Jos monet ihmiset työskentelevät yhdessä jaetun projektilaskentataulukon parissa, sinun tulee määrittää jonkinlainen työnkulku tai prosessinhallinta, jotta asiat hoituvat helposti. Näin et menetä tietoa siitä, mitä on tehty ja mitä on tehtävä seuraavaksi – tämä auttaa pitämään kaikki samalla sivulla.
Täällä puhumme niistä tärkeistä vinkeistä ja parhaista käytännöistä, joita sinun tulee noudattaa tehdessäsi yhteistyötä muiden käyttäjien kanssa Excelissä tai Google Sheetsissä tai vastaavissa.
1. Dokumentoi avainten muutokset ja päivitykset
Kun työskentelet laskentataulukoiden parissa, on tärkeää seurata, mikä on muuttunut. Saatat päätyä korvaamaan jonkun toisen työn, jos et ole varovainen.
Kokeile lisätä kommentteja tai huomautuksia muutosten tallentamiseksi – kuten syyt kohteen päivittämiseen, muutokset tehneiden muokkaajien nimet ja miksi tai miten he tekivät niin. Voit tehdä tämän helposti käyttämällä Korosta Muutokset ominaisuus jaetussa työkirjassa. Aktivoi tämä ominaisuus noudattamalla alla olevia ohjeita:
- Mene Tiedosto > Asetukset > Pikatyökalupalkki. Jos kyseessä on macOS, siirry osoitteeseen Excel > Asetukset… > Nauha ja työkalupalkki > Pikatyökalupalkki.
- Valitse avattavasta valikosta Kaikki komennot.
- Valitse Korosta Muutokset ja valitse, haluatko lisätä Quick Access -työkalupalkin nauhan yläpuolelle vai sen alle. Klikkaus Ok.
- Kun olet valmis, napauta avattavan valikon suodattimia Pikatyökalurivi > Näytä komentotunnisteet. Voit mukauttaa tapaa, jolla haluat korostaa muutoksia laskentataulukossasi, valitsemalla avattavasta valikosta.
Voit myös värikoodata jaetun laskentataulukon kohteet tai välilehdet, jotta näet muutokset helposti yhdellä silmäyksellä.
2. Syötä lähdetiedot oikein
On helppo tehdä virheitä syöttäessäsi raakatietoja laskentataulukoihisi. Ongelmana on, että jos et tee tätä oikein, se voi vääristää tuloksiasi täysin ja johtaa sinut väärään suuntaan.
Onneksi on olemassa joitain nopeita osoittimia varmistaaksesi, että syötät lähde- tai raakatiedot oikein Excel-tiedostoihisi.
- Tietojesi tulee olla selkeitä ja tarkkoja. Yritä välttää lyhenteitä, jos ne eivät ole ehdottoman tarpeellisia, ja varmista, että kaikki numero- ja päivämäärämuodot ovat selkeitä ja yhdenmukaisia koko laskentataulukossasi.
- Muista lisätä otsikko jokaisen sarakkeen/rivin yläosaan, jotta muut käyttäjät voivat tulkita taulukoita paremmin.
- Käytä asianmukaisia (ja oikeita) kaavoja tarvittaessa.
3. Käytä laskentataulukon säätimiä
Käyttämällä laskentataulukon ohjausobjekteja voit vähentää virheiden riskiä tietojen syötössä. Tässä on muutamia työkaluja, joita voit käyttää:
Tietojen validointi: Käyttämällä työkalua, kuten tietojen validointi voit kerätä syötteitä useilta käyttäjiltä sopivassa muodossa. Se varmistaa myös tietojen syöttämisen yhdenmukaisuuden ja estää tahattomat käyttäjävirheet. Jos syötät tietoja, jotka kuuluvat tunnettuun arvojoukkoon, kuten "Kyllä" tai "Ei" tai "Ei voida määrittää", Voit luoda avattavan luettelon näillä vaihtoehdoilla, jotta muut käyttäjät voivat valita ennalta määritetystä luettelosta vaihtoehtoja.
Taulukkonäkymä: The Sheet View -toiminto on toinen hyödyllinen ominaisuus, jonka avulla laskentataulukoiden käyttäjät voivat luoda mukautettuja näkymiä työkirjastaan ja asettaa omat suodattimensa tietojen tarkastelemiseksi ilman, että muut muutokset vaikuttavat niihin käyttäjiä.
