Uusia ideoita työviikkoon on syntynyt, kun yhä useammat yritykset yrittävät taistella työntekijöiden työuupumusta vastaan. Esimerkiksi yksi sosiaalinen kokeilu muuttaa 40 tunnin ja viiden päivän työviikon 32 tunnin ja neljän päivän työviikoksi.
Vaikka jotkut pelkäävät, että työtuntien vähentäminen heikentää tuottavuutta, se ei välttämättä pidä paikkaansa. Lehden raportin mukaan BBC32 tunnin työviikon neljän vuoden kokeilu osoitti, että "tuottavuus pysyi samana tai parani useimmissa työpaikoissa".
Jos työpaikkasi harkitsee siirtymistä 32 tunnin työviikkoon, noudata näitä viittä vaihetta tuottavuuden maksimoimiseksi.
1. Järjestä tehtävät
Varmistaaksesi, että tärkeät tehtävät ovat etusijalla, luettele kyseisen päivän (tai viikon, jos haluat suunnitella etukäteen) tehtäväsi. Kun katsot luetteloa, lajittele jokainen tehtävä kolmeen luokkaan: Korkea prioriteetti, Keskinkertainen prioriteetti, ja Matala tärkeys.
Tärkeät tehtävät ovat tärkeitä yrityksellesi, ja ne on suoritettava nopeasti. Keskipitkän prioriteetin tehtävät tulee suorittaa nopeasti, mutta niitä voidaan hieman viivästyttää. Lopuksi alhaisen prioriteetin tehtävät ovat sellaisia, jotka on suoritettava, mutta ei heti.
Jos et ole varma, miten tehtäväsi luokitellaan, kokeile kolmen merkin järjestelmä tehtäväluettelon priorisoimiseksi.
Kun luettelet ja lajittelet tehtäviäsi, käytä yhteiskäyttöisiä muistiinpanoja, kuten Microsoft OneNote tai Google Keep joten koko tiimisi tietää, mitä työtä heidän tulisi priorisoida. Muistiinpanot-sovelluksen avulla tiimisi jäsenet voivat myös antaa palautetta prioriteettiluettelosta, jotta voit varmistaa, että olennaiset työt valmistuvat ensin.
2. Jaa kalentereita
Jatka aloittamaasi yhteistyön vauhtia tehtävien järjestämisessä pyytämällä tiimiäsi jakamaan kalenterinsa. Useimmat kalenterisovellukset, esim Microsoft Outlook ja Google-kalenteri, voit jakaa aikataulusi muiden käyttäjien kanssa.
Tietoisuus kaikkien aikatauluista on avainasemassa tuottavan ympäristön ylläpitämisessä. Jakamalla kalenterisi tiimisi kanssa, kaikki voivat seurata tärkeitä tiimin kokouksia ja varmistaa, että ne eivät häiritse työtovereita poissaoloaikoina.
On myös helpompi karsia tarpeettomat tapaamiset. Kun tiedät kaikkien aikataulun, voit määrittää ajan, jolloin kaikki kokoontuvat useiden kertaluonteisten kokousten sijaan. Sen avulla voit myös nähdä, toistetaanko kokouksen aiheita.
3. Käytä ajastinsovelluksia (ja kuuntele niitä)
Kun työviikkosi lyhenee 20 %, jokaisesta päivän minuutista tulee arvokkaampi resurssi. Optimoidaksesi aikasi, sinun on luotava itsellesi aikataulu ja noudatettava sitä. Varaa aika kalenteristasi jokaista tehtävää varten, jotka sinun on suoritettava, sekä kokouksia ja taukoja varten (koska sinun on otettava riittävät ja korjaavat tauot ollaksesi parhaimmillasi).
Kun olet laatinut aikataulusi, aseta ajastin jokaiselle tehtävälle. Jotkut suositut ajastinsovellukset sisältävät Pomofocus ja Toggl. Riippumatta siitä, minkä sovelluksen valitset, muista kuunnella sitä. Kun ajastin kehottaa sinua lopettamaan, sinun tulee pysähtyä ja siirtyä seuraavaan tehtävään, vaikka et olisi tehnyt sitä.
