Jos kuulut suureen tai kiireiseen tiimiin, on hyvä mahdollisuus, että jaat Google Drive -tiedostoja keskenänne. Ryhmäsi koosta riippuen tämä voi tarkoittaa kymmeniä tiedostoja päivässä.
Jonkin ajan kuluttua saatat päätyä satoja tai tuhansia tiedostoja Google Driveen. Tässä artikkelissa opit hallitsemaan jaettuja Google Drive -tiedostojasi sotkujen välttämiseksi.
"Minun kanssani jaettujen" Google Drive -tiedostojesi hallinta
Google Driven "Jaettu minun kanssani" -osiossa näkyvät tiedostot ja kansiot, jotka on jaettu kanssasi, sekä tiedostot, jotka on jaettu linkillä, jonka olet jo avannut.
Lisäksi voit myös löytää tietoja kanssasi jaetuista tiedostoista Jaettu minun kanssani -kokoelmastasi: Näitä tietoja ovat mm tiedoston tai kansion nimi, tiedostotyyppi, esim. Docs tai Sheets, henkilö, joka jakoi sen kanssasi, ja päivämäärä, jolle se jaettiin sinä.
Olemme kattaneet kuinka käyttää jaettuja tiedostoja Google Drivessa. Katsotaanpa nyt erilaisia tapoja hallita jaettuja tiedostoja Google Drivessa.
1. Vaihda ruudukkoasettelusta luetteloasetteluun
Google Driven avulla voit tarkastella tiedostojasi joko ruudukko- tai luetteloasettelussa. Oletuksena se on asetettu ruudukkoasetteluun. Kuitenkin ruudukkoasettelu näyttää tiedostosi suurina neliökortteina.
Vaikka ruudukkoasettelu tarjoaa nopean esikatselun, se voi viedä nopeasti paljon tilaa näytöltä. Näin ollen voit tarkastella vain kourallista tiedostoja kerrallaan. Tämä saattaa edellyttää vierittämistä jonkin aikaa päästäksesi alempana oleviin tiedostoihin.
Toisaalta luetteloasettelulla tiedostosi ja kansiosi luetellaan kronologisesti, mikä tarjoaa sinulle lintuperspektiivin, mutta vähemmän yksityiskohtia. Tämä voi auttaa, jos sinulla on suuri tiedostoarkisto lajiteltavaksi.
Kuinka muuttaa aseman asettelua
Voit muuttaa asettelua seuraavasti:
- Mene luoksesi Google asema ja kirjaudu sisään, jos et vielä ole.
- Klikkaa Jaettu kanssani vasemmassa ruudussa.
- Navigoida johonkin Layout (taulukkomainen kuvake) oikeassa reunassa, aivan asetusten rataskuvakkeen alapuolella, ja napsauta sitä.
Tämä vaihtaa asettelusi ruudukosta luetteloon. Voit muuttaa tätä milloin tahansa napsauttamalla asetteluruutua uudelleen. Muista vain, että valitsemasi asettelu voi vaikuttaa tiedoston tai kansion näkyvyyteen ja käytettävyyteen "Jaettu kanssani".
2. Järjestä tiedostoja lisäämällä pikakuvakkeita Driveen
Toinen tapa hallita jaettuja tiedostoja on lisätä niihin pikakuvakkeita tai järjestää ne kansioihin. Ryhmittelemällä samankaltaiset tiedostot kansioon helpotat muiden kanssasi jakamien tietyntyyppisten tiedostojen löytämistä.
Voit lisätä tiedostoja "Oma asema" -kansioon, "Tietokonet"-kansioon tai "Tähdellä merkittyihin" -kansioon tai luoda yksinkertaisesti uuden kansion. Voit myös värikoodi Google Drive -kansioihisi tunnistamisen helpottamiseksi.
Tiedostojen lisääminen Driven pikakuvakkeeseen
Näin voit siirtää "Jaettu kanssani" -tiedostoja kansioihin.
- Mene luoksesi Google asema tili.
- Klikkaa Jaettu kanssani.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat siirtää kansioon.
- Klikkaa Lisää pikakuvake Driveen.
- Napsauta eteenpäin osoittavaa nuolta oikealla Minun ajoni.
- Klikkaa Uusi kansio -painiketta vasemmassa alakulmassa.
- Nimeä kansio ja napsauta sinistä rastia, ja olet valmis.
Voit nyt alkaa siirtää jaettuja tiedostoja tähän kansioon. Pääset siirrettyihin tiedostoihin napsauttamalla Oma asema, Tietokoneet tai Tähdelliset. Jos loit uuden kansion, löydät sen Omasta asemasta.
