Etätyön suosion kasvu tarkoittaa, että voit valita kotipaikkasi missä tahansa päin maailmaa. Ongelmana on, että kotitoimistoasi on vaikea pakata ja ottaa mukaan.
Onneksi et tarvitse kotitoimistoa etätyöskentelyyn; tarvitset vain nämä viisi työkalutyyppiä.
1. Sähköposti asiakas
Sähköposti on ollut tärkein yritysviestinnän muoto viimeisen kahden vuosikymmenen ajan. Jos haluat ottaa yhteyttä johonkin tai lähettää asiakirjoja, sähköposti on pakollinen. (Anteeksi, puhelut ja faksit.)
Toisin kuin muut viestintämuodot, sähköposti on käytettävissä maailmanlaajuisesti. Matkapuhelinoperaattorit vaativat sinua maksamaan kansainvälisestä käytöstä, kun taas sähköposti on ilmainen ja saatavilla kaikkialla, missä sinulla on Internet-yhteys. Lisäksi sähköpostiosoitettasi ei tarvitse muuttaa sijaintisi perusteella.
Mutta miksi tarvitset erityisesti sähköpostiohjelman? Mikset vain kirjaudu sähköpostitilillesi selaimen kautta? Kirjautuminen sähköpostiohjelmaan, esim Microsoft Outlook tai Gmail, pitää sinut aina ajan tasalla saapuvista viesteistäsi, koska voit asettaa sen ilmoittamaan sinulle aina, kun uusi sähköposti saapuu.
Lisäksi se on optimoitu toimintojen etsimiseen ja tallentamiseen – vaikka voit etsiä ja tallentaa sähköposteja, kun olet kirjautunut selaimeesi, käyttöliittymä on yksinkertaisempi sähköpostiohjelmasovelluksessa.
Riippumatta siitä, missä liiketoiminnassa olet, sinun on kyettävä kommunikoimaan muiden ihmisten kanssa. Sähköpostiohjelma antaa sinun tehdä sen ja varmistaa, että olet aina ajan tasalla.
2. Tekstinkäsittelyohjelma
Ei ole yhtään toimialaa, joka kieltäytyisi käyttämästä tekstipohjaista viestintää. Vaikka työskentelet alalla, joka perustuu ensisijaisesti sanalliseen viestintään, sinun on kirjoitettava joitain asioita muistiin jossain vaiheessa.
Vaikka voit kirjoittaa ideoita muistiin sähköpostiohjelmassasi ja lähettää ne itsellesi, tämä kirjoitustapa on rajoitettu. Et voi käyttää hyödyllisiä työkaluja, kuten täydellistä oikeinkirjoituksen tarkistusta, sanastoa ja lisäasetteluvaihtoehtoja.
Vielä tärkeämpää on, ettet voi helposti muokata tekstiä. Jos esimerkiksi haluat muuttaa itsellesi lähettämiesi muistiinpanojen lauseen, sinun on kopioitava teksti alkuperäisestä sähköpostistasi, liitettävä se uuteen sähköpostiin ja tehtävä sitten muutokset.
Tekstinkäsittelyohjelmat, esim Microsoft Word tai Applen sivut, antaa sinulle joukon työkaluja tekstin kirjoittamisen ja muokkaamisen lisäksi myös sen asettelun suunnitteluun. Mahdollisuus suunnitella asetteluja on uskomattoman hyödyllinen lähetettäessä erikoisasiakirjoja, kuten saatekirjeitä tai ansioluetteloita.
Jos et ole varma, kuinka näitä asettelutyökaluja käytetään tehokkaasti, tässä on kahdeksan paikkaa, joista voit ladata Microsoft Word -malleja. Se saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta tekstinkäsittelyohjelma on pakollinen etätyöskentely.
3. PDF-lukija
Toinen pakollinen etätyö? Pääsy PDF-lukijaan, esim Adobe Acrobat tai Sumatra PDF. Monet asiakirjat lähetetään PDF-tiedostoina alkuperäisen asettelun eheyden säilyttämiseksi.
