Oikean projektinhallintatyökalun valitseminen sinulle ja tiimillesi voi olla vaivalloista, varsinkin kun tarvitset useita paikkoja, mutta sinulla ei ole budjettia. Jos et ole vielä valmis investoimaan tai olet vielä metsästämässä, voit sillä välin rakentaa toimivan projektinhallintapaneelin Google Sheetsiin. Jatka lukemista oppiaksesi kuinka.

Projektitaulusi kartoittaminen Google Sheetsissa

Ensinnäkin sinun on määritettävä, mitä sarakkeita käytät taulussasi. Tee niin tekemällä luettelo perustiedoista, jotka sinun on välitettävä, kuten tehtävän nimi, määräpäivä, prioriteetti, tila ja huomautukset.

Omistajasarake osoittaa, kuka työskentelee tehtävän parissa, jos teet yhteistyötä muiden kanssa. Jos hallituksessa delegoi useita henkilöitä, haluat myös lisätä sarakkeen, josta näkyy, kuka sen on antanut.

Mieti seuraavaksi kaikkia tietoja, jotka ovat ainutlaatuisia työnkulkuusi. Tavoitteena on luoda nopea yleiskuva tehtävistä sinulle ja työtovereillesi. Esimerkkejä ovat asiakastunnukset, värikoodit, yhteystiedot, linkit jne. Mitä tahansa valitsetkin, varmista, että käytät sitä useimmissa tehtävissäsi, jotta sarake ei ole vain yksi askel tai mikä pahempaa, sotkua.

Projektinhallintapaneelin luominen Google Sheetsissä

Google Sheetsin avulla on melko helppoa luoda toimiva projektinhallintapaneeli. Tässä ovat vaiheet, jotka sinun on suoritettava:

1. Pysäytä ylin rivisi

Kun sinulla on luettelo sarakkeista, jotka haluat sisällyttää, kirjoita ne yläreunassa olevaan laskentataulukkoon ja lukitse rivi Google Sheetsissä jotta se pysyy mukanasi vierittäessäsi. Tehdä niin:

  1. Korosta koko rivi.
  2. Mene Näytä vasemmassa yläkulmassa.
  3. Valitse Jäädyttää.
  4. Valita 1 rivi.

2. Lisää muotoilut päivämääräsarakkeeseen

Jotta päivämäärien lisääminen taululle olisi johdonmukaista, voit määrittää määräaikasarakkeeseen muotoilun. Tehdä niin:

  1. Valitse koko sarake.
  2. Mene Muoto ylävalikossa.
  3. Valitse Määrä.
  4. Valita Päivämäärä.

Sinun ei tarvitse tehdä mitään tehtävä- ja huomautussarakkeelle – pidä ne vain tekstimuodossa. Prioriteetti-, tila- ja omistajasarakkeiden kohdalla avattava valikko on hyödyllinen – voit lukea siitä seuraavassa osiossa.

3. Luo toiminnallinen tilasarake Google Sheetsiin

Ohjelmistoilla, kuten ClickUp ja Asana, voit määrittää tehtävän tilan nopeasti muutamalla napsautuksella. Voit tehdä sen Google Sheetsissa käyttämällä Tietojen validointi luodaksesi kärpäsvalikon, jossa on useita valittavia sanoja. Tehdä niin:

  1. Valitse solut otsikon alla.
  2. Mene Data näytön yläreunassa.
  3. Valitse Tietojen validointi valikosta.
  4. Vieressä Kriteeri, valitse Luettelo kohteista.
  5. Kirjoita vasemmalle sanat, jotka haluat sisällyttää pilkulla erotettuina.
  6. Osuma Tallentaa.

Voit toistaa samat vaiheet lisätäksesi avattavan valikon muihin soluihin otsikon alapuolella.

Nyt avattava valikko tulee näkyviin soluihin. Kun solut on edelleen valittuna, voit lisätä ehdollisen muotoilun tilasi värikoodaukseen. Tehdä niin:

  1. Mene Muoto näytön yläreunassa.
  2. Valitse Ehdollinen muotoilu, ja sivuvalikko tulee näkyviin.
  3. Tarkista, että korostetut solut on valittu Käytä alueeseen laatikko.
  4. Alla Muotoilusäännöt, napsauta alla olevaa pudotusvalikkoa Muotoile solut, jos… ja valitse Teksti sisältää.
  5. Kirjoita tila alla näkyvään kenttään.
  6. Alla Muotoilutyyli, muuta taustan tai tekstin väriä.
  7. Osuma Tehty.
  8. Toista muiden tilojen kanssa.

