää käsitteiden ymmärtämistä, jotta sitä voidaan käyttää oikein. Lue eteenpäin saadaksesi selville, mitä tietojen validointi on ja kuinka voit käyttää sitä Google Sheetsissa laskentataulukoiden parantamiseen.

Mitä on tietojen validointi Google Sheetsissä?

Tietojen validointi on Google Sheetsin ominaisuus, jonka avulla voit rajoittaa syötettä, jonka käyttäjät voivat syöttää tiettyihin soluihin. Voit joko käyttää tietojen validointia antaaksesi käyttäjälle varoituksen, kun hän syöttää virheellisiä tietoja, tai hylätä virheelliset tiedot kokonaan.

Tietojen validoinnin avulla voit parantaa muiden käyttöön tarkoitettuja laskentataulukoita. Voit asettaa rajoituksia arvoille, joita he voivat syöttää, tai esimerkiksi luoda avattavan luettelon kohteista, joista he voivat valita. Lopulta voit myös syöttää mukautetun kaavan tietojen vahvistusehtoiksi. Tällä tavalla Google Sheets hylkää arvon, jos se ei täytä mukautettua yhtälöä.

Tietojen validoinnin käyttäminen Google Sheetsissa

Tietojen validointi on helppoa Google Sheetsissä. Tietojen validoinnin perusvaiheet ovat seuraavat:

1. Valitse solu tai solualue, jossa haluat käyttää tietojen vahvistusta.
2. Siirry kohtaan Data valikosta ja valitse sitten Tietojen validointi.
3. Kirjoita kriteerisi.
4. Klikkaus Tallentaa.

Ennen kuin siirrymme esimerkkeihin, joissa otamme käyttöön tietojen validoinnin, tarkastellaan tarkemmin tietojen validoinnin elementtejä.

• Solualue: Tämä on alue, jolla syöttötiedot kulkevat tietojen validointikriteerien läpi. Tämä voi olla yksittäinen solu tai joukko soluja.
• Kriteeri: Tämä on kriteeri, jolla voit ilmoittaa, minkä tyyppiset tiedot ovat kelvollisia. Kelvollinen tietotyyppi voi olla numero, teksti, päivämäärä, luettelo, valintaruutu tai mukautettu kaava.
• Virheellisillä tiedoilla: Tämä ilmaisee Google Sheetsin reaktion virheellisiin tietoihin. Voit valita joko antaako virheelliset tiedot kulkea ja näyttää varoituksen tai hylätä virheelliset tiedot ja näyttää varoituksen.
• Ulkomuoto: Täällä voit syöttää vahvistustekstin. Tämä teksti tulee näkyviin, kun käyttäjä syöttää soluun virheellisiä tietoja.

Nyt kun tiedät, mistä tietojen validoinnin määrittämisessä on kyse, katsotaanpa tietojen validointia toiminnassa muutaman esimerkin avulla.

Tietojen validointi Esimerkki 1: Numeroarvorajan asettaminen

Tässä esimerkissä meillä on esimerkkilaskentataulukko, joka on suunniteltu keräämään tietoa siitä, mistä kirjoista käyttäjä piti eniten. Laskentataulukko sisältää sarakkeen, joka sisältää kirjojen nimet, ja toisen sarakkeen, joka odottaa käyttäjän syöttöä. Käyttäjän oletetaan arvioivan jokainen kirja 10:stä.

Koska luokitus on asteikolla 10, eikä meillä ole aikaa tarkistaa jokaista syötettä, tavoitteena on rajoittaa käyttäjän syöttämät arvot 1-10:een. Käyttäjän ei pitäisi pystyä antamaan kirjalle arvosanaa alle 1 tai yli 10. Tämä edellyttää tietojen validointia.

1. Valitse solut, joissa haluat käyttää tietojen vahvistusta. Siitä tulee soluja B2 kohtaan B7 tässä esimerkissä.
2. Siirry kohtaan Data valikko ja valitse Tietojen validointi. Tämä tuo esiin Data validation -ikkunan.
3. varten Kriteeri, valitse Määrä ja välillä.
4. Syötä valitsemasi lukumäärärajoitus. Tässä esimerkissä syötetään 1 ja 10.
5. Tarkistaa Hylkää syöte. Tämä pakottaa käyttäjän syöttämään kelvollisia tietoja.
6. Tarkistaa Näytä vahvistusteksti.
7. Kirjoita vahvistusteksti, joka kertoo käyttäjälle, millaisia ​​tietoja häneltä odotetaan.
8. Klikkaus Tallentaa.

