Helppo yhteistyö on äärimmäisen tärkeää etätyön aikakaudella. Onneksi Googlella on monia jakamisvaihtoehtoja, joiden avulla useat käyttäjät voivat työskennellä saman projektin parissa. Tietäminen, kuka on tehnyt muutoksia tiedostoon ja milloin, voi olla ratkaisevan tärkeää tehokkaan laskentataulukonhallinnan kannalta.

Onneksi Google Sheetsissä on kaksi ominaisuutta, joiden avulla voit seurata laskentataulukoihisi tehtyjä muutoksia. Ensimmäinen on Google Sheetsin ilmoitukset, kun taas toinen on versiohistoria. Tässä artikkelissa kerromme nämä keskeiset toiminnot yksityiskohtaisesti, näytämme, kuinka voit aktivoida ne, ja kerromme, miksi ne voivat olla tärkeitä laskentataulukoissasi.

Miksi käyttää sähköposti-ilmoituksia Google Sheetsissa?

Kun työskentelet suurella arkilla, jossa useat työntekijät tekevät muutoksia laskentataulukkoon, voi olla haastavaa tietää, mitä muutoksia kukin yhteistyökumppani tekee. On paljon parempi tietää, kuka teki tietyn muutoksen, varsinkin projektijohtajien kannalta.

instagram viewer

Voimme tarkistaa versiohistorian avulla, kuka teki muutoksen. Versiohistorian skannaus voi kuitenkin olla työlästä, jos tapauksia on useita. Sen sijaan voit käyttää Google Sheetsin ilmoituksia. Tällä tavalla Sheets ilmoittaa sinulle sähköpostitse.

Jos olet liikkeellä, varmista, että matkapuhelimesi sähköposti-ilmoitukset toimivat, jotta et menetä mitään.

Sähköposti-ilmoitusten ottaminen käyttöön Google Sheetsissa

Sähköposti-ilmoitusten ottaminen käyttöön kestää vain muutaman minuutin, ja kun teet sen, se pysyy aktiivisena, kunnes teet lisämuutoksia asetuksiin. Ota ilmoitukset käyttöön seuraavasti:

  1. Avaa laskentataulukko, jossa haluat ottaa sähköposti-ilmoitukset käyttöön.
  2. Lehdistö Työkalut laskentataulukon yläosassa. Näyttöön tulee avattava valikko.
  3. Lehdistö Ilmoitussäännöt, joka avaa uuden ikkunan näytön keskelle.
  4. Voit asettaa säännöt täällä. Jos valitset vaihtoehdon ensimmäisestä osiosta, sinun on valittava, milloin haluat vastaanottaa ilmoituksia. Valitse joko: Kaikki muutokset tehdään, tai Käyttäjä lähettää lomakkeen.
  5. Toisessa osiossa voit valita Sähköposti - Daily Digest tai Sähköposti - heti.
  6. Lehdistö Tallentaa kun olet valinnut haluamasi asetukset,

Kuvaamme jokaista asetusta yksityiskohtaisemmin hieman alempana artikkelissa.

Ilmoitussääntöjen lisääminen ja poistaminen Google Sheetsissa

Jos haluat lisätä sääntöjä, muokata olemassa olevia tai poistaa niitä, siirry kohtaan Aseta ilmoitussäännöt -vaihtoehto napsauttamalla Työkalut ja Ilmoitussäännöt.

Jos sinulla on jo olemassa oleva ilmoitussääntö, se näkyy luettelossa. Voit klikata Poistaa tai Muokatatai paina Lisää toinen ilmoitussääntö luodaksesi uuden. Kun olet tehnyt muutokset, napsauta Tehty pelastaakseen heidät.

Ilmoitussääntöjen vaihtoehtojen ymmärtäminen

Ilmoitussäännöissä on kaksi osiota: ensimmäinen on Ilmoita minulle osoitteessa ja toinen Ilmoita minulle.

1. Ilmoita minulle [Sähköpostiisi], kun…

  • Muutoksia tehdään: Kun valitset tämän vaihtoehdon, kaikki laskentataulukkoon tekemäsi muutokset kirjataan ja niistä ilmoitetaan käyttäjälle sähköpostitse, välittömästi tai päivittäin luettavassa tiivistelmässä.
  • Käyttäjä lähettää lomakkeen: Tämän vaihtoehdon valitseminen hälyttää aina, kun joku lähettää lomakkeen. Google Formsin avulla voit linkittää lomakkeesi laskentataulukkoosi. Tämä voi olla mitä tahansa kyselystä yliopiston hakulomakkeeseen.