Kun olet lisännyt värikoodauksen jokaiseen vaihtoehtoon, napsauta niitä varmistaaksesi niiden toimivuuden, ennen kuin kopioit ja liität avattavan valikon koko sarakkeeseen. Liitä valitsemalla sarake käyttämällä sen yläreunassa olevaa kirjainta ja poistamalla otsikkosolun valinta napsauttamalla sitä samalla kun pidät sitä painettuna CMD tai CTRL ennen kuin laitat sen sisään.

4. Lisää muistiinpanoja projektitaulullesi Google Sheetsissä

Käyttämällä tällaista projektitaulua voit säilyttää kaiken yhdessä paikassa, mukaan lukien tehtävämuistiinpanot. Tämä tarkoittaa, että voit välttää seulomasta viestiä, asiakirjoja ja pöydälläsi olevia papereita saadaksesi lisätietoja. Lisäksi voit eliminoida tarpeen lähettää työtovereillesi tehtävämuistiinpanoja sähköpostitse.

Tästä huolimatta sinun kannattaa pitää muistiinpanosi siistinä, jotta ne eivät muutu häiritseviksi tai haitallisiksi. Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit muotoilla ne:

  • Muokkaa tekstiä kaksoisnapsauttamalla solua.
  • Lisää rivinvaihto käyttämällä Optio + Enter Macissa tai Ctrl + Enter Windowsissa.
  • Lisää luettelomerkki tekstisi eteen painamalla Vaihtoehto + 8 Macissa tai Alt + 0149 Windowsissa.
  • Kopioi ja liitä luettelomerkit, jos haluat käyttää niitä uudelleen. Google Sheets ei tue todellisia.
  • Viivat toimivat myös luettelomerkkinä asioiden helpottamiseksi.
  • Aseta omasi Tekstin kiteyttäminen to Leike, joten se ei mene solurajojen ulkopuolelle.
    • Klipsi estää myös soluja pidentymästä liian pitkiksi.
  • Kaksoisnapsauta solua, jossa on leikattua tekstiä, nähdäksesi sen sisällön.

Muita huomioitavia asioita, kun luot projektitaulua Google Sheetsissä

Tässä on joitain muita asioita, jotka voivat auttaa sinua hallitsemaan projektitauluasi:

  • Merkitse työtoverisi mihin tahansa, mukaan lukien omistajasarakkeeseen, käyttämällä @-symbolia ja heidän nimeään tai sähköpostiosoitettaan.
  • Käytä kommentteja pitääksesi keskustelun keskustelupalstallasi erillään tehtävätiedoista – lisää vain yksi solu juuri siihen soluun, josta sinulla on kysyttävää.
  • Voit arkistoida valmiit tehtävät lisäämällä uuden taulukon napsauttamalla lisäyssymbolia näytön vasemmassa alakulmassa ja kopioimalla ja liittämällä tehtävät päälle.
  • Aiempien tehtävien arkistointi tai poistaminen varmistaa, että sinulla on tärkeimmät ja ajantasaisimmat tiedot edessäsi – ja voit löytää asiat nopeammin.
  • Jos sinä tai työtoverisi vahingossa poistat tai ylikirjoitat jotain, voit tehdä sen käyttää versiohistoriaa löytyy Google Sheetsin yläreunasta, jos haluat palata takaisin ja tarkistaa se tai palata edelliseen tallennustilaan.

Järjestä projektisi Google Sheetsin avulla

Projektitaulun luominen Google Sheetsissä on yksinkertainen, budjettiystävällinen ratkaisu niille, jotka haluavat seurata tehtäviä tai tehdä yhteistyötä tiimin kanssa. Alkusuunnittelulla ja pienellä työllä voit rakentaa sellaisen, jonka avulla voit lisätä tietoja vain muutamalla napsautuksella.

Lisäetuna on, että mallin rakentamisen lisäksi sinulla ja työkavereillasi on vähemmän oppimiskäyrää ylläpitää sitä, jos olet jo käyttänyt taulukkolaskentaohjelmistoa. Lisäksi voit lisätä niin monta tai vähän ominaisuuksia kuin haluat.