Vioittuneen Excel-tiedoston palauttaminen voi olla ärsyttävä kokemus. Pelko tärkeiden tietojen menettämisestä ja tiedoston luomiseen käytetty vaiva voi olla vähintäänkin ylivoimaista. Vaikka vaurioituneen Excel-tiedoston palauttamiseen on useita tapoja, ne voivat osoittautua tehottomiksi tai vaatia teknistä taitoa, joka ylittää keskivertokäyttäjän asiantuntemuksen.
Siksi on parasta välttää toimia, jotka voivat laukaista Excel-työkirjojen vioittumisen. Tässä artikkelissa käsitellään Excel-työkirjan korruption yleisimpiä syitä ja annetaan käytännön vinkkejä ehkäisyyn.
1. Äkillinen tietokoneen sammutus
Tietokoneet voivat sammua ilman varoitusta ylikuumenemisen, viallisen laitteiston tai äkillisen sähkökatkon vuoksi. Sammutuksen aikana avoinna olevat Excel-työkirjat voivat vioittua. Kun työskentelet Excel-työkirjojen parissa, tietokoneesi päivittää ja tallentaa tiedot kiintolevylleen. Odottamattomat sähkökatkot voivat keskeyttää tämän tiedostojen tallennusprosessin ja aiheuttaa Excel-tiedostojen vioittumisen.
Kuinka estää se?
Vältä pitämästä Excel-tiedostoja auki, kun et ole työskennellyt, jotta äkilliset sammutukset eivät vahingoita niitä. Ota tapana tallentaa työsi usein ja sulkea Excel-välilehdet heti, kun työsi on valmis. Ja jos asut alueella, jolla äkilliset sähkökatkot ovat yleisiä, harkitse UPS-investointia estääksesi odottamattomia tietokoneen sammutuksia.
2. Vioittunut kiintolevy
Oletko koskaan pudottanut kannettavan tietokoneen ja huomannut, että et voi avata (tai edes löytää) joitain tiedostojasi? Tällainen vaikutus todennäköisesti vahingoittaa tiettyjä kiintolevyn sektoreita ja vahingoittaa tai pyyhkiä pois näille sektoreille tallennetut tiedostot (Excel tai muut). Kun tallennat tiedoston vaurioituneelle kiintolevylle, sitä ei ehkä tallenneta tai se tallennetaan puuttuvilla tiedoilla, mikä johtaa tiedostojen vioittumiseen.
Kuinka estää se?
Kannattaa myös tarkkailla merkkejä kovalevyn viasta ja vaihda se, jos omasi epäonnistuu. Kiintolevyn vioittumiseen voi olla monia muita syitä, kuten fyysinen vaikutus, ohjelmisto-ongelmat, virtapiikit ja ylikuumeneminen. Vaikka kaikki nämä eivät ole sinun hallinnassasi, voit olla varovaisempi kannettavan tietokoneen kanssa ja pysyä valppaana tietokonelaitteistosi kunnon suhteen vähentääksesi kiintolevyvirheiden todennäköisyyttä.
3. Suuri tiedostokoko
Suuremmat Excel-tiedostot ovat alttiimpia korruptiolle, koska ne sisältävät usein paljon kaavoja ja linkkejä. On todennäköistä, että lukuisten kaavojen ja linkkien joukossa muutama virheellinen kaava tai rikkinäinen linkki turmelee koko tiedoston.
Suuremmat tiedostot vaativat myös veronsa Excelissä, joten huomaat sen olevan hidas ja (joskus) reagoimaton. Näiden suurempien tiedostojen lataaminen ja tallentaminen kestää Excelillä kauemmin. Jos lataus tai tallennus keskeytyy, Excel-tiedosto voi vioittua.
Kuinka estää se?
On parasta välttää tarpeettomien kaavojen tai linkkien lisäämistä Excel-tiedostoosi, jotta tiedostokoko pysyy pienempänä. Mutta jos se ei ole mahdollista, jaa se pienempiin tiedostoihin, jotka on helpompi ladata, tallentaa ja hallita.
4. Vikoja Excelissä
Kuten muutkin ohjelmistot, Excel ei ole täydellinen. Vaikka Microsoftin kehittäjät jatkavat Excelin päivittämistä ja uusien korjaustiedostojen lisäämistä virheiden (ohjelmistovirheiden) ja muiden haavoittuvuuksien poistamiseksi, on mahdollista, että joitain niistä on jäljellä. Nämä virheet voivat estää tiedostoasi tallentamasta oikein tai tulkita väärin tiettyjä Excelin toimintoja, mikä johtaa tiedostojen vioittumiseen.
Kuinka estää se?
Excel-ohjelman pitäminen ajan tasalla on paras tapa estää ohjelmistovirheitä vahingoittamasta Excel-tiedostoja. Sinun tulisi myös välttää makrojen ja kolmannen osapuolen lisäosien käyttöä, koska niitä ei ole tarkistettu ja niissä voi olla haavoittuvuuksia, jotka voivat vahingoittaa tiedostojasi.
5. Verkkopalvelin- ja synkronointiongelmat
Jos työskentelet verkkopalvelimelle tallennetun Excel-tiedoston parissa, tiedostojen vioittumisriski on suuri. Hidas internet-nopeus ja yhteysongelmat voivat estää tietojen täydellisen tallentamisen. On myös mahdollista, että menetät yhteyden muutoksia tehdessäsi. Koska muutoksia ei tallennettu, puuttuvat tiedot voivat vioittaa tiedostoa.
Jos useat käyttäjät yrittävät käyttää samaa Excel-tiedostoa ja tehdä siihen muutoksia, se voi johtaa tietojen päällekirjoittamiseen ja tietojen synkronointiongelmiin, jotka voivat vahingoittaa tiedostoa.
Kuinka estää se?
Varmista aina vakaa yhteys ennen kuin teet muutoksia. Vältä tällaiset ongelmat tallentamalla Excel-tiedosto tietokoneellesi ennen muutosten tekemistä.
6. Haittaohjelmat ja tietokonevirukset
Virukset ja haittaohjelmat voivat muuttaa, korvata tai poistaa Excel-tiedostosi tietoja siten, että ne korruptoituvat. Jos tietokoneesi on saastunut haittaohjelmilla tai viruksilla, kaikki tiedostosi (mukaan lukien Excel-työkirjat) ovat vaarassa.
Kuinka estää se?
Paras tapa pitää tietokoneesi puhtaana viruksista ja haittaohjelmista on välttää tuntemattomista lähteistä peräisin olevien ohjelmistojen asentamista tai tietokoneen yhdistämistä tuntemattomaan palvelimeen. Kannattaa myös asentaa viruksentorjuntaohjelma havaita ja poistaa kaikki haittaohjelmat ennen kuin ne aiheuttavat vahinkoa tai turmelevat tiedostojasi.
Varmuuskopioi Excel-tiedostosi
Excel-työkirjan vioittuminen voi johtua useista syistä, eikä sitä aina ole mahdollista estää. Tästä syystä on parasta aina pitää varmuuskopiot tärkeistä Excel-tiedostoista ja työkirjoista, jotta tärkeät tiedot eivät katoa.
Mutta jos tärkeä Excel-työkirja vioittuu, älä menetä toivoasi. Voit käyttää useita tapoja palauttaa vioittunut Excel-työkirja (tai ainakin tiedot).
