Se on niin yksinkertaista, mutta niin voimakasta.

Suuria tietoeriä käsiteltäessä harvat Excel-toiminnot ovat yhtä monipuolisia kuin SUBSTITUTE-funktio. Valitettavasti se jätetään traagisesti usein huomiotta ja suositaan paljon monimutkaisempia ratkaisuja usein yksinkertaisiin ongelmiin.

KORVAA-toiminto on nopea ja puhdas tapa puhdistaa tiedot, lisätä raportteihin yksityiskohtia ja luoda yksinkertaisia ​​lomakeviestejä. Tämän toiminnon hallitseminen ja sen käytön ymmärtäminen tekee siitä korvaamattoman ja helppokäyttöisen työkalun suurten tietojoukkojen analysointiin.

1. Lomakeviestinnän luominen Excelin SUBSTITUTE-funktiolla

Excelin SUBSTITUTE-toiminnon avulla on helppo vaihtaa nopeasti ja helposti ennalta määritettyjä merkkejä valmiiksi muotoillulle tekstille. Näin käyttäjät voivat luoda lomakeviestintää helposti ja vaihtaa jokaisen iteroinnin yhteydessä muuttuvat tiedot.

Voit sijoittaa mallin laskentataulukon soluun ja kirjoittaa sitten vastaanottajaluettelon toiseen laskentataulukkoon. Seuraavaksi ketjuta SUBSTITUTE-funktiot toiseen soluun lisätäksesi kunkin vastaanottajan tiedot.

instagram viewer

Huomaa, että voit sijoittaa useamman kuin yhden SUBSTITUTE: n toistensa sisään:

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(KORVAA(Malli!$A$1, "{ cardlastfour }", F2), "{ billingtotal }", E2), "{ korttityyppi }", D2), "{ päättymispäivä }", TEKSTI(C2, "mm dd, yyyy")), "{ lname }", B2), "{ fname }", A2)

Jos muutat liian monta kenttää, voit jakaa koko kirjeen kappaleiksi ja muuttaa niitä yksi kerrallaan. Yhdistä kaikki nämä kappaleet yhdeksi kirjaimeksi rivin viimeisessä solussa.

Automaattisesti luodut sähköpostit ovat loistava tapa tavoittaa nopeasti ja helposti asiakasluettelo, luoda henkilökohtaista markkinointikirjettä tai luoda mukautettuja saatekirjeitä.

Voit jakaa pidemmät viestit kappaleiksi tai yksittäisiksi lauseiksi välttääksesi liian monimutkaisia ​​SUBSTITUTE-kaavoja. Voit jopa käyttää ehdollisia lisäräätälöintiä, kuten vaihtamalla eri taitoluetteloita saatekirjeeseen haettavan työn tyypin perusteella.

2. Excelin SUBSTITUTE-funktion käyttäminen raporttien luomiseen

SUBSTITUTE-toiminto ei ole vain kätevä perustietojen lisäämiseen valmiiksi muotoiltuihin kenttiin, vaan se voi myös lisätä monimutkaisia ​​laskelmia valmiisiin raportteihin. Ruiskutuslaskelmat mahdollistavat käytä Exceliä kojelaudan rakentamiseen joka tarjoaa visuaalista tietoa ja toimittaa räätälöityjä havaintoja datan perusteella.

Yhdistämällä SUBSTITUTE esiluomaan tekstilohkoja ja ehtoja, kuten IF-toiminto, voit luoda yksityiskohtaisempia raportteja.

Yllä olevassa esimerkissä voit nähdä, että kaksi erillistä kappaletta luodaan käyttämällä joitakin raportin tietoja. Ehdollinen funktio voi sitten määrittää, kumpi kahdesta kappaleesta on sopiva näytettäväksi raportin lukijoille.

Ensimmäinen kappale luodaan tällä kaavalla:

=JOS(A2>B2, SUBSTITUTE(Mallit!$A$3, "{ kasvuprosentti }", (PYÖRISTÄ(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), KORVAA (Mallit!$A$4, "{ laskuprosentti }", 100 - (PYÖRISTÄ(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

Useiden ketjutettujen SUBSTITUTE-funktioiden yhdistäminen ehdollisiin ehtoihin voi auttaa sinua suunnittelemaan oivaltavampia kojetauluja ja raportteja. Laskelmat voidaan suorittaa jopa suoraan SUBSTITUTE-toiminnoissa, jotta voit varmistaa, että esität lukijoillesi vain tärkeimmät tiedot.

3. Excel-tietojen puhdistaminen tallennusta varten Excelin SUBSTITUTE-funktiolla

Kun on kyse pitkän aikavälin tietojen tallentamisesta, harvat näkökohdat ovat yhtä tärkeitä kuin desinfiointi. Roskatietojen estäminen saastuttamasta tai vahingoittamasta tietojoukkoa on välttämätöntä tulevien virheiden estämiseksi, joita et voi ymmärtää.

