Täydellinen opas työviikon ennakkotoimittamiseen

Miltä sinusta tuntuu maanantaiaamuna – oletko virkeänä viikonlopun jälkeen ja haluatko lähteä? Tai ehkä sinua pelottaa tuleva viikko.

Joka tapauksessa työviikon ennakkokuormittaminen hyödyntää täydennettyjen energiavarastojen määrää samalla kun selviät työtaakastasi. Sitoudut lisäämään tunteja viikon alussa ennen kuin lyhennät loppua kohti, kun olet väsynyt ja vähemmän tuottava.

Miltä ennakkotoimitettu työaikataulu näyttää?

Viikon ennakkotoimittaminen on tervetullut vaihtoehto mielivaltaisen 8 tunnin työskentelylle. Perinteisen klo 9-17 aikataulun noudattamisen sijaan, joka on pakotettu monille työntekijöille 1900-luvun alusta lähtien, etupainotteinen aikataulu on joustavampi.

Teet silti 40 tuntia työtä (jos se on itsesi tai työnantajasi vaatimus), mutta työtunnit ovat painotettuja, joten olet kiireisempi viikon alussa kuin lopussa.

Tyypillinen esimerkki olisi:

• Maanantai: 12 tuntia
• Tiistai: 10 tuntia
• Keskiviikko: 8 tuntia
• Torstai: 6 tuntia
• Perjantai: 4 tuntia

Yhteensä = 40 tuntia

Voit vapaasti kokeilla muunnelmia, jos yllä oleva suunnitelma ei täysin vastaa rytmiäsi.

Kenelle ennakkojakelu ei sovi?

Ennakkotoimitus ei sovi kaikille. Yleensä se toimii parhaiten freelancerina tai palkallisissa etärooleissa, joissa voit hallita aikatauluasi. Jos työnantajasi vaatii sinua työskentelemään määrättyinä aikoina, vaihtoehtoisten aikataulujen kokeileminen ei ehkä ole mahdollista.

Se voi myös olla ongelmallista, jos sinulla on taipumusta ylityöhön. Jos onnistut puristamaan 12 tuntia työtä maanantaihin ja tiistaihin, saatat joutua houkuttelemaan samaa työmäärää perjantaihin asti, yhteensä 60 tuntia viikossa. Muista: tämä ei ole aikataulusi etupainottaminen, vaan se on nopea tapa osoittaa loppuunuutumisen merkkejä.

Mitä etuja on työaikataulusi ennakkotoimituksesta?

Mutta jos pystyt tekemään vaihdon – mitä hyötyä siitä on?

1. Voit hoitaa haastavimmat tehtäväsi viikon alussa, kun sinulla on huippuenergiaa levollisen viikonlopun jälkeen.
2. Jos tuottavuus laskee myöhemmin, voit helpottaa vähemmän tunteja ja vähemmän intensiivisiä tehtäviä.
3. Kun elämässä tapahtuu ja sinun täytyy varata tapaamisia ja aktiviteetteja työn ulkopuolelle, sinulla on runsaasti aikaa varata torstaisin ja perjantaisin.
4. Tai hyödynnä perjantaina varattu ylimääräinen vapaa-aika ja tee jotain mistä pidät. Lähde aikaisin viikonloppumatkalle, nauti seisokeista ystävien tai perheen kanssa, nouta lapsesi aikaisin päiväkodista – tee mikä sopii työn ja yksityiselämän tasapainoon.

Ennakkolataa joka päivä myös työviikollasi

Jos uudistat työaikatauluasi tuottavalla tavalla, sinun ei tarvitse pysähtyä viikkoaikataulusi kanssa. Entä jos analysoisit, kuinka vietät myös yksittäisiä päiviäsi?

Monet ihmiset lämmittävät työpäivänsä viivyttelemällä. Sen sijaan, että jäät kiinni päivän tärkeimpään tehtävään, on helppo jäädä sivuraiteille vastaamalla sähköposteihin, osallistumalla varhaiseen kokoukseen tai verkostoitumalla sosiaalisessa mediassa. Harkitse päivien ennakkovaroitusta, jos pääset lounaalle ja sinusta tuntuu, että olet tuskin saanut mitään aikaiseksi.

"Syö elävä sammakko aamulla ensimmäisenä, eikä sinulle tapahdu mitään pahempaa loppupäivänä." - Mark Twain

Tämä lainaus on kuuluisa tuottavuuspiireissä ja korostaa, kuinka tärkeää on suorittaa merkittävin tehtäväsi ensimmäisenä päivänä (ja viikollasi).

