Notionista on tullut fanien suosikki sekä ammatti- että henkilökohtaiseen käyttöön, ja siihen on hyvät syyt. Se sisältää lukemattomia ominaisuuksia, jotka ovat hyödyllisiä moniin asioihin, aina yksinkertaisten tehtäväluetteloiden luomisesta satojen tietojen kirjaamiseen.
Näihin hienoihin ominaisuuksiin kuuluu yksinkertainen taulukko ja taulukkotietokanta, jotka olennaisesti näyttävät tiedot taulukkomuodossa. Vaikka ne näyttävät ulkonäöltään samanlaisilta, ne ovat todellisuudessa maailman erillään. Käydään läpi näiden työkalujen erot ja milloin voit käyttää kutakin.
Mikä on käsite yksinkertainen taulukko?
Notionin yksinkertainen taulukko on perustapa järjestää tiedot taulukkomuotoisesti. Täällä työskentelet rivien ja sarakkeiden kanssa aivan kuten yksinkertaisen laskentataulukon kanssa. Voit järjestää rivit ja sarakkeet uudelleen, lisätä uusia, säätää sarakkeen leveyttä ja muuttaa ensimmäisen rivin/sarakkeen otsikoksi, jossa on lihavoitu teksti ja eri taustaväri.
Jos taulukko näyttää mielestäsi liian yksinkertaiselta, voit myös muotoilla tekstin solujen sisällä käyttämällä käytettävissä olevat vaihtoehdot (tekstin väri ja tausta, lihavoitu, kursivoitu, alleviivaus, yliviivaus, koodi ja yhtälö). Voit jopa lisätä hymiöitä ja symboleja soluihin. Muita hyödyllisiä asioita, joita voit lisätä soluun, ovat linkki sivulle, päivämäärä, henkilö ja muistutus.
Valitettavasti tämä koskee melko paljon yksinkertaisia pöytiä. Et voi lajitella tietoja mielekkäällä tavalla tai lisätä soluihin kaavoja tiettyjen rivien tai sarakkeiden sisällön laskemiseksi. Soluissa ei myöskään voi käyttää muuta dataa, kuten valintaruutuja ja prosentteja.
Vaikka yksinkertainen taulukko ei tarjoa paljon toimintoja, se on silti varsin kätevä, varsinkin kun haluat vain näyttää staattista dataa organisoidummin.
Mikä on käsitetaulukkotietokanta?
Taulukkotietokanta Notionissa näyttää hieman yksinkertaiselta taulukolta. Sinulla on rivejä ja sarakkeita, joihin voit sijoittaa tietosi, ja voit lisätä niin monta riviä ja saraketta kuin haluat. Toisin kuin yksinkertaiset taulukot, taulukkotietokannat sisältävät kuitenkin paljon enemmän ominaisuuksia.
Ensinnäkin taulukkotietokanta on joustava sisällön suhteen. Et rajoitu tavalliseen tekstiin, päivämääriin, muistutuksiin, linkkeihin sivuille ja ihmisiin. Voit vapaasti lisätä soluun muita ominaisuuksia, kuten numeroita, valintaruutuja, sähköposteja, URL-osoitteita, puhelimia ja jopa tiedostoja.
On myös kehittyneempiä ominaisuuksia, kuten kaavoja, jotka laskevat tiettyjen solujen sisällön, suhteet jotka linkittävät tietokannan toiseen tietokantaan, ja roll-up, joka on edistyneempi laskentatapa tietokanta.
Taulukkotietokanta voi myös muuttaa muotoaan. Jos sinusta tuntuu, että tietosi voitaisiin järjestää paremmin kuin taulukkoon, voit helposti muuttaa ne tauluksi, aikajanaksi, galleriaksi, luetteloksi tai kalenteriksi. Taulunäkymä on samanlainen kuin Kanban-taulu, koska se järjestää tietosi tilan mukaan.
Aikajananäkymä puolestaan näyttää Gantt-kaaviolta, joka esittää tehtäväaikataulut. Kalenterinäkymässä näkyy myös tehtäväaikataulut, mutta aikajanan sijaan se näyttää koko kuukauden. Lista ja galleria ovat juuri sitä, mitä niiden nimet antavat ymmärtää: luettelonäkymässä tiedot esitetään luettelona, kun taas gallerianäkymässä tiedot ovat valokuvagallerian tavoin.