Tämä voi tarkoittaa mitä tahansa laittomien merkkien poistamisesta tietojoukosta sen varmistamiseen, että varatut avainsanat käsitellään tekstinä komentojen sijaan. Riippumatta siitä, mitä sinun on tehtävä pitääksesi tietokannat suojattuna uhkia, kuten SQL-injektiota ja tietosi käyttökelpoisia, Excelin SUBSTITUTE-toiminto voi auttaa.

Voimme esimerkiksi valmistella luettelon käyttäjien vastauksista kyselyyn lisättäväksi SQL-tietokantaan. Vahvistamattomat tiedot voivat sisältää useita laittomia merkkejä, jotka voivat aiheuttaa ongelmia myöhemmin, jos niitä ei poisteta:

=KORVAA(A2:A4, "'", '\'")

Yllä oleva toiminto edustaa yksinkertaista, mutta tarpeellista vaihetta tietojen valmistelussa tallennusta varten. Tämä funktio tutkii jokaisen vastauksen sarakkeessa B yhden lainauksen varalta. Jos se on olemassa, merkin eteen on liitetty kenoviiva. Kenoviivan lisääminen auttaa varmistamaan, että varatut merkit eivät häiritse kyselyä, jota käytetään tietojen lisäämiseen tietokantaan.

Jos etsimäsi merkki tai merkkijono on poistettava kokonaan, SUBSTITUTE-toiminto on silti hyödyllinen:

=KORVAA(B2:B20, "$", "")

Tyhjän merkkijonon käyttäminen kolmannelle argumentille poistaa määritetyt merkit solusta kokonaan. SUBSTITUTE-toiminnolla voit poistaa tietyn tekstin poistaaksesi mahdollisesti haitalliset merkit tiedoistasi kokonaan.

4. Tietojen oikean muotoilun varmistaminen Excelin SUBSTITUTE-funktiolla

Yksi mahdollinen ongelma tietojen keräämisessä on mahdollisuus saada väärin muotoiltua tietoa. Kun käyttäjät syöttävät tietoja vapaavastauslomakkeeseen, se voi johtaa virheellisiin raportointitietoihin. Epätarkat tiedot voivat olla niinkin yksinkertaisia ​​kuin yleinen kirjoitusvirhe tai yhtä monimutkainen kuin yhtälö, joka ottaa väärässä muodossa.

Excelin SUBSTITUTE-toiminto on täydellinen tapa estää yksinkertaiset virheet aiheuttamasta virheellistä dataraportointia. Kun analysoidaan tietyn lähteen tuottamia tuloksia, tunnettujen epätarkkuuksien poistaminen voi auttaa tuottamaan tarkempia tuloksia:

=KORVAA(A2, "Yrityksen nimi Inc.", "Yrityksen nimi Inc.")

Yllä oleva esimerkki osoittaa, kuinka SUBSTITUTE-toiminto voi poistaa yksinkertaisen kirjoitusvirheen tuotearvosteluluettelosta. Yleisen kirjoitusvirheen korvaaminen voi varmistaa, että tuotemerkin tai yrityksen maininta ei jää huomiotta, kun tietoja tutkitaan myöhemmin.

KORVAUS-toiminnon käyttäminen tunnettujen mahdollisten virheiden korvaamiseksi oikeilla tiedoilla voi tarttua ongelmat tietojoukossasi ennen kuin niistä tulee ongelmia, mikä auttaa sinua välttämään virheet, jos haluat käyttää tietoaineistoasi laskentataulukko for tietojen profilointi tulevaisuudessa.

Excelin KORVAUStoiminto: Yksinkertainen mutta toimiva

Vaikka SUBSTITUTE-funktio voi olla suhteellisen yksinkertainen, se on erittäin hyödyllinen kaava. Tekstin korvaaminen esimuotoilluissa lohkoissa, auttaminen raporttien luomisessa, tietojen puhdistaminen ja mahdollisten ongelmatietojen poistaminen tietojoukosta vain raaputtavat pintaa.

Laskelmien käyttäminen sisällä SUBSTITUTE ja niiden yhdistäminen ehdollisiin kaavoihin auttavat laajentamaan sen ominaisuuksia. Se voi laajentaa kojelaudat ja raportit visuaalisten tietojen esittämisestä monimutkaisten automaattisesti luotujen analyysien tarjoamiseen.

Tämän toiminnon yhdistäminen muihin kaavoihin ja tekniikoihin voi luoda kojelaudan, joka kilpailee omistettujen tietokantatyökalujen kanssa. Joten Excelin SUBSTITUTE-funktion tunteminen ja ymmärtäminen on välttämätöntä, jos olet tietoanalyytikko, insinööri tai työskentelet valtavien tietojoukkojen parissa.