Käyttämällä Ivy Leen menetelmä, kirjoitat muistiin luettelon kuudesta tärkeimmästä tehtävästä, jotka haluat suorittaa seuraavana päivänä. Laita ne tärkeysjärjestykseen. Seuraavan päivän alussa suoritat tärkeimmän tehtäväsi (niin sanotusti syömällä sammakon). Et aloita toista tehtävää ennen kuin olet suorittanut ensimmäisen. Lisää jäljellä olevat tehtävät huomisen listalle.

Käytä näitä sovelluksia järjestääksesi etukäteen toimitetun työaikataulusi

Ennakkotoimitus vaatii paljon kurinalaisuutta ja ajanhallintataitoja. Jos et pidä kirjaa tunteistasi, on helppo tehdä ylikuormitusta. Jos huomaat tekeväsi kahdeksan tunnin työpäivää perjantaina, ennakkotoimitus ei toimi suunnitellusti – sinäkään et ladannut tunteitasi tarpeeksi viikon alussa tai olet ylittänyt ja tehnyt enemmän töitä kuin olisit tehnyt suunniteltu.

Seuraavat sovellukset auttavat sinua pysymään aikataulusi hallinnassa.

Olipa kyseessä chattailu asiakkaiden tai työtovereiden kanssa, kokoukset voivat syödä viikkoosi ja vähentää tuottavuuttasi. Saat takaisin hallinnan siihen, milloin reaaliaikaiset tapaamiset tapahtuvat Calendlyn avulla. Sinä määrität kellonajat, jolloin voit tavata vapaasti, eivätkä muut osallistujat pääse käyttämään estettyä aikaasi.

Jos aiot työskennellä perjantaina puoleenpäivään, Calendly-aikataulusi ei salli ihmisten varata tapaamista kanssasi tämän jälkeen. Ja jos haluat pitää kokouksettomia päiviä, sekin on hyvä!

Ajanjaksotus on erinomainen täydennys etupainotteiselle aikataululle. Määrität osia ajasta, jonka voit omistaa tehtävälle, ja käytät Toggl-toimintoa tuntien seuraamiseen.

Hienoa Togglissa on, että sinun ei tarvitse määrittää asiakas- ja projektitietoja ennen työn ajoittamista (vaikka voit). Sen sijaan paina vain ajastinpainiketta aloittaaksesi kellon tikityksen. Lisäät sen jälkeen kuvauksen työstä, kun olet valmis.

Asana on tehtävienhallinnan ihmetyökalu, joka sopii hyvin yhteen Ivy Lee -menetelmän kanssa. Lisää tehtävät ja projektit, jotka haluat suorittaa, ja aseta eräpäivä, jolloin olet vastuussa työn suorittamisesta.

Lisää runsaasti tehtäviä ja projekteja ennakkotoimitetun viikon alussa ja tarkastele niitä luettelo-, taulu-, aikajana- tai kalenterimuodossa. Tämä on kätevä tapa tarkistaa, ettet ole jättänyt liikaa töitä viikon loppuun.

Onko sinulla vaikeuksia ryhdistäytyä ja saada työsi valmiiksi, vaikka olisit jättänyt tunteja syrjään? Käytä Pomodoria ja sitoudu siihen Pomodoro-tekniikka, suosittu tuottavuuden hakkeri.

Asetat ajastimen ja työskentelet 25 minuutin sprinteissä ennen kuin pidät 5 minuutin tauon. Toista sykli kolme kertaa ja pidä sitten pidempi 15-30 minuutin tauko. Tulet hämmästymään siitä, kuinka paljon saavutat, kun kello tikittää!

Kokeile ennakkotoimitusta koon mukaan

Pitäisikö sinun tuoda uutta elämää työaikatauluusi? Ennakkotoimitus on erinomaista, jos energiatasosi laskee viikon loppuun mennessä. Sano hyvästit perjantai-illan paniikkiin, jonka olet aiemmin kokenut, kun yrität noudattaa määräaikoja ennen viikonloppua.

Sen sijaan painotettu aikataulusi tarkoittaa, että olet suorittanut kiireellisimmät tehtäväsi päivää sitten. Me kaikki ansaitsemme työskennellä omaan tahtiin, joten kokeile vaihtoehtoisia työaikatauluja löytääksesi sinulle sopiva rytmi.

Täydellinen opas 9/80 työaikatauluun

Lue Seuraava

Kirjailijasta