Muitakin on edistyneet Notion-tietokantaominaisuudet voit tarkistaa, kuten suodattimet, lajittelun ja linkitetty tietokanta.
Milloin käyttää yksinkertaista käsitetaulukkoa
Yksinkertaista taulukkoa on parasta käyttää staattisen tiedon kanssa, joka ei vaadi erityistä käsittelyä (esim. laskelmia ja suhteita). Oletetaan, että tarvitset siistin ja organisoidun esityksen tiedoistasi ilman tietokannan monimutkaisia painikkeita ja työkaluja. Yksinkertaiset pöydät voivat tehdä tempun hienosti.
Ne ovat myös erittäin aloittelijaystävällisiä. Jos olet uusi Notionissa, tietokantojen kellot ja pillit pelkäävät sinua. Sen sijaan, että hukuttaisit itsesi tuntemattomilla Käsiteterminologiat tietokannassa voit siirtyä yksinkertaisiin taulukoihin ja siirtyä tietokantoihin.
Esimerkkejä käyttötapauksista käsitteen yksinkertaisille taulukoille
Tässä on muutamia esimerkkejä, jotta saat paremman käsityksen siitä, missä voit käyttää yksinkertaisia taulukoita:
- Huonemääräys
- Lukujärjestys
- Päivittäistavaraluettelo määräineen
- Aivoriihi
- Termien määritelmä
- Vertailu
- Luokkaraportti
- Versiohistoria
Milloin käsitetaulukkotietokantaa kannattaa käyttää
Taulukkotietokanta voi olla hyödyllinen tilanteissa, joissa tarvitaan muutakin kuin perustietojen esittämistä. Koska käytät tietoja sen sijaan, että vain näytät niitä, tarvitset enemmän toimintoja käytettävissäsi. Tässä taulukkotietokannat tulevat kuvaan.
Ne ovat erityisen hyödyllisiä tietojen kaappaamiseen toistuvilla, kategorisilla komponenteilla. Yksi esimerkki on työntekijähakemisto, johon todennäköisesti syötät samat tiedot sijainnista, roolista ja osastosta useammin kuin kerran. Sen sijaan, että joutuisit kirjoittamaan alkiota yhä uudelleen, voit käyttää taulukkotietokannan Select-ominaisuutta.
Nämä lisäominaisuudet voivat myös auttaa sinua ymmärtämään tietoja paremmin tai näyttämään ne selkeämmin. Voit esimerkiksi lajitella työntekijät sijainnin mukaan tai suodattaa heidät roolin mukaan. Jos käytit tähän yksinkertaista taulukkoa, sinun on tarkistettava sijainti ja rooli manuaalisesti ja järjestettävä tiedot uudelleen vastaavasti.
Esimerkkejä käsitetaulukkotietokannan käyttötapauksista
Taulukkotietokantoja suositellaan myös projektien ja tehtävien hallintaan, bullet journalien tekemiseen ja jopa yksinkertaisten CRM: ien rakentaminen Notionissa. Muita merkittäviä taulukkotietokantojen käyttötapauksia ovat seuraavat:
- Arkisto
- Tiekartta
- Budjettiseuranta
- Ota yhteyttä manageriin
- Kokousmuistio
- Tavoitteen seuranta
- Sisältökalenteri
- Matkasuunnittelija
Parempi tiedon organisointi Notionin yksinkertaisen taulukon ja tietokannan avulla
Ilmeisistä eroistaan huolimatta yksinkertaisilla taulukoilla ja taulukkotietokannoilla on pohjimmiltaan yksi tavoite: järjestää tiedot tavalla, jonka käyttäjä tai lukija ymmärtää parhaiten. Tulet kohtaamaan tilanteita, joissa yksinkertainen taulukko voi toimia hienosti, mutta tulee tilanteita, erityisesti toimistoympäristössä, kun tarvitset taulukkotietokantoja.
Onneksi Notionin avulla on helppo työskennellä molempien kanssa, ja parasta on, että voit helposti muuntaa toisen toiseksi (muuntaa yksinkertainen taulukko taulukkotietokannaksi ja päinvastoin). Näin sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että aloitat väärällä työkalulla, sillä voit muuttaa sen helposti toiseksi muutamalla napsautuksella.
