Useimmat yritykset, mukaan lukien valtion organisaatiot, yritykset ja järjestöt, käyttävät Microsoft Exceliä budjetointissaan. Excel tarjoaa heille joustavuutta, tuttua ja helppoa datan kokoamista, lajittelua, hallintaa ja analysointia budjetointia ja ennustamista varten.
Mutta onko Excel oikea työkalu yrityksen budjetointiin? Punnitsemme Excelin käytön edut ja haitat budjetointiohjelmistona vastataksemme tähän tärkeään kysymykseen.
Liiketoiminnan budjetoinnin plussat Excelissä
Microsoft julkaisi Excelin vuonna 1985. tekemän kyselyn mukaan Centage Corporation, suurin osa talousjohtajista (lähes 88 %) käyttää edelleen laskentataulukoita liiketoimintansa budjetointiin. Se kertoo paljon ohjelman hyödyllisyydestä. Mutta miksi Excel on niin suosittu yritysbudjetointityökaluna? Otetaan selvää.
1. Kaikki osaavat käyttää Exceliä
Suurin osa korkeakoulututkinnon suorittaneista on käyttänyt Exceliä tavalla tai toisella opintojensa aikana. Tämä osoittaa ohjelman monipuolisuuden ja sen, että melkein kaikki tuntevat ohjelman perusteet. Koska suurin osa työntekijöistäsi on jo tietoisia Excelin perusteista, he tarvitsevat vain hieman tönäisyä oikeaan suuntaan, ja he hallitsevat yrityksesi taloutta hetkessä.
Budjetoimalla Excelissä säästät aikaa ja resursseja, jotka muuten kuluisit koulutukseen – erityisen hyödyllistä, jos pyörität pienyritystä tai startup-yritystä rajallisilla resursseilla.
2. Excel on halpa ja helposti saatavilla
Melkein jokaisella on kopio Microsoft Excelistä. Jos yrityksesi vaatii enemmän ihmisiä osallistumaan budjetointiprosessiin, voit jakaa käyttöoikeuden kenen tahansa kanssa, jolla on Excel-kopio ostamatta lisälisenssejä. Pienyritysten tulisi mahdollisuuksien mukaan välttää yrityksen budjetointiohjelmistoja, koska ne voivat nostaa kustannuksia.
3. Voit mukauttaa Excel-laskentataulukoita
Yrityksissä, varsinkin startup-yrityksissä, muokattavuus on erittäin hyödyllinen ja haluttu ominaisuus, koska yrityksen eri kehitysvaiheet vaativat erilaisia lähestymistapoja. Yksi Excel-laskentataulukoiden suurimmista eduista muihin budjetointiohjelmistoihin verrattuna on, että valta on käyttäjien käsissä.
Excel on melko monimutkainen ohjelma, joka tarjoaa käyttäjilleen joustavuutta lukuisten ominaisuuksien ja kaavojen muodossa. Kerran sinä ymmärtää Excelin kaavoja, voit käytännössä tehdä mitä tahansa liiketoiminnan budjetointista talousanalyysiin ja kaavioiden luomiseen. Voit jopa luoda omia kaavoja, makroja ja budjettimalleja Excelissä vastataksesi yrityksesi ainutlaatuisiin vaatimuksiin.
Liiketoiminnan budjetoinnin haitat Excelissä
Kuten kaikessa muussakin, Excelillä on kohtuulliset rajoituksensa liiketoiminnan budjetoinnin suhteen.
1. Se vie aikaa ja on altis virheille
Liiketoiminnan budjetointi Excelissä vaatii manuaalisen tietojen syöttämisen. Koska se on niin riippuvainen ihmisen ponnisteluista, virheet ovat käytännössä väistämättömiä. Tällaisten virheiden todennäköisyys kasvaa budjettien koon ja monimutkaisuuden kasvaessa, mikä johtaa virheellisiin budjettiennusteisiin ja tuloennusteisiin.
Monen miljoonan dollarin yrityksissä jopa yksinkertainen kirjoitus- tai transponointivirhe voi maksaa miljoonia dollareita. Ota esimerkki TransAlta: yksinkertainen leikkaa ja liitä -virhe maksoi yritykselle 24 miljoonaa dollaria. Yritykset usein tarkastelevat ja korjaavat Excel-laskentataulukoidensa ongelmia estääkseen tällaiset riskit, mikä maksaa niille arvokasta aikaa, vaivaa ja kustannuksia.
2. Skaalautuvuusongelmat suurempia tietojoukkoja varten
Edullinen ja helppokäyttöinen Excel tarjoaa pienille yrityksille alhaisen pääsyn esteen moitteettoman hyödyllisyyden ja toimivuuden ansiosta. Liiketoiminnan kasvaessa budjetointiin ja ennustamiseen tarvittava data kuitenkin lisääntyy rajusti. Excel ei useinkaan pysty käsittelemään suuria tietomääriä lukuisilla kaavoilla ja makroilla, ja se todennäköisesti hidastuu tai jopa kaatuu.
3. Rooliperusteisten pääsy- ja turvallisuusongelmien puute
Excel-tiedostoja voidaan helposti jakaa kenelle tahansa, jolla on kopio ohjelmasta, mikä asettaa luottamukselliset yritystiedot vaaraan. Kun voit suojata salasanalla Excel-tiedostoja, salasana on jaettava asiaankuuluville henkilöille budjetoinnin aikana.
Excel ei tarjoa roolipohjaista käyttöoikeutta, joten kuka tahansa, jolla on salasana, voi käyttää koko laskentataulukkoa. Tämä voi olla suuri vaatimustenmukaisuusongelma suurimmalle osalle yrityksiä.
Onko Excel oikea ohjelmisto yrityksesi budjetointitarpeisiin?
Excelillä on puolensa yrityksen budjetointityökaluna, mutta on parasta investoida yrityksen budjetointiohjelmistoon, jos kohtaat ongelmia. Suuremmat yritykset kärsivät todennäköisesti Excelistä ainoana budjettiratkaisuna.
Tietojen yhdistämiseen, koordinointiin, turvallisuuteen ja yhteistyöhön liittyvät ongelmat ovat vain muutamia ongelmia, joita suuremmat organisaatiot voivat kohdata budjetoidessaan Excelissä. Jos olet kuitenkin vielä pieni yritys tai startup-yritys, jolla on rajoitetusti liikkuvia osia, Excel voi olla monipuolinen, halpa ja tehokas budjetointityökalu.
Jos käytät Exceliä yrityksesi budjetointiin, mutta olet edelleen jumissa perusasioissa, harkitse muutaman edistyneen tason kurssien oppimista parantaaksesi yrityksesi budjetointiprosessia.