Nyt taulukkosi on valmis käyttäjätietoja varten. Kokeile testinä arvioida yksi kirja, jonka arvo on suurempi kuin 10 tai pienempi kuin 1. Sinun pitäisi saada virheilmoitus ja tietosi pitäisi hylätä. Jos nyt syötät arvon väliltä 1–10, syöttö hyväksytään. Se on kuin kello!

Tietojen validointi Esimerkki 2: Pudotusluettelon tekeminen

Yksi suosituimmista tietojen validoinnin käyttötavoista on avattavien luetteloiden luominen Google Sheetsiin. Voit luoda avattavan luettelon antaaksesi käyttäjälle mahdollisuuden valita kelvollisiksi tiedoiksi määrittämiesi kohteiden välillä.

Tässä esimerkissä meillä on joidenkin opiskelijoiden nimet laskentataulukossa ja tavoitteena on luoda pudotusluettelo, josta käyttäjä voi valita pääaineensa.

1. Valitse solut, joihin haluat avattavan luettelon. Siitä tulee soluja B2 kohtaan B7 tässä esimerkissä.
2. Siirry kohtaan Data valikko ja valitse Tietojen validointi. Tietojen vahvistusvalikko avautuu.
3. Valitse kriteereistä Luettelo kohteista.
4. Kirjoita tekstikenttään kohteiden luettelo. Voit erottaa kohteet pilkulla (,). Tätä esimerkkiä varten olemme syöttäneet seuraavat kohteet:

   Lääketiede, apteekki, biologia, sovellettu matematiikka

5. Tarkistaa Näytä avattava luettelo solussa.
6. Tarkistaa Hylkää syöte.
7. Tarkistaa Näytä vahvistusteksti.
8. Kirjoita vahvistusteksti.
9. Klikkaus Tallentaa.

Huomaat pienen nuolen jokaisessa solussa. Voit nyt napsauttaa soluja valitaksesi avattavasta luettelosta. Jos yrität kirjoittaa arvon, jota ei ole luettelossa, arvosi hylätään. Voit silti kirjoittaa kohteet luettelosta.

Jos haluat lisätä luettelopisteitä luettelossasi oleviin kohteisiin, lue artikkelimme aiheesta kuinka lisätä luettelopisteitä Google Sheetsiin.

Tietojen validointi Esimerkki 3: Tekstin pituusrajoituksen asettaminen

Voit käyttää tietojen validointia mukautetuilla kaavoilla saavuttaaksesi kaikenlaisia ​​asioita Google Sheetsissa. Muokattujen kaavojen avulla voit asettaa ehtoja, jotka eivät ole missään Google Sheetsin tietojen vahvistukseen sisältyvissä kriteereissä.

Luodaan esimerkiksi solu, joka sallii vain 5 merkkiä tai vähemmän. Teemme tämän käyttämällä tietojen validointia.

1. Valitse solu. Se tulee olemaan D1 tässä esimerkissä.
2. Mene Data ja valitse sitten Tietojen validointi.
3. Valitse kriteereistä Mukautettu kaava.
4. Mukautettua kaavaa varten anna alla oleva kaava:

   =PITKÄ(D1)<5

   Tämä kaava käyttää LEN-funktiota solun merkkien laskemiseen ja palauttaa tosi, jos pituus on alle 5 merkkiä.
5. Tarkistaa Hylkää syöte.
6. Klikkaus Tallentaa.

Jos nyt annat yli 5 merkin pituisen nimen, Google Sheets hylkää sen ja sinun on yritettävä uudelleen. Voit käyttää automaattinen täyttötoiminto soveltaaksesi tätä tietojen validointia muihin soluihin.

Vahvista tietosi Google Sheetsin avulla

Tietojen validointi on työkalu, jonka avulla voit rajoittaa sitä, mitä sinä tai joku toinen käyttäjä voi syöttää tiettyihin soluihin. Tällä tavalla tietojen validoinnista voi olla hyötyä luotaessa tutkimuksia, joissa hyväksytään vain kelvollinen data, tai omissa laskentataulukoissasi tarkkuuden lisäämiseksi.

Voit määrittää monen tyyppisiä ehtoja käyttämällä tietojen validointia Google Sheetsissä ja jos tiedot haluamaasi tyyppiä ei ole sisäänrakennettu Google Sheetsin tietojen vahvistukseen, voit määrittää ehtoja mukautetulla tavalla kaava. Nyt tiedät kuinka käyttää tietojen validointia Google Sheetsissä. Voit olla varma, että vähemmän virheellisiä tietoja tekee analyysistäsi helpompaa ja tarkempaa!

8 parasta tapaa käyttää Google Sheetsia kuin ammattilainen

Lue Seuraava

Kirjailijasta