Erityisesti sopimukset ja muut talousasiakirjat lähetetään usein PDF-muodossa. Sinun tulee pystyä lukeaksesi nämä asiakirjat, ja mikä ehkä vielä tärkeämpää, sinun on kyettävä merkitsemään ne asiakirjoja. PDF-lukija antaa sinun tehdä juuri tämän.
Vaikka et säännöllisesti käsittele tämäntyyppisiä tiedostoja, on tärkeää päästä käsiksi PDF-tiedostoihin silloin, kun ne lähetetään sinulle. Todennäköisesti kohtaat PDF-tiedostoja jossain vaiheessa, toimialastasi riippumatta.
4. Internet-selain
Tämä saattaa tuntua toiselta itsestään selvältä, mutta myös siksi se on välttämätöntä: sinulla on oltava Internet-selain, kuten Firefox tai Google Chrome millä tahansa laitteella, jota käytät työssäsi.
On melkein liian monia syitä luetella, miksi tarvitset Internet-selaimen. Näistä syistä on kolme, jotka erottuvat tärkeimpinä.
- Sinun on kyettävä tekemään tutkimusta, olipa kyseessä sitten hanke-ehdotuksen perusteellinen tutkiminen tai termin googaaminen, jota et ymmärrä. (Ja jos tarvitset tapoja etsiä jotain muuta kuin Googlea, tässä on joitain vaihtoehtoisia hakukoneita.)
- Sinun on voitava käyttää toimialakohtaisia resursseja. Vaikka nämä viisi sovellustyyppiä kattavat suurimman osan siitä, mitä tarvitset etätyöskentelyyn, sinun on luultavasti käytettävä toimialakohtaisia verkkosivustoja, jotta voit tehdä työsi.
- Sinun on voitava käyttää multimediaresursseja. Videosoitin tai valokuvien katseluohjelma ei ole välttämätön kotisovellus useimmissa tapauksissa, koska voit etsiä ja katsella videoita ja valokuvia verkossa.
Internet-selaimet ovat niin yleisiä, että sinun ei ehkä tule mieleenkään lisätä sellaista kotisovellusten luetteloon, joten älä unohda asentaa sellainen työlaitteellesi.
5. Pilvitallennus
Vanha sanonta "älä laita kaikkia munia samaan koriin" on uskomattoman ajankohtainen digitaaliaikana. Saattaa olla houkuttelevaa tallentaa tiedostot kannettavaan tietokoneeseen tai tablettiin ja tehdä sen kanssa, mutta sinun ei pitäisi. Käytä sen sijaan pilvitallennustilaa, esim Microsoft OneDrive tai Google asema.
Kaikkien tiedostojesi tallentaminen paikallisesti vaarantaa tiedostosi. Jos laitteesi rikkoutuu, menetät kaiken. Pilvitallennus antaa sinun käyttää töitäsi miltä tahansa laitteelta ja milloin tahansa.
Pilvitallennustilan käytettävyys on erityisen tärkeää, jos aiot olla digitaalinen nomadi. Riippumatta siitä, missä päin maailmaa olet ja mitä laitteita tuot mukanasi, pystyt siihen Pääset kaikkiin tärkeisiin tiedostoihisi mistä tahansa, kunhan sinulla on pilvitallennussovellus asennettu.
Voit työskennellä missä tahansa
Nykyään kotona työskentely on yleisempää kuin koskaan. Jos haluat olla mukana pysyvässä kotona työskentelyssä, on tärkeää, että sinulla on viisi tyyppiä työkaluista: sähköpostiohjelma, tekstinkäsittely, PDF-lukija, internetselain ja pilvitallennus sovellus.
Näiden viiden työkalun avulla voit työskennellä missä tahansa. Voi tuntua pelottavalta siirtyä toimistosta työskentelyyn missä haluat, mutta muutos on helppoa ja sen arvoista.