2. Ilmoita minulle…

  • Sähköposti - Daily Digest: Aina kun tämä vaihtoehto valitaan, luettelo käyttäjän muutoksista saapuu päivän päätyttyä tai tiettyyn aikaan. Jos valitset tämän vaihtoehdon, saat ilmoitukset myöhemmin etkä heti niiden tekemisen jälkeen. Tämä hyödyttää henkilöitä, jotka eivät halua saada ilmoituksia muutoksista välittömästi. Se on myös ihanteellinen niille, jotka työskentelevät suuressa yrityksessä, jossa heidän työskentelemänsä laskentataulukko muuttuu jatkuvasti, jotta postilaatikkosi ei täyty ilmoituksilla. Varmista, että asetat saapumisajan oman sähköpostin estoaika, jos sinulla on yksi.
  • Sähköposti - heti: Kun valitset tämän vaihtoehdon, saat sähköpostin aina, kun heidän laskentataulukkonsa muuttuu. Tämä on ihanteellinen ihmisille, jotka käsittelevät arkaluonteisia tietoja ja haluavat saada sähköpostin, jos jokin muuttuu.

Emme suosittele tämän asetuksen käyttämistä taulukossa, jossa on enemmän kuin kaksi tai kolme yhteistyökumppania, jottei sinua pommittaisi jatkuvilla ilmoituksilla. Jos sinun on käytettävä tätä menetelmää, se voi olla hyvä idea määritä Gmail-kansio saadaksesi kaikki ilmoitukset.

Miksi käyttää Google Sheetsin versiohistoriaa?

Voit käyttää Google Sheetsin versiohistoriatoimintoa, jos et halua ilmoituksia sähköpostitse, mutta pidät kirjaa laskentataulukkoon tehdyistä muutoksista. Google Sheets jopa tallentaa pienet muutokset, jos ne tapahtuvat riittävän kaukana toisistaan, joten sinun ei tarvitse huolehtia tärkeiden muutosten puuttumisesta.

Laskentataulukon omistaja ja ne, joilla on laskentataulukon muokkausoikeudet, ovat ainoita, jotka voivat tarkastella laskentataulukon versiohistoriaa Google Sheetsissa.

Koska muutokset ovat pilvessä, voit käyttää versiohistoriaa ja löytää tarkan etsimäsi version. Tämä on täydellinen, jos joku tiimisi jäsenistä (tai sinä) on tehnyt virheen ja hänen on palattava vanhempaan versioon. Voit myös nimetä muutokset tietääksesi, minkä version haluat.

Versiohistorian tarkasteleminen Google Sheetsissa

Pääsy Google Sheetsin versiohistoria, varmista, että taulukkoon on tehty riittävästi muutoksia, ennen kuin Sheets voi luoda muutoslokin. Tässä ovat vaiheet, jotka sinun on noudatettava päästäksesi versiohistoriaan:

  1. Klikkaa Tiedosto yläpalkissa. Tämä näyttää avattavan valikon.
  2. Siellä, napsauta Versiohistoria.
  3. Napsauta valikosta Näytä versiohistoria. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Ctrl + Alt + vaihto + H.

Sivupalkki avautuu näytön oikealle puolelle. Siellä voit napsauttaa kolmea pystysuoraa pistettä vanhempien versioiden vieressä ja napsauttaa Palauta tämä versio. Voit myös klikata Nimeä tämä versio nimeämään tietyt tallennukset. Jos haluat luoda uuden laskentataulukkoinstanssin, napsauta Tee kopio.

Kun teet uuden kopion laskentataulukosta, se alkaa alusta ja sillä on uusi versiohistoria. Jos haluat edelleen seurata muutoksia uudessa laskentataulukossa, voit poistaa vanhan, jotta vältyt sekaannuksista tulevaisuudessa.

Sähköposti-ilmoitusten ja versiohistorian väliset erot

Google Sheets -ilmoituksen avulla voit vastaanottaa sähköposteja aina, kun käyttäjä muuttaa laskentataulukkoa. Versiohistoriaa käytettäessä muutokset kirjataan vain lokiin, eikä niistä ilmoiteta aktiivisesti käyttäjälle.

Jäävuoren huippu

Useimmissa tapauksissa on hyvä idea käyttää molempia ominaisuuksia tärkeissä laskentataulukoissa. Vaikka tässä artikkelissa käsitellyt kaksi ominaisuutta sopivat erinomaisesti yhteistyöhön, ne ovat vain pieni osa kaikista työkaluista, joita Google Sheets tarjoaa laskentataulukoiden parissa työskenteleville tiimeille.

Opittavaa on vielä paljon, joten jatka lukemista kaikesta, mitä tällä tehokkaalla ohjelmalla on tarjota.