4. Käytä taulukoita ja kaavioita
Todettakoon: laskentataulukot ovat aluksi melko ylivoimaisia, varsinkin jos et ole tottunut työskentelemään suurten tietomäärien kanssa. Tästä syystä suosittelemme käyttämään taulukoita, kaavioita tai kaavioita tietojen määrittämiseen intuitiivisella tavalla.
Taulukot auttavat järjestämään ja lajittelemaan tietoja, mutta kaavion tai kaavion käyttö voi auttaa visuaalisessa esityksessä. Tämä helpottaa trendien piirtämistä tai vertailujen näyttämistä eri muuttujaryhmien välillä ajan mittaan, jotta voit havaita tärkeitä suhteita ja trendejä tietoarvoissasi.
5. Korosta tärkeitä arvoja väreillä ja muotoilulla
Lisäämällä väriä tekstiisi ja otsikoihisi voit järjestää tietosi luettavammalla tavalla.
Tällä tavalla voit keskittyä tiettyihin tietojen osa-alueisiin ilman, että kaikki tiedot hukkuvat kerralla. Voit myös käyttää työkaluja, kuten ehdollinen muotoilu, jonka avulla voit korostaa tiettyjä soluja esimerkiksi sen perusteella, ovatko ne tietyllä arvoalueella.
"Freeze Panes" -ominaisuus on erityisen hyödyllinen, jos sinun on seurattava tiettyjä alueita selatessasi pitkää laskentataulukkoa. Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Valitse aktiivinen rivi tai sarake.
- Siirry kohtaan Näytä nauhan välilehti ja valitse Jäädyttää ruudut.
- Valitse avattavasta valikosta, haluatko lukita sarakkeet vai rivit.
Hyperlinkki-toiminnon avulla voit linkittää ankkuritekstiä tiedostoihin, verkkosivuihin tai laskentataulukoihin.
- Voit tehdä tämän valitsemalla laskentataulukosta tekstiä sisältävän solun.
- Siirry kohtaan Lisää välilehti nauhassa.
- Napauta nauhan oikealla puolella Linkki ja valitse vaihtoehdot vasemmasta valikosta. Voit valita linkin paikallisessa tallennustilassa oleviin tiedostoihin tai verkkolinkkiin tai muihin lähteisiin.
Tämä auttaa tiimisi jäseniä löytämään viitteitä tai lähdetiedostoja helposti. Jos esimerkiksi yrityksesi verkkosivulla on luettelo tuotteista ja palveluista, voit helposti luoda soluun hyperlinkin, joka vie tiimin jäsenet suoraan sivulle, kun he napsauttavat sitä.
Usein voi olla vaikeaa tietää, mitä kollegasi työskentelevät. Kuitenkin taulukkolaskentatyökalut, kuten Google Sheets, tekevät useiden muokkaajien helpoksi työskennellä asiakirjoissa yhdessä reaaliajassa. Voit avata chat-sivupalkin napauttamalla chat-kuvakekuplaa aktiivisten käyttäjien luettelon vieressä.
Tämä on kätevä ominaisuus – voit keskustella kaikista ongelmista, joita olet kohdannut työskennellessään jaettujen tiedostojen parissa. Sen avulla voit myös kommunikoida keskenään nopeasti, jos tarvitset apua tai apua johonkin tiettyyn asiakirjaan liittyvissä asioissa.
9. Tarjoa yhteistyökumppaneille muokkaus-/katseluoikeudet
Yksi jaettujen laskentataulukoiden yhteistyön ensimmäisistä vaiheista on varmistaa, että tiimin jäsenillä on muokkaus-/katseluoikeus (vain luku). Sinun on ensin varmistettava, että olet ottanut jakamisen käyttöön.
Toiseksi lisää tarvittaessa yhteiskäyttäjiä yksittäisiin työkirjoihin ja anna heille vain luku - tai muokkausoikeudet tarpeen mukaan. Varmista, että kaikilla on pääsy tiedoston yhteensopiviin versioihin, jotta heillä ei ole ongelmia synkronoinnin tai tallennuksen kanssa työskennellessäsi.
Älykkäämpää yhteistyötä helposti luettavien laskentataulukoiden avulla
Loppujen lopuksi kyse on viestinnästä. Kun työskentelet yhteisessä projektissa ryhmän kanssa, on tärkeää varmistaa, että tiimisi viestintä sujuu mahdollisimman sujuvasti.
Näiden yllä olevien vinkkien pitäisi auttaa tekemään laskentataulukoistasi käyttäjäystävällisempiä ja helpompia lukea, jotta tietojen jakaminen ja tulkitseminen on aina helppoa.