3. Poista tiedostot tai kansiot, joita et enää käytä
Vaikka tämä saattaa kuulostaa yksinkertaiselta, sinun kannattaa harkita kahdesti ennen kuin poistat kanssasi jaetun tiedoston tai kansion. Tämä johtuu siitä, että kanssasi jaetut tiedostot eivät kuulu sinulle.
Jos tiedosto tai kansio on kuitenkin vanhentunut, voit poistaa sen. Sen yksi tavoista puhdistaa Google Drive yleisesti. Jaetun tiedoston poistaminen ei poista sitä omistajan Google Drivesta.
Mutta jos jostain syystä sinun on käytettävä poistettua jaettua tiedostoa uudelleen, sinun on pyydettävä omistajaa jakamaan se uudelleen. Muussa tapauksessa tee tämä vain, jos olet varma, että et tarvitse tiedostoa uudelleen.
Kuinka poistaa "Minun kanssani jaetut" tiedostot Google Drivesta
Jaetun tiedoston tai kansion poistaminen:
- Mene luoksesi Google asema tili.
- Klikkaa Jaettu kanssani ja siirry tiedostoosioon.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa tai kansiota, jonka haluat poistaa.
- Vieritä alas valikon vaihtoehtoja ja napsauta Poista.
Kun olet poistanut jaetun tiedoston ja avaat sen uudelleen, se näkyy uudelleen Jaettu kanssani -kohdassa. Se voi myös näkyä tuloksissa, kun etsi tiedostoja Drivesta.
4. Varmuuskopioi kanssani jaetut tiedostosi
Vaikka Google Drive tarjoaa sinulle ilmaista pilvitallennustilaa, siinä on 15 Gt: n tila, ja "Jaettu kanssani" -sisältösi lasketaan tähän rajaan. Siksi, jos epäilet, että "Jaettu minulle" -tiedostosi ylittävät tämän rajan, voit poistaa ne.
Ennen kuin poistat ne, lataa ne ja varmuuskopioi ne ulkoiseen tallennustilaan siltä varalta, että tarvitset niitä tulevaisuudessa. Vielä parempi, osta tallennustilaa Googlelta.
Googlen maksulliset pilvitallennustilapaketit alkavat 100 Gt: sta perustilalle aina 2 Tt premiumiin asti. Heillä on myös lisäetuja, kuten pääsy Googlen asiantuntijoihin, mahdollisuus jakaa jopa viiden henkilön kanssa ja ylimääräisiä jäsenetuja.
Kuinka varmuuskopioida kanssani jaetut tiedostot
"Jaettu kanssani" -tiedostojen lataaminen:
- Mene luoksesi Jaettu kanssani osio.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat ladata.
- Vieritä alas valikon vaihtoehtoja ja napsauta ladata.
Jos tilisi tallennustila on vähissä, saatat joutua ostamaan lisää. Näin ostat Google-tallennustilaa:
- Mene luoksesi Google asema tili.
- Vieritä vasemman ruudun alaosaan.
- Klikkaa Osta tallennustilaa.
Sinut ohjataan maksusivulle, jossa voit tehdä valintasi ja suorittaa maksun.
Kuinka poistaa itsesi jaetuista tiedostoista Google Drivessa
Olettaen, että joku lisää sinut asiakirjaan tai kansioon ilman lupaasi, voit helposti poistaa itsesi jaetuista tiedostoista. Näin:
- Käynnistä Drive-sovellus matkapuhelimellasi.
- Napauta Jaettu -painiketta.
- Napauta kolme pistettä (Lisää toimintoja) -painiketta sen tiedoston tai kansion vieressä, josta haluat poistaa itsesi.3 kuvaa
- Näpäytä Hallinnoi pääsyä.
- Napauta tilisi nimeä ja napauta Poista.
Tämä poistaa sinut jaetusta dokumentista.
Siivoa kanssani jaetut tiedostot -osio
Jaetuista tiedostoista voi nopeasti tulla sotkua ja ne voivat ruuhkautua Google Driveen. Voit korjata tämän suorittamalla tässä artikkelissa kuvattuja toimenpiteitä siivoamaan ja pitämään asiat järjestyksessä. Siisti "Jaettu kanssani" -osio on visuaalisesti houkuttelevampi, helpottaa ja nopeuttaa asiakirjojen käyttöä ja noutamista, säästää aikaa ja parantaa tuottavuutta. Lisäksi lähes kaikki nämä menetelmät ovat ilmaisia. Lisäksi voit aina kokeilla muita pilvipohjaisia vaihtoehtoja, kuten Dropbox, OneDrive, Flickr, Amazon S3, NAS ja WebDav.