Taistele keskeneräisten töiden estämiseksi lisäämällä aina rajoituslohko aikatauluusi. Kiinniottolohko on määrätty aika, jonka annat itsellesi jatkaaksesi tehtävien suorittamista, joita et ehtinyt suorittaa. Kun lisäät yhden, voit pysyä ajan tasalla saadaksesi kaikki työsi valmiiksi.
4. Käytä pilvitallennusjärjestelmää
Asiakirjojen jakaminen on välttämätöntä mille tahansa yritykselle. Onneksi käytettävyyttä rajoittavien paperitallennusjärjestelmien ajat ovat kauan menneet. Mutta 32 tunnin työympäristössä mikään digitaalinen tallennusjärjestelmä ei kelpaa.
Varmista, että tiimisi jakaa dokumentteja pilvijakamisympäristössä, esim OneDrive tai Google asema. Kun isännöit asiakirjoja paikallisessa ympäristössä, pääsy on rajoitettu, mikä hidastaa työnkulkua. Pilvitallennusjärjestelmien avulla kaikki pääsevät käsiksi tarvittaviin materiaaleihin, mikä estää työpäivän nopeushäiriöt.
Pilvitallennusjärjestelmien avulla jokainen voi myös seurata työn edistymistä, mikä helpottaa projektien välistä yhteistyötä. Jotta pilvitallennusjärjestelmäsi olisi kuitenkin käytettävissä, järjestä ja puhdista pilvitallennustila ajoittain. Tällä tavalla sinä ja tiimisi jäsenet ette tuhlaa aikaa vanhentuneiden kansioiden ja tiedostojen lajitteluun löytääkseen tarvitsemasi.
5. Seuraa päivääsi laskentataulukossa
Sen lisäksi, että estät vapaa-ajan kalenteristasi, voit tallentaa päivittäiset tehtäväsi laskentataulukkoon esimerkiksi ohjelman avulla Microsoft Excel tai Google Sheets. Kirjaa ylös jokainen tehtävä ja kuinka paljon aikaa työ vei.
Kun tallennat tehtävän aikaa, älä vain kirjoita kalenteriisi sitä, mitä olet estänyt. Sen sijaan, jos tarvitset enemmän aikaa tehtävän suorittamiseen, kirjoita se ylös. Tehtävään käyttämäsi kokonaisajan tunteminen on välttämätöntä, jotta voit selvittää, kuinka voit optimoida päiväsi.
Kun olet seurannut viikon ajan päivittäisiin tehtäviisi käytettyä aikaa, katso, kuinka aikasi jakautui suoritettavien tehtävien luetteloon. Tutki listaa ja kysy itseltäsi, mitä siinä lukee. Missä vietät suurimman osan ajasta? Mitkä tehtävät vievät odotettua kauemmin? Missä voit vähentää käytettyä aikaa?
Tämä seuranta ja kyseenalaistaminen auttavat sinua ymmärtämään paremmin, kuinka aikasi käytetään päivän aikana. Kun tiedät, missä aikasi vietät, voit selvittää, mitä voidaan leikata, siirtää ja mihin tarvitaan enemmän huomiota.
Maksimoi 32 tunnin työviikkosi
Maksimoidaksesi tuottavuuden 32 tunnin työviikon aikana, muista järjestää tehtäväsi, jakaa kalenterisi, käyttää ajastinsovelluksia, käyttää pilvitallennustilaa ja seurata päivääsi. Nämä viisi vaihetta ovat pieniä muutoksia työpäivääsi, jotka vaikuttavat merkittävästi työviikkoosi.
On tärkeää muistaa, että kahdeksan tunnin viikosta menettäminen ei tarkoita, että sinun täytyy menettää mitään työtulostasi. Päinvastoin, siirtyminen nelipäiväiseen työviikkoon voi motivoida tiimiäsi työskentelemään kovemmin.
Tuottavuus ei aina riipu käytettävissä olevasta ajasta; kyse on siitä, miten käytät sen ajan.
